Требования к организации приема и первичной обработке документов

03.11.2018 Выкл. Автор admin

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Операция в основном техническая. Проводится централизованно: в крупных учреждениях экспедициями или специально выделенным ра­ботником (экспедитором), в небольших — секретарем-референтом.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

Передача документов с использованием электронной почты значи­тельно сокращает время на передачу информации и повышает надёж­ность доставки. Кроме того, если у вас принята автоматизированная си­стема и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего вво­да входящих бумажных документов в память машины (вручную или путём сканирования).

При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается от­правителю или пересылается адресату. Заказная корреспонденция при­нимается под расписку. При получении документов с пометой «Срочно» проставляется время получения. Документы, полученные работниками при командировках, в других организациях и от посетителей, должны также передаваться в группу первичной обработки.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса так же проверяется как общее количество полученных стра­ниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись «лично». Конверты после вскрытия унич­тожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченно­го финансового документа надо составить акт о дне получения доку­мента, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работ­ником почты.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учётного порядкового номера. Кроме того в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учётный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.

Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящих докумен­тов, является проставление отметки о поступлении только на докумен­тах, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рек­ламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком слу­чае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку не­учтенной корреспонденции невозможно просчитать. Отсюда нередко возникающие недоразумения между работниками, получающими и об­рабатывающими поступающую корреспонденцию и руководством, кото­рое не может увидеть выполненную работу во всём объёме.

Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем.

Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учиты­вая, что факс как правило выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с важных документов снимают ксе­рокопию.

В последнее время получили распространение факсимильные аппа­раты, позволяющие получать документы на обычной бумаге и следова­тельно не нуждающиеся в копировании. Аналогично проблема решает­ся при получении факсимильных сообщений на компьютер, снабженный факс-модемом и последующей, при необходимости, распечаткой фак­сов на обычном принтере.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сра­зу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В органи­зации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроиз­водству.

Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов

Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы делопроизводства. Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой делопроизводства, так и другими работниками организации. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

  • ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
  • полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

При получении факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.

В экспедиции вскрывается вся корреспонденция, за исключением имеющей гриф «Лично».

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.

При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:

  • в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
  • в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
  • получена доплатная корреспонденция;
  • полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф «Лично» отсутствует. 1

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. 2

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать. Отсюда нередко возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме. 3

Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем. 4

При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:

  • если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;
  • если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;
  • если документ подлежит централизованному хранению в службе делопроизводства, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу делопроизводства»;
  • если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается точное время их получения;
  • если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу делопроизводства или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 5

В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе полученные работниками в командировках в других организациях и от посетителей, проходили бы экспедиционную обработку.

Дополнительная информация:

_____
1 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
2 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2014 г. – 288 с.
3 Там же.
4 Там же.
5 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1.

Обработка документов

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа

Обработка документов

Документопотоки

Все документы организации делятся на три документопотока:

  • входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;
  • исходящие (отправляемые) документы;
  • внутренние документы.

Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).

Обработка входящих документов

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

  • прием и первичную обработку документов;
  • предварительное рассмотрение и распределение документов;
  • регистрацию;
  • рассмотрение документов руководством;
  • передачу на исполнение.

Первичная обработка документов

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Читайте так же:  Закон о запрете продаж алкогольной продукции несовершеннолетним

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

  • проверка правильности доставки документов;
  • проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
  • фиксация факта получения документов;
  • подготовка их к исполнению;
  • передача документов исполнителям.

Обработка исходящих документов

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

  • составление чернового документа;
  • подготовку проекта документа;
  • его согласование (визирование);
  • удостоверение документа;
  • отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Каждый работник службы ДОУ должен знать» что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:

  • проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;
  • проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
  • проставление исходящего регистрационного индекса;
  • обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

  • сортировку;
  • вложение в конверты;
  • адресование;
  • сдачу в отделение связи.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

  • правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
  • наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
  • правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Обработка внутренних документов

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

  • проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
  • протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

  • фельдъегерской или курьерской связью;
  • секретарями;
  • с помощью технических средств.

Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

Прием и первичная обработка входящих документов

Главная > Реферат >Промышленность, производство

Прием и первичная обработка входящих документов

Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы делопроизводства. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее— РКФ), приведенной в приложении 28. На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп. Он содержит сокращенное наименование организации, дату и регистрационный номер. Документы, адресованные руководству организации, а также документы, в которых в качестве адресатов не указаны конкретные лица или структурные подразделения, предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.

Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов.

Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Запрещается передавать текст конфиденциальных документов.

Подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

Поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно.

Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

Документы в электронном виде, поступающие в организацию по электронной почте, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес федерального органа исполнительной власти, осуществляется службой делопроизводства или другим структурным подразделением по разрешению руководителя организации. Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству организации, с учетом имеющихся в организации технических и программных средств

2.3.1. Прием и обработка входящих документов

Делопроизводство координирует следующие этапы работы с документами:

— прием и обработку документов;

— рассмотрение документов руководителем (резолюция);

— контроль исполнения документов;

— хранение и использование документов;

— передачу на архивное хранение.

Обработкой корреспонденции занимается секретарь или специальный отдел.

Читайте так же:  Банкротство юрист екатеринбург

Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.

Не вскрывают конверты с пометкой «Лично» и адресованные общественными организациями.

Проверяют целостность вложений, адрес, количество листов документа и приложений. Если обнаруживают некомплектность или повреждение документа, то на нижнем поле последнего листа и в журнале (карточке) регистрации в графе «Примечание» делают соответствующую отметку и ставят в известность корреспондента.

Конверты от поступившей корреспонденции уничтожают, кроме тех случаев, когда по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа. Сохраняют также конверты писем граждан.

На стадии предварительного рассмотрения документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые согласно Перечня нерегистрируемых документов (у каждой организации свой перечень).

Программы для автоматизации кадрового делопроизводства, расчёт стажа, делопроизводства секретаря, учёта договоров и клиентов (CRM-система) Наименование программы Описание программы Объём программы

Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой; импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов; возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу; возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках; 26 Мб

Удобная и простая программа кадрового учёта, позволяющая автоматически формировать большинство кадровых документов (штатное расписание, личная карточка, приказы, отчёты для ПФР). Основные возможности программы «Отдел кадров»: хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений. Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов. 2,7 Мб

Программа имеет следующие преимущества по сравнению с программой «Отдел кадров 6.0»:не требует наличия установленного Microsoft Access, программа «Отдел кадров плюс» полностью автономна; программа позволяет сохранять все приказы и отчёты в формате Excel; программа позволяет вести полноценный табельный учет по форме Т-12;программа хранит и отображает структуру предприятия в удобной древовидной форме. 5,9 Мб

Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников. Все расчёты, производимые пользователем автоматически сохраняются в базе данных. Таким образом программа представляет собой электронную картотеку трудовых книжек сотрудников. Программа имеет полностью заполненный справочник статей увольнения согласно новому Трудовому Кодексу. Интерфейс пользователя программы интуитивно понятный, и для работы с программой не требуется глубоких знаний по работе с персональным компьютером. Также программа имеет функцию вывода на печать отчёта о стаже сотрудников. 1,7 Мб

Программа позволяет вести учет внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.). Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования. Программа может привязать к документу неограниченное количество вложенных файлов любого формата (отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.), вести структурированые справочники по сотрудникам (согласователи и исполнители), организациям (получатели и отправители), формировать наглядные отчеты по внутренним документам (вести журнал документов по организации) и корреспонденции, производить поиск необходимого документа по одному или нескольким реквизитам (номер, тип, дата создания и т.д.) 4,3 Мб

Программа предназначена для автоматизации работы с договорами. Необходимость учета договоров возникает в тот момент, когда с помощью обычного журнала договоров, таблицы Excel или справочника учетной системы невозможно составить ясную картину договорной деятельности, планировать и контролировать расчеты и сроки работ по договорам. Программа «Документ плюс» уменьшает рутинную и однообразную работу по подготовке и согласованию договоров, расчетам и позволяет быстро получать оперативную и аналитическую информацию по договорам, связанным с ними работам и операциям. 5,8 Мб

Программа служит для автоматизации торговых операций (формирование документов), работы с клиентами (CRM) и формирования отчетности по торговой деятельности (аналитика).Функции: управление контактами, история взаимодействия с клиентами; управление рабочим временем; автоматизация документооборота; аналитика; функциональные инструменты. 4 Мб

Программа для автоматизации журнала приказов учебного учреждения. Программа формирует реестр специальностей, курсов, групп, студентов и приказов (выписок). Внедрение программы позволяет сэкономить время на формирование приказов (выписок) и повышает эффективность ведения журнала приказов в учебном заведении. Программа автоматически формирует приказ о зачислении, приказ о переводе на следующий курс, приказ об оплате за обучение по индивидуальному плану, приказ о переводе студентов на ускоренную форму обучения, приказ о предоставлении академического отпуска, приказ о восстановлении в число студентов, приказ об отчислении, приказ о допуске к защите дипломных работ и сдаче итоговых государственных экзаменов и другие приказы 1,8 Мб

Все программы (Отдел кадров 6.0, Отдел кадров плюс, Отдел кадров 2011, Расчёт стажей, ДокПартнёр, Документ Плюс, Клиент Плюс, Журнал приказов. Образование) одним архивом.

ДОКУМЕНТООБОРОТ — движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Что такое документооборот

Что такое документооборот? Если банально — движение документов в организации начиная с момента их создания или получения вплоть до завершения исполнения и отправления. Это ситуация, когда документы разных типов переходят, в ходе обработки, от одного сотрудника к другому (или от одного отдела к другому), образуя при этом постоянные маршруты. Документ, который свой маршрут завершил, остается в архиве с правом доступа для некоторых из пользователей.

Требования к организации приема и первичной обработке документов

Прием и обработка входящих документов. Это первый этап работы с полученными документами. [c.132]

Работу по организации и обработке документов учреждения, начиная с получения и до отправки, регулирует заведующий экспедицией, который обязан организовать прием и обработку входящей и исходящей корреспонденции следить за правильностью сортировки и отправки по внутренним адресам входящих документов контролировать оформление исходящих документов и своевременную их отправку по внешним адресам. [c.89]

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Поступившие документы проходят следующие этапы (см. рис.6) [c.149]

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов документа наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». [c.149]

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрывают все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой Лично ). Затем проверяют правильность адресования вложенного в конверт документа, количество его листов, наличие приложении. При отсутствии приложений или листов документа ставят в известность отправителя письма и делают отметку на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе Примечание . Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, даты отправки и поступления или на нем имеются пометки Конфиденциально , Срочно . [c.149]

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения. [c.82]

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом. [c.96]

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа количество листов документа наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». [c.96]

Входящие внешние документы ИС регистрируются, при необходимости преобразуются в машинное представление. Все входящие документы помещаются в архив на хранение в течение регламентированного срока. В зависимости от типа и содержания документа вырабатывается соответствующая реакция И С на документ. Например, если документ имеет директивный характер, разрабатывается план мероприятий, определяется состав исполнителей, составляется план-график работ и сроки их исполнения, документ ставится на контроль. Входящий документ может содержать информацию, которая является входной для решения задач. Такие документы подлежат обязательному вводу в БД. Для электронных документов используется маршрутизация передача документа исполнителю, ввод документа в БД, отметка о передаче документа по маршруту обработки и т. п. [c.47]

Контроль на избыточность осуществляется местным центром обработки информации или библиотекой, входящей в систему. Такой контроль обеспечивает проверку и подтверждение центром или библиотекой правильности классификации документов и извлечение из памяти системы родственных рефератов. Сопоставление самим автором содержания представляемого им документа с содержанием реферата, выданного системой, дает возможность составить описание, правильно отражающее степень новизны сведений, вводимых в систему. При этом список просмотренных документов может быть включен в реферат, написанный автором документа, и может служить для читателей указателем литературы по смежным вопросам. [c.132]

Составьте план работы секретаря с разбивкой по времени, если предстоят следующие виды работ обработка входящей и исходящей корреспонденции и ее отправка, подшивка в дела печатание документов стенографирование указаний руководителя, подборка материалов по указанию руководителя оповещение участников совещания у руководителя (7 чел.) напоминание сотрудникам о документах с истекающим сроком исполнения заказ на размножение материалов информирование руководителя о приеме делегации подготовка к приему делегации прием делегации руководителем (30 мин) работа с телефоном. [c.140]

Входящие и исходящие документы учитывают в экспедиции канцелярии при первоначальной обработке или отправке документов. [c.274]

Работа с поступающими в учреждение документами состоит из ряда последовательных взаимосвязанных операций прием входящих документов, первоначальная (экспедиционная) обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение. , [c.42]

Прием входящей корреспонденции. Прием корреспонденции производится либо в экспедиции, либо у секретаря учреждения. Централизация приема документов дает возможность ускорить доставку документов к месту исполнения и обработку их, механизировать участок приема и обработки документов. [c.42]

Входящие документы в каждом учреждении оформляются централизованно в экспедиции, где осуществляется их первоначальная обработка, а именно фиксируется факт поступления, правильность и целостность вложений, осуществляются штемпелевание и сортировка. Все поступившие в учреждение конверты вскрываются, за исключением личных писем и почты общественных организаций. В соответствии с перечнями регистрируемых и нерегистрируемых документов они проходят сортировку, при этом направляются по назначению нерегистрируемые документы, а также документы, направленные в адрес общественных организаций, и личные письма. Все регистрируемые документы должны быть зарегистрированы и переданы на исполнение (рис. 3.1). [c.84]

Читайте так же:  Штраф учебник

Во многих организациях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно экспедицией (в крупных учреждениях), либо секретарем. Последовательность прохождения входящей документации показана на схеме (рис. 29). [c.168]

При первичной обработке документов производится их сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые и передача нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию. Все подразделения, входящие в состав предприятия обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы выписки из приказов и распоряжений, сметы расходов, а также всякого рода договоры, нормативы и др. [c.32]

Движение входящих документов в аппарате учреждения происходит в определенной последовательности операций. Полный цикл прохождения поступающих документов включает в себя прием и первоначальную обработку входящей корреспонденции предварительное рассмотрение и распределение документов регистрацию рассмотрение руководством доставку документов непосредственное исполнение или использование документов распределение документов по тематическим комплексам (делам). [c.74]

Глава 7 отражает современное представление об организации документооборота при обработке и регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. [c.19]

Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов. [c.252]

Делопроизводство в управлении составляет полный цикл обработки и движения документов в учреждений с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. При этом объем документооборота исчисляется количеством входящих, исходящих и внутренних документов, как правило, за год [c.84]

Планирование прочих расходов. По элементу прочие расходы в локомотивном депо планируют расходы на оплату счетов за выполненные услуги, ремонт локомотивов приписного парка в других депо, скидку со стоимости форменной одежды, суточные, подъемные и другие выплаты работникам депо, не входящие в фонд заработной платы, расходы по изобретательству и рационализации, подготовке кадров, механизированной обработке учетно-отчетных документов и др. Большую часть прочих расходов планируют по отчетным данным истекшего года. При этом корректируют их в сторону уменьшения в будущем году. [c.299]

Если вместо приходно-расходных документов и перфокарт, а также вместо карточек складского учета применяются перфокарты-документы, то значительно упрощается технология обработки информации по этому участку учета. В этом случае исходящие учетные остатки, выведенные в оборотной ведомости, как правило, равны исходящим остаткам цеховых кладовых, поэтому первые не пробиваются ежемесячно на итоговом перфораторе. Вместо перфокарт с исходящими учетными остатками материальных ценностей (УМЦ-10), которые применяются в следующем отчетном месяце как входящие учетные остатки, используются перфокарты-документы с графическими отметками (УМЦ-19), в которых зафиксированы исходящие остатки цеховых кладовых. При использовании этих остатков почти вдвое уменьшается количество перфокарт, а также значительно сокращается время составления табуляграммы без итоговой перфорации. Форма же оборотно-сли-чительной табуляграммы остается прежней. [c.183]

Учет объема документооборота. Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и учреждения в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов. В учреждении должны учитываться все документы независимо от их авторства, содержания, объема, копий-ности. [c.138]

Что называется документооборотом Как влияет организация документооборота на- работу аппарата управления учреждений, организаций и предприятий 2. Каковы основные этапы документооборота 3. Какие операции включает первоначальная обработка входящих документов 4. Как определяются правильность адресования и целостность вложения 5. Как осуществля-, ется сортировка документов для направления исполнителям 6. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов 7. Каков порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки 8. Какие операции выполняются в экспедиции (или секретарем) при обработке отправляемо корреспонденции 9. В каких случаях используют конверты с напечатанными типографским способом адресами и конверты с окошечком 10. В чем особенности прохождения и обработки внутренних документов 11. Каков порядок приема и передачи документов 12. Как осуществляется организация доставки документов 13. Для чего и как производят учет объема документооборота [c.275]

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставится в известность отправитель. При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку «JlH4Ho»(«Private»). Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск. [c.83]

При обработке документов с использованием ЭВМ каждому реквизиту и всем его значениям присваиваются кодовые обозначения. Кодирование производится при помощи классификаторов, входящих в состав ЕСКК. Объекты общесоюзных классификаторов должны в силу этого перекрывать реквизиты всех общесоюзных форм. [c.75]

Комплексность подхода к унификации документов, включенных в УСОРД, выражается в том, что в пределах отдельных форм реквизиты располагаются в порядке, соответствующем последовательности их оформления и обработки. При этом учитываются и способы оформления отдельных реквизитов. Одна часть из них оформляется вручную, другая — с помощью технических средств, третья — с помощью отдельных механических приспособлений (штемпелей, печатей). Поэтому реквизиты и показатели, оформляемые одним способом, располагают рядом, чтобы упростить процесс их заполнения. Это, в частности, позволяет оформлять реквизиты, входящие в штамп бланка, одновременно с помощью резинового штемпеля. В УСОРД обеспечивается большая достоверность информации и придание документам юридической силы. При разработке форм отдельных документов обращено внимание на то, чтобы информация, имеющая правовое значение, оформлялась в соответствии с теми требованиями, которые предъявляются к ней существующим законодательством, чтобы документы содержали все реквизиты, обеспечивающие им необходимую юридическую силу. [c.28]

Для калькуляции продажных цен необходимы следующие данные ассортимент блюд и кулинарных изделий, нормы закладки сырья и цены на сырье и продукты. Ассортимент блюд устанавливает предприятие. Нормы расхода сырья, величина отходов при обработке, нормы выхода готовых изделий содержатся в «Сборнике рецептур блюд и кулинарных изделий». Он является основным официальным документом, используемым в расчетах и разработан на основе.научных данных о рациональном питании. Рецептура разработана в 2-х, 3-х вариантах. Продукты, входящие в готовые изделия, указаны по массе брутто и нетто, вес нетто дается с учетом норм отходов, которые неизбежны при производстве, охлаждении и хранении. Нормы сырья обязательны только для выхода конкретного изделия. Предприятие выпускает продукцию по одному из вариантов, но в случае недостатка продуктов или большого спроса можно готовить по рецепту другого варианта. Не допускается набор сырья из разных вариантов. В сборнике рецептур рассчитаны постоянные нормы выхода готовых изделий. Однако норма вложения сырья брутто может меняться в зависимости от сорта или кондиции продукта. Для упрощения пользования сборником в нем приведены нормы только для основных категорий продуктов говядины и баранины I категории, свинины мясной, птицы полупотрошеной, рыбы крупной или всех размеров. Для картофеля и овощей приняты нормы отхода с учетом сезона (потери для картофеля до сентября — 20 %, с 1 сентября по 31 октября — 25 %, с 1 октября по 31 декабря — 30 %, с 1 января по 1 февраля — 35 %, с 1 марта — 40 %). При использовании сырья других кондиций нормы отхода увеличиваются или уменьшаются. Расход продуктов и норм отхода определяется по таблицам в сборнике рецептур. При поступлении в производство говядины отдельными частями нормы закладки по массе брутто определяются с учетом процента отхода для данной части туши. На некондиционное сырье и новые виды сырья норма отходов определяется на предприятии путем контрольных переработок. Результаты оформляются актом. Расходы специй, соли и зелени для оформления в рецептурах не указывается. Но при этом надо пользоваться рекомендациями в отдельном разделе сборника. Важное значение имеют цены на сырье. Предприятия включают при калькуляции в стоимость блюда сырье по продажным ценам. [c.56]

Когда я в пути, переносной лоток всегда при мне. Это позволяет мне не терять квитанции, визитки, заметки к совещаниям. Без этого лотка все бумаги пришлось бы складывать в бумажник, портфель, карман, что увеличивает шансы потерять их. Когда я возвращаюсь из командировки или с деловой встречи, я просто перемещаю бумаги из переносного лотка в настольный и распределяю документы из отделения Исходящие (Outbox). Теперь переносной лоток готов к следующей встрече или поездке. Такая система гарантирует, что все бумаги содержатся в одном месте, готовы к обработке и систематизации в КСУ. Если вы редко покидаете офис или вообще не выезжаете в командировки, простая пластиковая папка с надписью Входящие в портфеле поможет вам собирать бумаги, которые затем можно переложить в лоток на рабочем столе. [c.90]