Требования к менеджеру в офисе

13.06.2018 Выкл. Автор admin

Требования к офис-менеджеру

Офис-менеджер должен обладать определенным уровнем знаний, касающихся специфики своей работы. Офис-менеджер должен знать:

— структуру управления предприятием, организацией;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— теорию менеджмента, страхового дела, теорию и практику работы с персоналом;

— основы социологии, психологии и мотивации труда;

— этику делового общения;

— основы и стандарты делопроизводства;

— принципы организации снабжения офиса;

— требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения;

— методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;

— передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента;

— методы оценки деловых качеств работников;

— правила и методы организации работы офиса;

— принципы планировки и оформления помещений офиса;

— правила пользования оргтехникой;

— принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— основы трудового законодательства.

Офис-менеджер должен уметь:

— организовать работу сотрудников;

— находить и выбирать субподрядчиков;

— находить информацию, выделять главное;

— анализировать и решать проблемы, в том числе нестандартные;

— работать в команде;

— управлять своим временем;

— уметь предотвращать и ликвидировать конфликтные ситуации.

Офис-менеджеру необходимо предварительно планировать свою работу и управлять ею шаг за шагом, эффективно реагировать на возникающие проблемы. Важны способности увидеть сложную ситуацию и принять решение, осуществить действия по решению проблемы. Важно постоянно работать с коллективом своего отдела так, чтобы люди чувствовали себя командой, действовали согласованно. Хорошо помогают в работе ежедневный самоотчет, самопроверка, анализ эффективности собственной работы, коррекция ошибок – они позволяют отслеживать результаты действий. Ежедневные записи помогают выявить свои собственные сильные и слабые стороны. Подобная дисциплина заставляет задуматься над тем, как расходуется время и насколько успешны ваши действия.

История профессии

Как получить профессию?

Требования к кандидатам

Плюсы и минусы профессии

Противопоказания

Офис-менеджер — сотрудник, обеспечивающий текущую работу организации или ее подразделения с документами, посетителями, различной информацией. От того, насколько эффективно организовано делопроизводство, во многом зависит результативность работы любой организации. Ведь документы должны быть в порядке, приказы руководства надлежащим образом оформлены и доведены до исполнителей, поступающая информация осмыслена и принята к сведению, а посетители своевременно приняты. Неорганизованность в этой сфере может свести на нет усилия всех других сотрудников. Поэтому не будет преувеличением сказать, что офис-менеджер — одна из ключевых фигур в любой конторе. Именно он отвечает за делопроизводство, ведение документации. Одним словом, современный офис-менеджер — настоящий хозяин офиса.

История профессии

Потребность на рынке труда в офис-менеджерах возникла недавно. Развитие каждой бизнес-структуры на определенном этапе требует в штате человека, который будет решать для сотрудников некоторые задачи. Тем самым он облегчит им жизнь и освободит время для решения более глобальных задач, чем, например, отвечать на все приходящие письма.

Как получить профессию?

Чтобы работать в должности офис-менеджера, достаточно иметь высшее или среднеспециальное образование (в зависимости от требований и уровня компании), можно окончить специализированные курсы по знанию ПК, программы 1С. Желательно изучить литературу по деловому этикету.

Требования к кандидатам

Что должен знать
В принципе, жестких требований к образованию профессия не предъявляет, освоить ее можно и на специальных курсах. Однако работодатели чаще всего отдают предпочтение тем, кто имеет высшее образование (важнее даже не специальность, а сам факт его наличия). Важно уметь пользоваться компьютером и другой оргтехникой — факсом, мультимедиапроектором и т. д., быстро находить и систематизировать информацию. Чаще всего работодатели требуют, чтобы эти специалисты хорошо владели хотя бы одним иностранным языком. Желательны базовые знания в области экономики, юриспруденции, психологии. Могут быть востребованы и специальные знания, касающиеся тех областей, в которых организация ведет свою деятельность.

Личные качества

  • общительность;
  • доброжелательность;
  • умение ладить с людьми;
  • организованность;
  • четкость;
  • пунктуальность;
  • хорошая оперативная память;
  • способность к концентрации и распределению внимания;
  • высокий уровень культуры;
  • грамотная устная и письменная речь.
  • курирование работы всего офиса;
  • координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т. д.);
  • ведение деловой переписки;
  • распределение звонков;
  • встреча посетителей;
  • административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
  • работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С;
  • подготовка накладных, счетов-фактур, списание материалов;
  • ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов;
  • ведение офисных расходов, платежного документооборота;
  • организация праздников и других корпоративных мероприятий;
  • обеспечение чистоты и порядка в офисе;
  • анализ деятельности поставщиков — это требование действует не во всех компаниях;
  • ведение отчетности по отпускам, отгулам и сверхурочным часам — требование не для всех компаний;
  • оформление виз, приглашений, регистраций для иностранных сотрудников — это требование чаще предъявляются в крупных компаниях, особенно в строительных и страховых;
  • ведение деловой корреспонденции на иностранном языке — это требование иностранных или крупных компаний;
  • обязанности переводчика — такое требование предъявляется, как правило, в западных компаниях.

Уровень оплаты труда офис-менеджера, как и любого другого специалиста, зависит не только от его профессиональных качеств, но и от ряда других факторов, в том числе размера компании, специфики ее деятельности, а также объема выполняемых работником функций. Если офис-менеджер выполняет только свои основные обязанности — «хозяина офиса», то, имея высшее образование и при опыте работы от 2 лет, он может рассчитывать на зарплату от 50 000 до 60 000 тенге. Если в дополнение к своим офис-менеджеру вменяются еще и функции ресепшн, то уровень оплаты его труда варьируется в пределах 70 000 тенге. Ну а когда к этому списку прибавляются еще работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С, подготовка накладных, счетов-фактур, списание материалов, ведение документооборота, делопроизводства, то сумма вознаграждения возрастает до 100 000 тенге. Все эти данные характерны для отечественных компаний, в иностранных же, где к офис-менеджеру выдвигаются особенные требования, например знание китайского языка, техники (не оргтехники!), наличие автомобиля, соответственно уровень оплаты выше — от 120 000 тенге. Интересен тот факт, что при таких же требованиях мужчина — офис-менеджер будет получать от 150 000 тенге.

Читайте так же:  Неисполнение требований суда штраф
  • Возрастной диапазон — 23-35 лет.
  • Офис-менеджеры — представительницы слабого пола — 99 %.
  • Высшее образование имеют — 68 %, неполное высшее — 20 %, среднеспециальное — 10 %, курсы — 2 %.
  • Плюсы и минусы профессии

    Плюсы профессии:

    • высокий спрос на рынке труда;
    • навыки административно-хозяйственной деятельности;
    • опыт работы с документами;
    • возможность улучшить коммуникативные навыки.

    Минусы профессии:

    • утомительная работа в плане большого количества организационных вопросов, требующих мгновенного решения;
    • отсутствие четко описанных должностных обязанностей, что приводит к совмещению нескольких должностей;
    • некоторые сотрудники воспринимают офис-менеджера как своего личного секретаря, другие недооценивают важность выполняемой им работы.

    Противопоказания

    Работать офис-менеджером противопоказано людям, имеющим расстройства нервно-психические, бинокулярного зрения, слуха, речи, координации движений, нарушение цветоразличения, дрожание рук.

    Во-первых, успешный офис-менеджер — это прекрасный администратор и в состоянии управлять довольно сложным многофакторным процессом. При желании он может, к примеру, стать администратором крупной гостиницы или магазина. Во-вторых, он отличный коммуникатор и может найти свое самовыражение в качестве менеджера по персоналу (или даже директора) — при соответственном дообучении, естественно. В-третьих, он может вырасти в референта руководителя, совмещающего в себе журналистские, аналитические и артистические способности. В-четвертых, может стать крупным хозяйственным деятелем, например руководителем отдела снабжения. И в-пятых, что хочется особенно подчеркнуть, он может стать и оставаться замечательным офис-менеджером, человеком, который «вдыхает жизнь» и вносит порядок в изменчивую офисную среду.

    Профессия офис-менеджер

    Профессия офис-менеджера появилась сравнительно недавно. Раньше людей такой профессии называли «администратор», но с изменением бизнеса специальность офис-менеджера приобрела новые черты.

    Часто офис-менеджеров путают с секретарем, менеджером по персоналу и администратором. Отчасти офис-менеджер выполняет и те и другие функции, но лишь отчасти. Самой же работе офис-менеджера присущи несколько другие качества.

    Офис-менеджер — специалист, занимающийся управлением всех офисных служб, координацией их работы, снабжением офиса необходимыми расходными материалами. Подчиняется непосредственно генеральному директору или заместителю директора по персоналу, иногда — руководителю отдела по персоналу.

    Профессиональные обязанности офис-менеджера:

    • курирование работы всего офиса;
    • координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т.д.);
    • ведение деловой корреспонденции;
    • распределение звонков;
    • встреча посетителей;
    • административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
    • работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С;
    • подготовка накладных, счет-фактур;
    • списание материалов;
    • ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов;
    • ведение офисных расходов, документооборота оплат;
    • организация праздников и других корпоративных мероприятий;
    • обеспечение чистоты и порядка в офисе;
    • анализ деятельности поставщиков — это требование действует не во всех компаниях;
    • ведение отчетности по отпускам, отгулам и сверхурочным часам — требование не для всех компаний;
    • оформление виз, приглашений, регистраций для иностранных сотрудников — это требование чаще предъявляются в крупных российских компаниях, особенно — строительных и страховых;
    • ведение деловой корреспонденции на иностранном языке — это требование иностранных или крупных российских компаний;
    • обязанности переводчика — такое требование предъявляется лишь в западных компаниях.

    Это основные обязанности офис-менеджеров, но как говорят представители кадровых агентств, в разных компаниях, кроме вышеперечисленных функций, к офис-менеджерам предъявляются самые различные требования. В западных компаниях, чаще всего, офис-менеджер сочетает в себе функции: хозяйка офиса + секретарь + личный помощник и по сути приравнивается к должности — административный директор компании.

    Необходимое образование:

    • чаще требуется высшее, но в небольших компаниях это может быть средне-специальное;
    • в связи с тем, что мало где готовят именно офис-менеджеров, большинство компаний отдает предпочтение специалистам с гуманитарным образованием — филологическим, журналистским, в области PR, иногда — экономическим;
    • приветствуется, дополнительно к высшему образованию, — окончание специализированных курсов;
    • приветствуется окончание дополнительных курсов по знанию ПК (Word, Exсel), знание 1С;
    • знание иностранного языка — в западных компаниях это обязательное требование.

    Требования к офис-менеджеру:

    • организаторские способности;
    • самостоятельность в принятии решений;
    • умение распределять обязанности между персоналом;
    • коммуникабельность;
    • гибкость;
    • терпеливость;
    • тактичность;
    • пунктуальность;
    • добросовестность;
    • деловой этикет.

    Подводные камни профессии офис-менеджера

    На рынке труда Украины работники проф. сферы «Административный персонал» востребованы всегда и везде. Работодатели активно ищут офис-менеджеров, секретарей, администраторов. Иногда нелегко сориентироваться в обилии предложений и правильно определить, какие навыки следует указать в своем резюме. Чтобы ответить на наиболее острые вопросы соискателей, проанализируем требования к претендентам на должность офис-менеджера.

    Кто такой офис-менеджер?

    Эта профессия относится к сравнительно молодым. Она «выросла» из должности администратора, приобретая новые черты и специфические особенности. Хотя во многом обязанности офис-менеджера пересекаются с указанными в должностных инструкциях секретаря, администратора, и даже менеджера по персоналу, но все же существует множество отличий между этими профессиями.

    Суть работы офис-менеджера раскрывается в самом названии. Слово «менеджер» в переводе с английского означает управляющий. Фактически, офис-менеджер является управляющим офиса, занимает руководящую должность, и в его первоочередные обязанности входит координирование работы всех служб обеспечения рабочего процесса. В отличие от офис-менеджера, секретарь и администратор не относятся к сотрудникам, наделенным властными полномочиями. Зачастую эти специалисты являются подчиненными офис-менеджера. Должность менеджера по персоналу тоже относится к категории управленцев. Но он занимается подбором персонала, а не хозяйственной деятельностью.

    Читайте так же:  Доверенность в альфа банк на получение выписок

    Управляющий офисом чаще всего находится в непосредственном подчинении у генерального директора или замдиректора по персоналу.

    Что делает офис-менеджер?

    Чем лучше работает этот сотрудник, тем меньше проблем с функционированием офиса. Поэтому если офис-менеджер со всем справляется на ура, то его присутствие практически незаметно. А вот если случаются проколы… Даже самый терпеливый сотрудник офиса не устоит, чтобы не посетовать на нерадивую «хозяйку».

    Конкретные рабочие обязанности офис-менеджера зависят от величины компании. Модель управления, направление деятельности предприятия, способ ведения документооборота — все это накладывает отпечаток на должностную инструкцию.

    Рассматривая вакансии, обратите внимание: на небольших предприятиях деятельность офис-менеджера имеет свою специфику. Управленческие полномочия часто более ограниченны. Возможно, одновременно сотруднику придется выполнять функции других специалистов. Например, вести делопроизводство, первичную бухгалтерию, заниматься поиском сотрудников и т.п.

    В сфере управления офис-менеджер должен проявлять чудеса в умении налаживать процессы. Успешному соискателю должны быть по плечу задачи:

    • упорядочение работы офиса в целом;
    • работа с персоналом офиса (администраторами, секретарями, уборщицами, водителями, курьерами);
    • организация совещаний и брифингов;
    • планирование мероприятий по обеспечению безопасной работы офиса.

    В сфере администрирования заботы связаны с такими направлениями, как:

    • организация структуры офиса;
    • организация делопроизводства;
    • распределение документации по отделам;
    • организация приёма и рассылки деловой корреспонденции.

    В сфере хозяйственного обеспечения придется заниматься рядом орг. вопросов, например, взять на себя:

    • организацию закупки материалов и техники;
    • обеспечение всем необходимым работников офиса;
    • работу по установке оборудования и обеспечение его технического обслуживания;
    • хранение ценностей.

    В сфере контролирования управляющий офисом осуществляет:

    • ревизию, инвентаризацию материальных ценностей;
    • аттестацию сотрудников;
    • контроль состояния офисного оборудования и средств коммуникации.

    В сфере отчётности главной обязанностью будет подготовка отчётов для вышестоящего руководства.

    Кто может претендовать на должность?

    Анализ вакансий показывает, что требования к претендентам выдвигают достаточно высокие.

    Управляющий офисом должен ориентироваться в основах менеджмента и делопроизводства, знать правила пользования офисной техникой и нормы безопасности, разбираться в принципах снабжения и методах планирования. Конечно же, без труда подобный багаж получить не удастся — кандидаты с опытом работы будут иметь преимущество.

    Одно из основных требований к офис-менеджеру — наличие высшего или незаконченного высшего образования. Но конкретные требования к специализации работодатели указывают редко. Чтобы повысить шансы на получение места в крупной компании, советуем пройти специализированные курсы, которые дают нужные знания и практические навыки.

    Очень важны личные качества: ответственность, высокая степень самодисциплины, исполнительность, усидчивость, эрудиция, терпеливость, стрессоустойчивость. Часто работодатели упоминают о требованиях к внешности претендентов — просят присылать резюме с фото.

    И ещё один важный момент: без отличного знания языка, высокого уровня устной и письменной грамотности претендовать на хорошее место вряд ли получится. Ведение деловой переписки, делопроизводство, общение с посетителями обязывают офис-менеджера владеть этими качествами. Для тех, кто знает английский, тоже найдутся вакансии. При этом заработок может быть значительно выше, чем в среднем по отрасли.

    И о заработке. Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит от величины компании, профессиональной сферы, региона. Диапазон окладов управляющих офисами достаточно широкий. Средняя зарплата по Украине составляет около 5 тыс. грн., в Киеве — свыше 6 тыс. грн. Советуем при размещении резюме проверить зарплатные тенденции, чтобы правильно оценить свои компетенции и не продешевить.

    Профессия офис менеджера

    Любое офисное пространство, в котором есть руководитель и хотя бы несколько наемных сотрудников, подразумевает наличие некой организующей силы, которая обеспечивает бесперебойную работу офиса и его нормальное функционирование. Такой силой является наличие в штате офис-менеджера.

    Что предполагает данная должность

    В небольших организациях офис-менеджер зачастую сочетает в себе функции бухгалтера по первичной документации и кадрового работника. В крупных компаниях в его подчинении могут находиться секретариат, водители и административный персонал.

    Такое обилие обязанностей формирует определенный набор необходимых личностных качеств потенциального претендента на эту должность. Основные из них – это коммуникабельность, ответственность, исполнительность, оперативность, организаторские способности и пунктуальность.

    Требования к данному специалисту

    К ним необходимы также определенные специфические навыки, которые вытекают из списка обязанностей: уверенное владение персональным компьютером и работа с офисной техникой, грамотная устная речь и навыки деловой переписки, знание делопроизводства. В случае необходимости к списку требований могут быть добавлены знание иностранных языков, бухгалтерского учета, трудового законодательства и т.д.

    Должностные обязанности

    Список возлагаемых обязанностей может быть весьма и весьма обширен и зависит всегда от требований конкретной организации.

    Из общего перечня обязанностей можно выделить те, которые включаются в должностную инструкцию практически всегда:

    • Обработка входящей и исходящей корреспонденции, ведение деловой переписки, перераспределение внутри организации входящих документов по назначению;
    • Делопроизводство, контроль документооборота, отслеживание сроков договоров и соглашений;
    • Ведение телефонных переговоров, прием входящих звонков;
    • Прием посетителей – клиентов, контрагентов, партнеров, контролирующих органов;
    • Обеспечение офиса необходимыми принадлежностями: канцелярские принадлежности, мебель, оргтехника. Сюда же можно отнести отслеживание возникающих неполадок и поломок, своевременный вызов соответствующих мастеров;
    • Составление графика работы офиса, учет рабочего времени, составление и ведение рабочего графика руководителя;
    • Организация командировок сотрудников, логистика перевозимых грузов;
    • Организация мероприятий – совещаний, конференций, корпоративов;
    • Ведение клиентской базы;
    • Ведение протоколов собраний и совещаний.

    Помимо прочего на офис-менеджера также могут быть возложены обязанности по ведению сайта, организации рекламы, заказу сувенирной и полиграфической продукции, распространение информационных материалов о компании и т.д.

    Читайте так же:  Гражданство германии беженцам

    О данной профессии рассказано в следующем видеосюжете:

    Что указывать в резюме

    Таким образом, при составлении резюме на вакансию офис-менеджера необходимо указать наличие приведенных выше личностных качеств и специальных навыков, а также отталкиваться от конкретных требований работодателя, указанных в описании вакансии, так как они могут существенно варьироваться по сравнению со стандартными требованиями.

    Большинство вакансий доступны только при наличии диплома о высшем образовании, хотя конкретная специальность как правило не принципиальна, образование может быть экономическим, юридическим, лингвистическим, филологическим, психологическим или любым другим, соответствующим направлению работы. Помимо этого работодатель часто указывает наличие фотографии соискателя как обязательное условие приема резюме к рассмотрению. Это связано с тем, что офис-менеджер станет лицом компании, и большинству работодателей небезразлично, как оно будет выглядеть.

    Особенности работы офис менеджера

    Агентства недвижимости

    Поскольку работа в агентстве недвижимости во многом связана с наращиванием клиентской базы, а также тщательной проработкой юридической базы сделок, работа офис-менеджера непосредственно связана с этими особенностями.

    Может потребоваться размещение рекламной информации, заказ сувенирной продукции, обзвон действующих или потенциальных клиентов, разъяснение последовательности действий по оформлению недвижимости, в том числе в государственных органах, банках, у нотариусов.

    Строительные компании

    Работа, связанная со строительством, подразумевает большой объем закупок строительных материалов, логистику их перевозок, лизинг тяжелой техники, прием на временную или сезонную работу дополнительных сотрудников по срочному договору, в том числе иностранных граждан. Определенная часть этих обязанностей, в зависимости от размера компании, может быть возложена и на офис-менеджера.

    Страховые компании

    Дополнительная специфика страховых компаний часто добавляет к обязанностям офис-менеджера учет производительности сотрудников, обзвон клиентской базы, направление коммерческих предложений и расчетных документов, подготовку договоров страхования, заказ полиграфической и рекламной продукции.

    Так или иначе, но практически в любой сфере работы организации от офис-менеджера требуется работа с ее клиентами. Это может быть и просто прием посетителей, и направление их к нужному специалисту, и самостоятельная работа с клиентом в рамках своих полномочий, и привлечение новых клиентов, и активные продажи при необходимости. Во всех этих случаях опыт взаимодействия с людьми, умения расположить к себе, а также навыки убеждения просто необходимы для работы на этой должности.

    Дополнительно следует отметить, что необходимо четко понимать различия в должностях секретаря и офис-менеджера, поскольку, как следует из всего вышесказанного, должностные обязанности офис-менеджера часто могут включать в себя также и секретарскую работу, но в целом гораздо шире, и совмещение этих должностей происходит только в тех случаях, когда штат организации достаточно небольшой, а объем обязанностей не обеспечивает загруженности двух штатных единиц со схожими функциями.

    О курсах подготовки и получаемых навыках по данной профессии смотрите в следующем видеосюжете:

    Профессия офис-менеджер

    Офис-менеджер (другое название — секретарь-референт) — это сотрудник, который обеспечивает бесперебойную работу офиса и следит за всеми процессами, связанными с его функционированием. Профессия офис-менеджера сравнительно новая, но, тем не менее, достаточно востребована — эту вакансию часто открывают даже фирмы с малым количеством сотрудников.

    Должность офис-менеджера востребована во многих коммерческих и государственных организациях с самыми разными направлениями деятельности.

    Обязанности офис-менеджера

    Функции офис-менеджера могут отличаться в зависимости от компании, но основные из них таковы:

    • Встреча посетителей офиса.
    • Организация совещаний и брифингов.
    • Снабжение сотрудников офиса всем необходимым для их работы.
    • Контроль расходов на офисные нужды.
    • Прием звонков, регистрация корреспонденции.
    • Распределение документации по отделам.

    К дополнительным должностным обязанностям офис-менеджера можно отнести выполнение мелких, часто личных, просьб и поручений руководства.

    Требования к офис-менеджеру

    Главные требования к офис-менеджеру:

    • Навыки административно-хозяйственной деятельности.
    • Знание основ делопроизводства.
    • Знание деловой этики.
    • Знание ПК и офисной техники.
    • Грамотная речь.
    • Презентабельная внешность.

    Также очень желательно наличие высшего образования и знание иностранного, чаще английского, языка.

    Образец резюме офис-менеджера

    Как стать офис-менеджером

    Специального образования для офис-менеджера нет. Чаще всего работодатели, выбирая сотрудника на эту должность, отдают предпочтение претендентам с высшим гуманитарным образованием и высокой коммуникабельностью.

    Зарплата офис-менеджера

    Заработная плата офис-менеджера варьируется от 25 до 50 тысяч рублей в месяц. Оклад данного специалиста во многом зависит от объема работ, перечня выполняемых им функций и статуса компании-работодателя. Средняя зарплата офис-менеджера составляет 35 тысяч рублей в месяц.

    Где пройти обучение

    Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

    Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Кадровое делопроизводство».