Служебная записка о назначении бригадира

21.06.2018 Выкл. Автор admin

Содержание:

Служебная записка — назначение и пример написания

По своей сути служебная записка ‒ инструмент деловой корреспонденции внутри организации, между сотрудниками, не находящимися в подчинении друг у друга. В том случае, если сотрудник пишет записку вышестоящему лицу, она будет называться не служебной, а докладной.

Цель записки – объяснить и согласовать аспекты деловых вопросов касательно работы сотрудника или отдела, и связанных с работой другого сотрудника или отдела. Записка пишется в тех случаях, когда устного общения недостаточно и просьбу необходимо задокументировать.

Следует заметить, что служебная записка является только вспомогательным документом, не регламентированным ОКУД. Поэтому вся информация в служебных записках не содержит приказов и распоряжений.

Как правильно написать служебную записку?

Форма написания свободная. Тем не менее, как и в любом документе, необходимо соблюдать общие правила составления документов, а именно указать:

  • кому предназначается (Ф.И.О. в дательном падеже и должность);
  • наименование документа, дата, номер записки;
  • краткую тему записки или заголовок;
  • в «теле» записки описывается сложившаяся ситуация и конкретизируется просьба, либо излагаются действия составителя в связи с ситуацией;
  • должность составителя, его подпись и Ф.И.О., иногда необходимы также подписи заинтересованных лиц.

Желательно избегать в записке лишних слов, сложных речевых оборотов. Необходимо по существу излагать суть проблемы или ситуации, по возможности сделать это кратко. Поскольку в записке указывается ее порядковый номер, логично, что такие записки регистрируются в специальном журнале. Оформление «шапки» может быть центральным или угловым (привязанным к краю документа).

Работникам легче будет составлять документы, если в наличии имеется утвержденная приказом руководителя инструкция по оформлению и с общими указаниями по написанию различного рода записок (докладной, служебной, объяснительной).

Для предприятий, документооборот которых в значительной степени компьютеризирован, журнал регистраций, бланки записок и готовые документы могут храниться в отдельной папке, доступной по локальной сети всем заинтересованным пользователям.

А так же полезная информация о доверенности на право подписи, с примерами их написания.

Образец написания служебной записки

Отдел автоматизации
Начальнику отдела продаж

ООО «АДА» И. Н. Славянскому

Об информировании пользователей ПК

Во вторник 7 апреля 2017 г. будет производиться установка нового программного обеспечения. Просим вас уведомить менеджеров о необходимости перенести всю рабочую информацию на съемные носители во избежание ее потери в процессе переустановки.

Начальник отдела автоматизации (подпись)
А. П. Вениаминов

Служебная записка – пустая формальность?

Чтобы представить наглядно необходимость правильного отношения к служебной документации, представим себе следующую ситуацию. В связи с каким-либо праздником хозяйственный отдел назначает дополнительный рабочий день своим работникам для своевременной уборки территории.

Если не уведомить об этом работников отдела охраны, может возникнуть недоразумение. Работников просто не пропустят на проходной, поскольку отдел охраны ничего не знает о мероприятиях в связи с праздником.

Вопросы о служебных записках

  1. Как составить служебную записку, чтобы убедить директора финансировать покупку компьютера (подписку на бухгалтерский журнал) и т. д.?

Обращение к директору не является коммуникацией по горизонтали, и поэтому такая записка не будет считаться служебной. Обращение к начальнику – докладная записка.

  1. Какой формат листа используется для служебных записок?

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы оформляются на листах формата А4.

  1. Правильно ли на служебной записке ставить гриф «утверждаю»?

Нет. Служебная записка – это способ коммуникации между подразделениями. Ответ на вопрос или предложение служебной записки оформляется как ответная служебная записка. При этом в шапке ответа указывается номер той записки, на которую составлен ответ.

Помогите пожалуйста грамотно написать служебную записку о необходимости приобретении расходомера . На расходомер ТРК был произведен ремонт специалистом сторонней организации, расходомер данный момент работает но определенный срок гарантии не дали так как детали изношены. Так же был составлен дефектный акт и заключение о необходимости замены расходомера.

Приказ о создании бригады

Приказ о создании бригады ─ это официальное постановление руководителя организации. Документ составляется в письменной форме с соблюдением всех базовых регламентных норм. Он содержит в себе список сотрудников, которые будут в дальнейшем совместно выполнять производственные задачи и нести общую ответственность за полученные результаты.

Как создать бригаду

Чтобы создать новую бригаду, необходимо определиться с человеком, который будет наделен руководящими функциями по отношению к членам бригады – бригадиром. Прежде чем взять нового человека в бригаду, необходимо предварительное одобрение со стороны коллектива.

Для чего создаются бригады

Организация создает бригады, для того чтобы:

  • Разрешить проблему с персоналом: участникам бригады, выполняющим определённый комплекс работ, выгодно делать заданный по плану объем с минимальными затратами сил и замещать временно отсутствующего работника.
  • Рационализировать систему по начислению должностного оклада.
  • Сократить движение документов в организации с момента их создания до завершения их исполнения.
  • Нацелить рабочий персонал на конечный результат трудовой деятельности.
  • Заинтересовать выполнением работы, которая не входит в функциональные обязанности сотрудника.
  • Улучшить трудовую деятельность персонала.
  • Не платить дополнительно сотруднику за совмещение профессий и увеличение объема работ.

Кто должен составлять

Приказ всегда должен составлять руководитель организации, но на практике составлением занимается специалист отдела делопроизводства.

Какая информация должна содержаться в документе

Сам документ не имеет унифицированной формы, но в нем должны быть указаны:

  • название организации;
  • наименование документа;
  • регистрационный №;
  • дата его составления;
  • формулировка «С целью … (указать причину создания приказа) ПРИКАЗЫВАЮ»;
  • основной текст;

  • ФИО ответственного за исполнение приказа лица;
  • подписи всех лиц, указанных в документе плюс расшифровка;
  • оттиск печати.
  • Что касается основного текста, то здесь должны присутствовать такие формулировки:

    1. Создать бригаду … (наименование организации) по адресу …
    2. … (ФИО и должность) назначить с … года бригадиром.
    3. … (ФИО назначенного бригадира) установить доплату за руководство бригадой в размере … рублей … копеек от должностного оклада.
    4. Возложить на бригаду следующие функции … (перечислить их).
    5. Утвердить состав и структуру бригады в пределах … человек … (перечислить ФИО людей, которые будут состоять в бригаде).
    6. Закрепить за бригадой следующее имущество … (перечислить).
    7. Утвердить план предстоящих работ для бригады.
    8. Контроль за исполнением приказа возложить на … (должность и ФИО лица).

    Правила, которых необходимо придерживаться при составлении документа

    Составляя приказ, специалист должен придерживаться ряда требований. Вот самые основные, которые надо соблюдать при написании:

    • Интервал между краями страницы и текстом, который установлен российским законодательством.
    • Приказ издается только на бумаге белого цвета А4, не имеющей государственной символики.
    • Дата должна быть прописана цифрами.
    • В документе обязательно должен быть указан регистрационный №.
    • Указать основание для повышения или понижения должностного оклада.
    • Все подписи и расшифровки должны быть в документе.
    Читайте так же:  Нарушение мирового соглашения ответственность

    Полезно знать! Строгих правил для оформления документа нет, поэтому его можно распечатать с помощью компьютерной техники на фирменном бланке организации либо написать вручную. Обязательное требование: документ должен быть заверен подписью начальника организации.

    Ошибки, которые допускаются специалистом чаще всего

    Бывает такое, что при составлении документа специалист допускает ошибки. Вот самые основные:

    • неправильно написано название организации;
    • неправильно написаны число, месяц или год, либо они вообще не написаны;
    • не указан регистрационный №;
    • не указана цель создания бригады;
    • не указаны должности в графе ознакомления;
    • внесены различные поправки;
    • основной текст написан почерком, который очень сложно разобрать;
    • ФИО сотрудников написаны неправильно;
    • очень много орфографических ошибок в тексте;
    • текст сильно затерт стирательной резинкой.

    Чтобы исправить ошибки и недочеты в документе, необходимо следующее:

    1. Переделать документ. Этот способ актуален в том случае, когда ошибки были найдены:
      • до того как начальник поставил свою подпись;
      • в момент подписания.
    2. Напечатать новый документ. Но перед тем как это сделать, необходимо создать документ, который аннулирует приказ, где есть ошибки. Он должен содержать:
      • № документа;
      • время подписания (число, месяц, год);
      • название;
      • начальную формулировку «Считать недействительным»;
      • причины аннулирования;
      • ФИО лица, несущего ответственность за исправленные ошибки;
      • подпись.

    Итак, согласно современным представлениям руководителей организаций, бригады ─ это одна из составляющих частей развития и изменения конечных результатов в процессе трудовой деятельности предприятия. Концепция создания бригады состоит в том, что сплоченный коллектив принесет для организации плодотворные результаты, ведь люди работают ради достижения общей цели, чем группа сотрудников, которая работает ради своих интересов.

    Отсюда вытекает следующее: бригады ─ это группа людей, объединенных общей работой в интересах организации. А для того чтобы бригада смогла дать все самое лучшее, бригадиру необходимо управлять ею, т.е. иметь аналитический склад ума и подходить к проблемам креативно. Таким образом, правильно сформированная бригада и грамотное управление ею могут повысить производительность организации.

    Образец представления на премию сотрудника

    Представление на премию сотрудников — образец этого документа приведен в нашем материале — необходимо для ситуаций, когда премия является разовой, связанной с каким-либо нерегулярно возникающим событием.

    Варианты премирования

    Оплата труда у каждого конкретного работодателя может формироваться из нескольких составных частей (ст. 129 ТК РФ):

    • самой зарплаты, предназначенной для оплаты выполняемых трудовых обязанностей;
    • доплат, компенсирующих работу в определенных условиях труда;
    • стимулирующих выплат, направленных на поощрение трудовых достижений.

    Состав применяемой системы оплаты за труд фиксируется в специальном внутреннем нормативном акте работодателя (положении об оплате труда или коллективном договоре). В этом же документе или в отдельном, именуемом положением о премировании (или о стимулирующих выплатах), записываются правила назначения и выплаты премий (ст. 135 ТК РФ). Для отдельных работников, премирование которых происходит в индивидуальном порядке, эти правила могут быть внесены в трудовые договоры с ними.

    Когда стимулирующие выплаты входят в систему оплаты труда, они имеют регулярный характер и выплачиваются с определенной периодичностью за определенные показатели. К их числу относятся, например, премии ежемесячные, ежеквартальные, ежегодные, на которые право у работника возникает, если:

    • работодателем достигнуты определенные финансовые показатели, дающие возможность осуществить выплату премиальных;
    • работником выполнены все условия, при которых он может претендовать на получение премии;
    • отсутствуют причины для лишения работника возможности получить премию.

    Вместе с тем система оплаты труда может предусматривать и выплату премий разового характера, которые будут связываться с определенными нерегулярно возникающими событиями. К ним возможно отнесение событий как связанных с достижениями в трудовой деятельности, так и не связанных с ней. В число последних входят, например, премии к юбилеям, праздничным датам.

    Если разовая премия не предусмотрена системой оплаты труда, это послужит для работодателя поводом не учитывать ее в затратах, а отнести в прочие расходы, которые нельзя будет учесть в базе по налогу на прибыль. Но для работника она все равно войдет в его доход и будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.

    О том, как разовые премии учитывают в расчете среднего заработка, читайте в статье «Учитывается ли премия при расчете отпускных?».

    Когда нужна служебная записка о представлении сотрудника на премию

    Регулярные премии, предусмотренные системой оплаты за труд, не требуют оформления каких-либо дополнительных документов для рассмотрения вопроса о премировании сотрудника. Процедура назначения и выплаты таких премий уже предусмотрена внутренним нормативным актом о премировании.

    Но для разовых нерегулярно выдаваемых премий требуется уточнение ряда показателей, существенных для премирования:

    • повода для выплаты;
    • круга премируемых лиц;
    • периода, к которому будет относиться премия;
    • формы премирования;
    • размера премиальных.

    Право принятия окончательного решения о выплате премии — как регулярной, так и нерегулярной — все равно остается за руководителем организации. Только в первом случае он утверждает итоги распределения премиального фонда, а во втором должен принять решение о выплате или невыплате премии.

    О том, как определяют сроки выплаты премий, читайте в материале «Как осуществлять выплаты премии с 3 октября 2016?».

    Как оформить представление на премию: образец

    Представление на премию, которое можно также именовать ходатайством о премировании или служебной запиской о представлении на премию, составляется в произвольной форме и может быть оформлено сразу на нескольких работников. Составляет представление обычно руководитель того подразделения, в котором трудится работник. Но оно может быть подано и иным лицом. Например, работником отдела кадров.

    Представление адресуется руководителю организации, принимающему решение о выплате премии. В нем обязательно указывают должность и Ф. И. О. лица, подающего этот документ.

    В основной части представления излагают суть обращения: в связи с чем, кого (должность и Ф. И. О.), за какой период, в какой форме и каком объеме предлагается премировать. Дополнительно здесь могут быть приведены:

    • характеристика деловых качеств работника;
    • указание на дополнительные мотивы поощрения;
    • сведения о стаже работы у этого работодателя;
    • отметка отдела кадров об отсутствии нарушений режима труда.

    В заключительной части представление должно содержать подпись лица, подающего этот документ, с расшифровкой подписи. Обязательно наличие даты составления.

    Образец служебной записки о представлении на премию можно увидеть на нашем сайте.

    Составление служебной записки о представлении на премию потребуется при необходимости выплаты разовой премии нерегулярного характера как входящей в систему оплаты труда, так и назначаемой за пределами этой системы. В представлении, адресуемом руководителю организации, указывается круг премируемых лиц и приводятся значения показателей, необходимых для назначения премии (повод, период, форма и размер).

    Распоряжение – образец оформления

    Для разрешения оперативных вопросов руководитель организации может издавать распоряжение (образец оформления приведен ниже). Распоряжение обычно затрагивает интересы небольшого числа работников, имеет ограниченный и обозримый срок действия.

    Подготовка и оформление распоряжения проводится почти так же как приказов по основной деятельности, а также имеет смысл прочитать публикацию о порядке согласования и регистрации приказов. Все эти вопросы были уже рассмотрены очень подробно и доступно на этом сайте. Следовательно, повторяться сейчас не буду, просто прочитайте материал по приведенным ссылкам.

    Читайте так же:  Втб банк лицензия

    В этой статье будет рассмотрена работа по составлению и оформлению распоряжения. И как уже было сказано, порядок работы с распоряжениями проводится почти аналогично действиям с приказами. Поэтому будет уместно упомянуть только о различиях.

    Оформление распоряжения происходит на бланке распоряжения. В тексте принято первую часть с изложением причин составления распоряжения заканчивать словом, написанным прописными буквами с новой строки (как на примере),
    ОБЯЗЫВАЮ:
    или
    ПРЕДЛАГАЮ:

    Или допускается (а в федеральных органах власти обязательно) печатать в р а з р я д к у слово о б я з ы в а ю: или п р е д л а г а ю: в продолжение строки (как в этом предложении). Существует еще возможность оформления без этих слов. Тогда первая часть заканчивается просто двоеточием, а затем в тексте излагают распорядительную часть.

    Распоряжение – образец оформления

    ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «Башмак»
    (ООО «Башмак»)

    «11» ноября 2014 г. № 128

    О замене регистрационного знака на автомобиле Toyota Celica

    В связи с плохой читаемостью регистрационных знаков на автомобиле Toyota Celica, усложняющей их идентификацию,

    1. Водителя Краснощекова Е.М. оформить замену регистрационного знака на автомобиле Toyota Celica № Н 965 АР.

    2. Бухгалтера Пяткину В.Н. внести изменения в данные бухгалтерского учета на основании отметки в паспорте транспортного средства автомобиля.

    3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Думова Г.А.

    Директор Е.Л. Булка

    Образец распоряжения руководителя – пример о закреплении автомобиля

    ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «Лишайник»
    (ООО «Лишайник»)

    «07» июля 2014 г. № 49

    О назначении ответственных за автотранспорт и выпуск на линию автомобилей в технически исправном состоянии

    Для обеспечения сохранности, исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации о б я з ы в а ю:

    1. Назначить ответственными за обеспечение исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации следующих работников:

    Воропая К.Е. за автомобиль Volkswagen Passat № А 555 ХЕ,
    Максимушкина М.В. за автомобиль Toyota Celica № Х 002 НК.

    2. В случае служебной необходимости предоставить право управления автотранспортными средствами следующим работникам отдела обеспечения:

    Филину П.Д. автомобилями Volkswagen Passat № А 555 ХЕ, Toyota Celica № Х 002 НК,
    Кузоватых В.А. автомобилем Toyota Celica № Х 002 НК.

    3. Назначить ответственным за проведение годового технического осмотра автотранспорта, выпуск на линию транспортных средств в технически исправном состоянии и регистрацию автотранспорта ООО «Лишайник» в органах ГИБДД специалиста отдела обеспечения Филина П.Д., в его отсутствие специалиста отдела обеспечения Кузоватых В.А.

    4. Признать утратившими силу распоряжения ООО «Лишайник» от 29.12.2010 № 44 «О назначении ответственного за автомобиль Volkswagen Passat», от 14.01.2011 № 2 «О предоставлении права управления автомобилем Toyota Celica».

    5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Мухомора Б.П.

    Директор Д.В. Факел

    Думаю, что на основании приведенного примера распоряжения (даже двух примеров) можно составить свой образец, подходящий к конкретным сложившимся условиям.

    *** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

    Служебная записка — пример написания, образец бланка

    Работающим в разных сферах деятельности гражданам часто приходится сталкиваться с непредвиденными ситуациями, поэтому их интересует ответ на вопрос, как написать служебную записку, и где взять образец?

    Этот документ является одним из самых востребованных и распространенных способов взаимодействия между руководящим составом фирмы и работниками. В данной статье мы расскажем, как правильно написать служебную записку и предоставим для ознакомления образец служебной записки.

    Необходимость в написании служебной записки

    Служебная записка представляет собой форму документооборота внутри предприятия, которая позволяет в короткие сроки оперативно решать текущие производственные ситуации. Служебная записка призвана выполнять следующие цели:

      • Быстрое уведомление должностного лица о возникшей на текущий момент проблеме
      • Внесение предложений по ее устранению или согласование плана намеченных действий

    Подача служебной записки несет ряд положительных моментов для производственного процесса на предприятия. Данный документ является прямым доказательством факта, что специалист, обнаружив проблему в рабочем процессе, за который он отвечает, оперативно осветил ее руководству.

    Определенной формы служебной записки не установлено, поэтому бумага составляется в произвольной форме и передается руководству, как на бумажном носителе, так и посредством электронных средств связи.

    Оформление служебной записки

    Мы с вами выше разобрались, в каких случаях необходимо написать и подать руководству служебную записку. Теперь рассмотрим пример составления рассматриваемого нами документа, и как мы говорили выше, специального бланка служебной записки не предусмотрено, но общепринятые требования к содержанию документа имеются.

    Среди них можно отметить:

    1. В правом верхнем углу документа в обязательном порядке указывается адресат служебной записки. Необходимо написать фамилию, имя, отчество, должность лица, на имя которого составляется служебная записка.
    2. Под этими данными прописывается номер и название документа.
    3. После этого специалист раскрывает суть проблемного вопроса, с которым он столкнулся в поле своей деятельности на предприятии. Или описывает ситуацию, с которой он сам справиться не в состоянии и для этого требуется помощь других специалистов.
    4. Далее необходимо прописать предложения по разрешению сложившейся ситуации. Или автор служебной записки проговаривает действия, которые он ожидает от должностного лица, на имя которого подается документ.
    5. Внизу документа указывается фамилия, имя, отчество и должность лица, направившего служебную записку.

    Данным шаблоном служебной записки в случае необходимости может воспользоваться каждый работающий гражданин.

    Как написать служебную записку — образец и пример написания

    Давайте рассмотрим на конкретном примере, как пишется служебная записка (образец). В изложенном ниже примере содержится текст служебной записки, который можно взять в качестве образца при написании деловой бумаги.

    Пример служебной записки

    Ниже мы приведем пример написания служебной записки на бумаге, где субъект обращения и юридическое лицо, к которому адресована служебная записка, а также суть проблемы — вымышлены.

    Директору ОАО «Камелия»
    Кравченко Анатолию Петровичу
    г. Краснодар 15 июля 2015 года

    С 13 июля 2015 года в горячем цеху предприятия пришла в негодность печь, и для исправления поломки требуется приобрести запчасти из списка, который прилагается ниже. Суммарная стоимость деталей и работ по устранению поломки составляет 15700 (пятнадцать тысяч семьсот рублей 00 копеек).

    В настоящее время лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования израсходован, а требующихся деталей в наличии не имеется. Чтобы избежать простоя горячего цеха, прошу:

    1. Выделить указанную денежную сумму согласно списку, прилагаемому к документу.
    2. Предоставить ремонтную бригаду для выполнения работ по замене пришедших в негодность деталей.

    С уважением, начальник горячего цеха Оноприенко Валерия Викторовна.

    Оформление служебной записки в электронном виде

    Во многих организациях существует обмен информацией посредством электронной связи, поэтому при помощи электронной почты упрощается подача служебной записки. Подобный документооборот внутри предприятия имеет очевидный плюс – это оперативность рассмотрения обращений сотрудников.

    Читайте так же:  Договор между городами лагаш и умма

    Как написать служебную записку в электронном виде? Документ не имеет существенных отличий от классического варианта на бумаге. Образец служебной записки в электронном виде почти ничем не отличается от рассмотренного выше примера. Существенная часть служебной записки в электронном виде будет аналогичной нашему примеру. В частности, описание произошедшей ситуации и комплекс предложений, вносимых сотрудником на рассмотрение.

    Вдобавок, при использовании электронной почты (собственного почтового ящика) часто уже имеется подпись, которая в автоматическом режиме вставляется в текст. Это существенно экономит время, в частности, когда пишется служебная записка. В случае если ваш электронный ящик не позволяет провести идентификацию отправителя (к примеру, когда на предприятии электронный ящик один), то в конце письма необходимо указать свою должность и ФИО.

    Не забудьте, что при отправке документа по электронной почте важно запросить уведомление о том, что отправленное вами письмо прочитано адресатом. Для этого поставьте галочку в соответствующем окне. Такое уведомление – доказательство того, что вы в определенное время на самом деле отправили служебную записку конкретному должностному лицу.

    Как составить служебную записку правильно: нюансы составления

    Электронный документооборот постепенно вытесняет традиционную форму взаимодействия между подчиненными и начальством: кажется, что заявления, обращения, жалобы и служебные записки, написанные на бумаге от руки вот-вот исчезнут с лица земли, а на их место придут электронные формы, заполнение которых займёт считанные минуты.

    Однако до тех пор, пока компьютеры окончательно не захватили деловой мир, без служебных записок не обойтись — порой, это единственный законный способ отстоять свои права или добиться желаемого результата.

    Служебная записка в деловом документообороте

    В классическом представлении служебная записка — это форма коммуникации между сотрудниками организации, которая помогает зафиксировать обстоятельства различных происшествий, а также является наиболее эффективным способом урегулирования производственных вопросов, конфликтов и различных непредвиденных ситуаций.

    Помимо своего непосредственного назначения, служебная записка является доказательством существующей проблемы, а также фиксирует исполнение должностным лицом своих обязанностей по её устранению.

    Сотрудник не всегда может отреагировать на сложившуюся ситуацию, происходит это по целому ряду причин:

    • решение проблемы выходит за рамки его компетенции;
    • решение проблемы выходит за рамки его должностных инструкций;
    • решение проблемы зависит не только от него, но и от других лиц, отделов, служб;
    • сотрудник не владеет всей необходимой информацией, а её сбор может занять некоторое время;
    • сотрудник занят более приоритетными задачами;
    • возникают обстоятельства непреодолимой силы.

    В деловом документообороте не принято оправдываться на словах или по телефону, так как через некоторое время об этом факте можно просто не вспомнить. Со служебной запиской иначе: есть документ, который докажет, что по данному вопросу предпринимались какие-либо действия, но они не были завершены в установленный срок по объективным причинам.

    Правила написания служебных записок

    Строгие требования к написанию служебных записок не предъявляются, в большинстве случаев они прописаны в требованиях к внутреннему документообороту. Многие современные организации используют фирменные бланки и шрифты для написания писем, в случае со служебной запиской целесообразно придерживаться принятых корпоративных стандартов.

    Некоторые фирмы предпочитают написание всех обращений на листе формата А4 от руки. Несмотря на кажущуюся старомодность, в случае возникновения спорных вопросов, доказать подлинность такой записки гораздо проще. С другой стороны, законодательство не запрещает набрать текст на компьютере и отправить адресату печатный вариант.

    Пример написания служебной записки

    Если записка была напечатана, необходимо подписать её ручкой нейтрального цвета (черный или синий) и проставить дату.

    Со структурной точки зрения, формат записки ничем не отличается от обычного заявления: в правом верхнем углу указывается фамилия, имя, отчество и должность адресата, ниже прописывается информация от заявителя. Там, где обычно пишут слово «заявление» — «служебная записка» (некоторые организации практикуют написание слева), после чего следует её содержание, слева проставляется дата, справа — подпись и расшифровка.

    С семантической точки зрения, тело записки может содержать любую информацию, написанную в деловой стилистике. Желательно избегать пространных рассуждений и писать строго по делу, излагая основные факты.

    Пояснительная записка для малого предприятия: как заполнить?

    Как написать служебную записку: образец

    Несмотря на то, что строгие требования к служебным запискам не предъявляются, многие впадают в ступор при их написании, ведь такая вольность только сбивает с толку: как начать, что писать, где поставить подпись, нужна ли расшифровка — эти и другие вопросы терзают не только новичков, но и опытных работников. На самом деле, ничего сложного в составлении этого документа нет. Ниже приведён пример написания служебной записки.

    Образец:

    Начальнику отдела сбыта

    Александрову Петру Игнатьевичу

    от бригадира участка № 14

    Васильева Андрея Афанасьевича

    Довожу до Вашего сведения, что ремонтные работы на участке № 14 не могут быть выполнены в заявленный срок из-за сложившихся погодных условий. Завершение работ запланировано на конец мая 2017 года.

    29.04.2017 ___________ Васильев А.А.

    В каких случаях используется электронный вариант?

    Развитие современных технологий позволяет расширять границы производства: множество фирм обзаводятся филиалами, расположенными в других городах и странах. В этом случае использование электронного документооборота позволяет в кратчайшие сроки получить необходимую информацию или сообщить о сложившейся проблеме. Даже если система электронного документооборота не внедрена на предприятии, найдётся не мало способов отправить электронный документ: почта, мессенджеры, корпоративные сайты и порталы.

    С юридической точки зрения, электронный документ имеет такую же силу, как и его бумажный аналог. Однако важно помнить, что информация, составляющая коммерческую или государственную тайну не может быть отправлена с использованием сторонних приложений. Так, например, служебная записка, сообщающая о дате выхода официального релиза программного продукта, с описанием внесенных изменений, не может быть отправлена через почтовый сервис google или yandex, а также через Skype или Viber.

    С другой стороны, использование твердого носителя позволяет отследить момент вручения документа: желательно использовать два экземпляра, один из которых вручается адресату, а второй остаётся у заявителя, с проставлением отметки о получении.

    Смотрите видео, как написать служебную записку через СЭД bb workspace: