Командировочные пособия этого

29.07.2018 Выкл. Автор admin

Командировочные расходы — 2017: спорные и рискованные

Каждый бухгалтер знает как важно грамотно оформить командировку, заполнить все командировочные документы, проверить правильность учета командировочных расходов в целях налогообложения. Вам помогут рекомендации, а также подборка писем контролирующих органов по теме командировок.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Перечень командировочных затрат, которые принимаются в расходах в целях налога на прибыль в 2017 году, конкретизирован, но он не является закрытым (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Рассмотрим самые «популярные».

Расходы на проезд к месту командировки и обратно

  • учитываются в размере, установленном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (включая оплату авиабилетов по тарифу «бизнес-класс»; проезд в вагонах повышенной комфортности, имеющих платное сервисное обслуживание)
  • учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями и т.п.

Подтверждение электронного пассажирского авиабилета :

  • маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе;
  • посадочный талон и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета).

Подтверждение электронного пассажирского Ж /Д билета :

  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Электронный билет подтвердят документы:

  • сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета ,
  • посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Наем жилого помещения в командировке

По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Суточные в командировке

Суточные — дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Ограничения по сумме в законах нет, устанавливается в локальных актах организации. Выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Подробнее про суточные читайте в статье Суточные при командировках в 2016 году: размеры выплат, изменения.

Условиями признания суточных в расходах является подтверждение:

  • производственного характера командировки;
  • продолжительности нахождения работника вне места постоянного жительства согласно (п.7 Положения о служебных командировках)

Определяется на основании:

  1. Проездных документов.
  2. Документов о найме жилого помещения в месте командирования, если работник ездил на личном транспорте и билетов у него нет.
  3. Служебной записки, справки или иного документа принимающей стороны, который подтверждает срок прибытия и убытия командированного работника.
  4. Расчета размера суточных (например, справка бухгалтера), факта получения работником денежных средств (расходный кассовый ордер).

​ Важно: Командировочные расходы, связанные с направлением дистанционного работника в служебную командировку, учитываются по налогу на прибыль в общем порядке в силу того, что 25 глава НК РФ не устанавливает зависимости от способа работы сотрудника (Письмо Минфина РФ от 14.04.2014 № 03-03-06/1/16788).

Прочие расходы в командировке

Контролирующие органы не возражают против включения в расходы следующих затрат (условие — компенсация таких расходов установлена в локальном нормативном акте организации и есть распоряжение руководителя организации о возмещении):

  1. Оплаты услуг VIP-зала аэропорта (Письма Минфина РФ от 05.03.2014 № 03-03-10/9545; от 10.09.2013 № 03-03-06/1/37238);
  2. Стоимость бронирования гостиничного номера, плата за заказ и возврат билетов (Письмо Минфина РФ от 18.10.2011 № 03-03-06/1/672);
  3. Плата за аренду автомобиля для руководителя во время нахождения в командировке (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 № Ф04-9850/2005(19018-А27-15)).
  4. Суммы на проезд в такси к месту командировки и обратно, в том числе в аэропорт, на вокзал, а также непосредственно в месте командировки (Письма Минфина России от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 27.06.2012 № 03-11-04/2/80, от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720). В расходах затраты на такси учитываются при условии, что они экономически оправданы (например, ранний приезд/отъезд и т.д.). Подтверждение расходов на такси: чек ККТ или квитанция в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными в Постановлении Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом».
  5. Оплата проезда во время нахождения в командировке проезда на городском транспорте в черте населенного пункта, но при этом Положение о командировке организации не предусматривает возмещения данных расходов. Однако, по мнению контролирующих органов, такие затраты можно учесть в составе командировочных расходов. Для этого в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте организации нужно предусмотреть обязанность работодателя возмещать расходы работника на проезд в городском транспорте, если они обусловлены целью командировки (Письма Минфина России от 21.07.2011 № 03-03-06/4/80, ФНС России от 12.07.2011 № ЕД-4-3/11246).
  6. Cервисный (комиссионный) сбор организации-посредника, расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов (Письмо УФНС России по г. Москве от 01.07.2010 № 16-15/069225@).

Какие затраты рискованно относить на расходы по налогу на прибыль

Первое. Оплата полисов ДМС от несчастных случаев при приобретении авиа — и железнодорожных билетов, которые являются приложением к данным билетам командированным работникам.

Расходы на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте командированных работников также могут быть учтены в качестве командировочных расходов, если коллективным договором или локальным нормативным актом предусмотрено возмещение указанных расходов.

Способ оформления уплаты страховых взносов (на основании отдельного страхового полиса, являющегося приложением к билету, включением сумм взносов в стоимость проездного документа) принципиального значения не имеет. Вместе с тем налоговые органы могут не согласиться с таким способом учета расходов на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль .

Второе. Расходы, понесенные работником в связи с проездом на личном автомобиле к месту командировки и обратно (которые включают в себя расходы на ГСМ) и компенсируемые ему, для целей налога на прибыль могут быть учтены только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (Письмо ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

Третье. Суточные, выплачиваемые работнику, направленному в длительную командировку (более полугода).

Мнение 1: в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы работников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке (Письма Минфина РФ от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304, УФНС России по г. Москве от 30.09.2010 № 16-15/102339@).

Мнение 2: срок нахождения в командировке определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) и максимальным пределом не ограничен. Следовательно, независимо от длительности нахождения в командировке, работодатель вправе учесть в расходах по налогу на прибыль в части выплат суточных всю сумму, установленную в локальном акте организации (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.09.2015 № Ф05-12177/2015 № А40-167292/2014).

Четвертое. Затраты на проживание командированного сотрудника в месте командирования в арендованной квартире, но расходы документально не подтверждены. Однако, имеется судебная практика, которая в качестве альтернативы разрешает учесть в расходах сумму 700 руб. (по России) или 2 500 руб. (по зарубежным командировкам) (Постановления Пятого арбитражного апелляционного суда от 11.12.2009 № 05АП-5540/2009 по делу № А59-2701/2009; ФАС Северо-Западного округа от 09.02.2007 по делу № А26-5126/2006-28, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.06.2008 по делу № А05-4612/2007).

Пятое. Расходы по оплате стоимости билетов к месту командирования и обратно, если даты поездки не совпадают со сроком командировки. Имеются положительные для налогоплательщика разъяснения контролирующих органов и судебная практика (Письма Минфина России от 11.08.2014 № 03-03-10/39800, от 30.07.2014 № 03-04-06/37503; Постановление ФАС Уральского округа от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2), однако налоговые органы вправе высказать претензию и запросить пояснения. В данной ситуации многое будет зависеть от причины и количества дней несоответствия.

Шестое. Организация для выполнения работ привлекла сотрудника контрагента, возместила ему затраты по проезду и иные командировочные затраты. Согласно разъяснению Минфина России (Письмо от 24.09.2015 № 03-03-06/1/54684) возмещение командировочных затрат физлицам, не являющимся работниками компании, не учитываются в расходах по налогу на прибыль в силу того, что поездка стороннего специалиста командировкой не считается.

Зарегистрируйтесь на курс «Налог на прибыль для бухгалтеров». Вы научитесь вести учет доходов без ошибок, отражать расходы и определять налоговую базу по налогу на прибыль. А также рассчитывать и уплачивать авансовые платежи и налог, сдавать отчетность, создавать идеальную учётную политику.

Читайте так же:  Приказ на замещение директора на время его болезни

Суточные расходы в командировке

Сотрудникам многих предприятий для решения служебных вопросов приходится ездить в деловые поездки по территории РФ или за границу. Совершаются командировки по распоряжению руководства в интересах организации, поэтому и затраты на них покрываются из ее бюджета. Кроме компенсации транспортных услуг и проживания, есть также обязательные для оплаты суточные расходы в командировке.

Ответ на вопрос, что такое суточные расходы (или просто суточные), прост. Это пособие, которое выплачивается сотруднику в командировке, компенсация ежедневных расходов работника во время поездки. Порядок подсчета сроков таков: если командировка длится дольше 1 дня, каждый рабочий день должен быть оплачен.

Сумма пособия может быть разной. Понятно, что небольшие компании не всегда могут себе позволить такой уровень расходов на суточное содержание сотрудника в командировке, как в крупных организациях.

В ТК РФ не указан минимальный размер суточных выплат, он принимается на усмотрение работодателя. В некоторых компаниях определение суммы расходов устанавливается с учетом региона командировки и статуса сотрудника. Размер выплат указывается в локальных документах организации. Иногда он прописывается и в трудовом договоре. Образец приказа о назначении суточных расходов можно посмотреть здесь. По окончании поездки работник не обязан предъявлять отчет о трате суточных, в отличие от других командировочных выплат.

Как рассчитывают количество дней командировки

Суточные расходы – компенсация за ежедневные траты в поездке. Поэтому итоговая сумма этого пособия напрямую зависит от количества дней деловой поездки. Длительность командировки определяется руководством компании с учетом объема работы, которую надо сделать работнику. Нет ограничений на сроки деловых поездок, но командировка не бывает бессрочной. Время ее нужно рассчитать заранее, чтобы можно было определить размеры командировочных выплат.

В длительность поездки входит время, проведенное в дороге, в том числе и простои, выходные, праздничные нерабочие дни. Если в течение командировки сотрудник взял больничный, на его срок также должны начислить суточные расходы. Началом служебной поездки станет день отправления самолета, поезда, автобуса, личного автомобиля к цели командировки. Если аэропорт, железнодорожный или автомобильный вокзал располагаются в другом населенном пункте, то время поездки туда включают в срок командировки.

Чтобы рассчитывать правильно, рассмотрим пример: вылет самолета в 00:45 15 числа. Начало служебной поездки – 14 число, так как сотрудник в этот день выехал в аэропорт из своего населенного пункта в соседний.

А что с заграничными командировками

За дни нахождения за границей во время командировки суточные расходы выплачиваются в валюте той страны, куда направлен работник. Пока сотрудник находится в пути на территории РФ, компенсация начисляется в рублях по нормам, установленным для командировок по своей стране. День, когда была пересечена граница, станет началом выплат в валюте по нормам суточных расходов на командировку за рубеж. Также на обратной дороге. За день пересечения границы и последующее время поездки до дома выдаются суточные в рублях по нормам выплат для служебных поездок по России.

Если зарубежная командировка была однодневной, то суточные выплаты осуществляются в размере 50%. В случае задержки сотрудника в командировке ему компенсируются суточные расходы за дополнительные дни. Но он должен представить документальные подтверждения объективных причин простоя, например справку из аэропорта о задержке рейса.

Нововведения этого года

С 01.01.2017 суточных расходов коснулось изменение законодательства. Они будут облагаться страховыми взносами, если превышают сумму 700 рублей при командировке по РФ и 2 500 рублей – при служебной поездке за границу. Раньше руководители предприятия могли свободно определять размер командировочного пособия. Теперь они должны подумать о дополнительных расходах, которые понесет предприятие, если суточные выплаты будут превышать указанные в законе суммы.

Для решения деловых вопросов сотрудник может быть командирован в место, откуда у него есть возможность возвращаться домой каждый день – например, в соседний населенный пункт, откуда можно совершать ежедневные поездки домой. В таких случаях платить суточные не надо. Сотруднику компенсируется только стоимость транспортных услуг. Решить, что выгоднее, ездить каждый день или жить в месте назначения все время командировки, должно руководство компании.

Должностные обязанности сотрудника могут включать в себя постоянные разъезды по различным населенным пунктам. Это прописывается в его трудовом договоре. Такие поездки не являются командировками, поэтому никакие суточные расходы за них не выплачиваются.

Можете ли вы с ходу ответить, какие сроки расчетов с сотрудниками надо соблюдать, перечисляя зарплату, отпускные, командировочные, пособия, премии и любые другие выплаты сотрудникам? Эта статья поможет вам перепроверить не только свои знания, но и установить в компании безопасные дни расчетов с сотрудниками. Ведь за любую задержку таких выплат работодатели обязаны автоматически начислять компенсацию в размере не менее 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ). От этого не освобождают ни ошибки в расчете, ни отсутствие денег на банковском счете, ни какая-либо другая причина. Кроме того, даже за однодневные опоздания трудинспекторы могут назначить компании штраф в 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

В этой статье мы детально разберем, когда именно нужно перечислять сотрудникам зарплату, отпускные, пособия и суммы при увольнении. Сроки по другим выплатам вы найдете в таблице(см. ниже).

По каким еще выплатам установлены сроки расчетов с сотрудниками

Когда выплачивать: аванс — примерно в середине месяца, зарплату — через 15 дней после аванса.

У проверяющих точно не будет претензий к срокам выдачи зарплаты, если устанавливать их, придерживаясь четырех правил. А самые безопасные формулировки по срокам выдачи аванса и зарплаты в Положении об оплате труда вы можете посмотреть на образце (см. ниже).

Установите конкретные даты аванса и зарплаты. Выдавать работникам зарплату нужно как минимум каждые полмесяца — такая обязанность прописана в статье 136 Трудового кодекса РФ. Чаще можно, реже нельзя, даже если сами работники письменно попросят перечислять им деньги раз в месяц.

В локальном акте компании, к примеру, в Положении об оплате труда, должны быть четкие сроки аванса и зарплаты по итогам месяца. При этом опасно предусматривать период, в течение которого компания выдает деньги. Надо прописывать конкретные даты (письмо Минтруда России от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242). Например, 20-го числа, а не с 20-го по 25-е.

Соблюдайте интервал между авансом и зарплатой — 15 дней. Это самый безопасный промежуток между обеими частями зарплаты. Ведь ее надо выдавать не реже, чем два раза в месяц, а точнее каждые полмесяца. Отсюда вывод, что интервал должен быть примерно равным, то есть около 15 дней.

Выдавайте аванс — в середине месяца, зарплату — в конце. По конкретным датам выдачи обеих частей зарплаты ограничений в трудовом законодательстве нет. В Положении об оплате труда или в ином локальном акте можно закрепить любые числа. Но безопаснее всего придерживаться такого правила: аванс где-то в середине месяца, расчет — в конце этого месяца или в самом начале следующего.

Рискованно устанавливать в документах срок выдачи аванса, скажем, на 30-ое число, а итоговой зарплаты на 15-ое число следующего месяца. В такой ситуации, по мнению Минздравсоцразвития России, выдача аванса в конце месяца, когда месяц практически отработан полностью, является нарушением требований статьи 136 Трудового кодекса РФ (письмо от 25 февраля 2009 г. № 22-2-709). Интервал в 15 дней в таком случае будет соблюден. Но вновь пришедшие в компанию работники не должны так долго ждать, чтобы получить свою первую зарплату.

Есть даже судебные решения, подтверждающие, что аванс 15-го числа и окончательный расчет 30-го числа месяца, следующего за отработанным, это нарушение. Такой запоздалый расчет с сотрудником противоречит статье 136 Трудового кодекса РФ. Судьи также сделали вывод, что первую часть зарплаты компании должны выдавать не позже 15-го числа текущего месяца, вторую — не позднее последнего рабочего дня месяца (апелляционное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 18 ноября 2013 г. по делу № 33–4144).

Впрочем, на таком жестком подходе в Роструде не настаивают. Ведь иногда невозможно рассчитать зарплату в последний рабочий день месяца, например, когда она сдельная. Все необходимые данные поступают в бухгалтерию только по окончании последнего рабочего дня месяца.

Переносите день зарплаты с выходного на предшествующий рабочий день. В Положение об оплате труда безопаснее также предусмотреть порядок расчетов, когда день аванса или зарплаты выпадает на субботу, воскресенье или праздничный выходной. При этом день расчетов можно перенести только на предшествующий рабочий день (ч. 8 ст. 136 ТК РФ). Иначе проверяющие решат, что зарплата выдается с задержкой.

Больничные и декретные пособия

Когда выплачивать: вместе с ближайшей зарплатой или авансом.

Сроки назначения и выплаты пособий по нетрудоспособности и по беременности и родам одни и те же. Посчитать их нужно в течение 10 календарных дней после того, как в бухгалтерию поступил больничный лист (ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). А выдать деньги — в ближайший день аванса или зарплаты, смотря, что наступит раньше.

Разница лишь в том, что при болезни сотрудник приносит бюллетень в бухгалтерию после того, как выздоровел. А будущая мама, наоборот, — до ухода в отпуск по беременности и родам, а не после. И ей нужно выдать пособие сразу за все дни, на которые выписан больничный лист.

Читайте так же:  Как деньги за патент

Пример. Сотрудник ООО «Вектор» Самохвалов Ю. Г. принес больничный лист 4 апреля 2014 года. Компания выплачивает зарплату в такие сроки — 18-го числа аванс, 3-го числа следующего месяца итоговую зарплату. Бухгалтер рассчитал пособие 11 апреля. Значит, выплатить его нужно вместе с авансом, то есть 18 апреля.

Бывает, что работник болеет несколько месяцев и ему оформляют несколько больничных листов. В таком случае он вправе предъявить к оплате первичный больничный лист после того, как врач откроет следующий лист-продолжение. Компания обязана будет в упомянутые сроки выплатить пособие по предъявленному бюллетеню, даже если болезнь еще продолжается (п. 6 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н).

Пособие по уходу за ребенком до полутора лет

Когда выплачивать: ежемесячно вместе с зарплатой по итогам месяца.

Эту выплату начисляют ежемесячно со дня, следующего за тем, когда у сотрудницы закончился отпуск по беременности и родам, и до того дня включительно, как ребенку исполнится полтора года. Разумеется, если работница оформит детский отпуск.

Выплачивают это пособие ежемесячно в день зарплаты (п. 51 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н). При этом вы вправе по своему усмотрению выплачивать пособие как авансом за наступивший месяц (например, пособие за май можно выдать вместе с зарплатой за апрель), так и уже по итогам месяца. Последний вариант используют на практике чаще, поскольку в таком случае ничего не придется пересчитывать, если работница решит прервать отпуск.

Когда выплачивать: не позже, чем за три дня до отпуска.

Отпускные нужно выплатить работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Какие дни тут имеются в виду, рабочие или календарные, эта статья не поясняет. Специалисты Роструда считают, что календарные (письмо от 21 декабря 2011 г. № 3707-6-1).

Еще один вопрос — как считать срок «не позднее чем за три дня до начала отпуска». В Трудовом кодексе РФ опять же ничего не сказано. Например, отпуск начинается в понедельник 21 апреля. Тогда последний день, чтобы его оплатить — четверг 17 апреля или пятница 18-е? Мы считаем, что лучше ориентироваться на четверг 17 апреля. Кроме того, это наиболее безопасный вариант, так как у трудинспекторов не будет оснований говорить, что компания задержала отпускные и обязана выплатить сотруднику компенсацию.

На практике возможна ситуация, когда сотруднику срочно понадобился отпуск, например, завтра. Если компания согласится, то нарушит трехдневный срок. А это не только компенсация, но и штраф до 50 000 руб. по статье 5.27 КоАП РФ. В такой ситуации есть два пути.

Первый — предложить сотруднику на первые три дня взять отпуск за свой счет, а уже с четвертого — оплачиваемый. Тогда за три дня до его начала отпускные будут выданы без нарушений.

Второй — попросить сотрудника написать заявление о предоставлении отпуска через три дня. Тогда у бухгалтерии получится вовремя начислить отпускные. А устно с сотрудником можно договориться, что уйдет отдыхать он и выйдет из отпуска на три дня раньше.

На будущее безопаснее предупредить работников, что в срочном порядке можно взять только отпуск за свой счет. А об оплачиваемом отпуске надо предупреждать заранее, например, за неделю или две.

Окончательный расчет при увольнении

Когда выплачивать: в последний день фактической работы.

При увольнении рассчитаться с работником нужно в последний день его работы (ст. 84.1 ТК РФ). То есть именно в этот день работнику нужно выдать последнюю зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск (если у него есть неотгулянные дни), выходное пособие (если он имеет на него право).

Причем точно также, в последний день работы, нужно рассчитаться и с тем работником, который по согласованию с администрацией берет отпуск с последующим увольнением. И неважно, что в данном случае днем увольнения будет последний день отпуска (ст. 127 ТК РФ). Произвести полный расчет необходимо до ухода сотрудника в отпуск, в последний день работы. Ведь фактически трудовые отношения с работником прекращаются накануне отпуска. Именно такой вывод сделал Конституционный суд РФ в определении от 25 января 2007 г. № 131-О-О. Такая же точка зрения отражена и в письме Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1. Как видим, в данном случае понятия «день увольнения» и «последний день работы» не совпадают.

Все эти сроки надо соблюдать, даже если сотрудник в день увольнения не отдал вам заполненный обходной лист. Трудовой кодекс РФ не позволяет задерживать окончательный расчет ни при каких условиях.

Оформление командировки: документы, выплаты

Пожалуй, нет такой организации, которая не направляла бы своих работников в командировки. Служебные поездки преследуют самые разные цели: представительство и заключение договоров, обслуживание оборудования, приобретение запасов, реализация продукции, обучение… Но при всём разнообразии они имеют общие черты документального оформления и учёта. Эксперты сервиса «Моё дело» проанализировали наиболее часто задаваемые вопросы по командировкам.

Каких работников можно направить в командировку?

Организация вправе направлять в командировку только работников, состоящих с ней в трудовых отношениях (в т. ч. совместителей, надомников, иностранных работников).

Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:

– сохранение места работы (должности);

– сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке;

– возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов по проезду, найму жилья, суточных и др.).

Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними (ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодекса РФ).

Следует помнить о том, что некоторых работников можно направить в командировку только с их письменного согласия и при условии, что командировки не запрещены им в соответствии с медицинским заключением. Это касается:

– женщин, имеющих детей в возрасте до трёх лет;

– матерей (отцов), воспитывающих детей до пяти лет без супруга (супруги);

– работников, которые имеют детей-инвалидов;

– работников, которые ухаживают за больными членами семьи (при наличии медицинского заключения) (ч. 2–3 ст. 259 Трудового кодекса РФ).

Комментарий: Получая согласие на командировку от указанных работников, необходимо письменно уведомить их о том, что они вправе отказаться от командирования. Удобно оформить единое уведомление, которое будет сочетать в себе и информацию о праве отказаться от служебной поездки, и возможность дать на неё согласие. Например, в уведомление можно включить такую формулировку: «В соответствии со ст. 259 Трудового кодекса РФ Вы вправе отказаться от командировки, поскольку у Вас есть ребёнок в возрасте до трёх лет. Отказ от направления в командировку не повлечёт для Вас привлечения к дисциплинарной ответственности. Просим Вас расписаться в получении данного уведомления (экземпляр работодателя), поставить дату его вручения и отметку о согласии (несогласии) на командировку». Заполненный образец такого уведомления (с возможностью подстановки своих данных) можно скачать с сайта www.moedelo.org.

Для них командировка под запретом

Работодатель не вправе направлять в командировку:

– беременных женщин (ч. 1 ст. 259 Трудового кодекса РФ);

– работников в период действия ученического договора. Исключение – случаи, когда командировка связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 Трудового кодекса РФ);

– работников, которые не достигли 18 лет. Исключение – спортсмены (ч. 3 ст. 348.8 Трудового кодекса РФ), творческие работники (ст. 268 Трудового кодекса РФ). Перечень профессий и должностей творческих работников утверждён Постановлением Правительства РФ № 252 от 28 апреля 2007 г.;

– граждан, которые трудятся на основании гражданско-правовых договоров.

Срок командировки: есть ли ограничения?

Максимальный срок нахождения работника в командировке (в том числе и заграничной) законодательством не установлен. Исключение – иностранные работники, командируемые за пределы тех регионов России, в которых им выдано разрешение на работу. В отношении них определены максимальные сроки нахождения в командировке (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Срок командировки организация определяет самостоятельно с учётом объёма, сложности и других особенностей служебного поручения. Его нужно указать в командировочных документах, которые подписывает руководитель (или уполномоченное им на это лицо). При этом действующее трудовое законодательство не предусматривает какой-либо дифференциации командировок на краткосрочные и длительные (п. 4 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г., Письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.).

Какие документы оформлять перед командировкой?

При направлении работника в командировку оформляются следующие документы:

служебное задание для направления работника в командировку и отчёт о его выполнении (по форме № Т-10а). При этом графу 12 «Краткий отчёт о выполнении задания» командированный работник заполняет только после возвращения из командировки;

Читайте так же:  Компенсация сверхкомпенсация и псевдокомпенсация

приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку (по форме № Т-9 (форме № Т-9а – применяется при направлении в командировку двух и более работников одновременно));

командировочное удостоверение (по форме № Т-10). Данный документ нужно оформлять только при направлении работника в командировку по России и в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения. При условии, что на основании данных соглашений в документах для въезда и выезда отметки о пересечении российской границы не делаются. В остальных случаях при направлении работника в загранкомандировку удостоверение оформлять не нужно (п.7, 15 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Письма Минфина России № 03-03-04/1/469 от 17 мая 2006 г., № 03-03-04/1/660 от 8 сентября 2006 г.).

Перечень этих документов одинаков для всех командируемых работников, в том числе и при направлении в командировку руководителя организации (Письмо Роструда № 1143-ТЗ от 11 марта 2009 г.).

Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учёту труда и его оплаты (№ Т-9 и № Т-9а, № Т-10, № Т-10а), утверждённых Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Комментарий: При оформлении многих кадровых процедур необходимым атрибутом является служебная записка заинтересованного работника, которая обосновывает необходимость соответствующего управленческого решения. Она может оформляться и перед направлением работника в командировку, объясняя цели и причины поездки, однако в составе данной процедуры служебная записка не обязательна. Подавать её нужно только в том случае, если это прямо предусмотрено во внутренних документах (в частности, в учётной политике) и (или) в локальном нормативном акте работодателя – например, в Положении о служебных командировках (п. 3 ст. 6 Федерального закона № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г., ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). Форма служебной записки, порядок и случаи её заполнения законодательством не предусмотрены. Поэтому организация самостоятельно принимает решение, нужно ли её оформлять при направлении работника в командировку или нет.

Какие документы оформлять после командировки?

По возвращении из командировки нужно завершить оформление некоторых документов, выписанных при направлении работника в командировку, а также заполнить авансовый отчёт.

Дооформить нужно следующие документы: командировочное удостоверение (если оно оформлялось), отчёт о выполненной в командировке работе (оборотная сторона служебного задания). Также потребуется приложить к авансовому отчёту работника ряд других документов (например, документы, подтверждающие время нахождения в загранкомандировке, проездные документы и т. д.).

Авансовый отчёт нужно составить по унифицированной форме № АО-1. Данный отчёт вместе с документами, подтверждающими командировочные расходы (в частности, проездные билеты, счета за гостиницу и т. п.), работник должен представить работодателю в течение трёх рабочих дней по возвращении из командировки. Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (или праздничный) день, то трёхдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днём возвращения.

Подтверждение: п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, Указания по применению и заполнению формы № АО-1, утверждённого Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., Указания по применению и заполнению форм по учёту труда и его оплаты (№ Т-10, № Т-10а), утверждённого Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Компенсируем командировочные расходы

Работнику, направленному в командировку, нужно компенсировать расходы, которые связаны со служебной поездкой. В частности, к ним относятся:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилья;

– другие расходы, которые работник произвёл с согласия работодателя.

Конкретные размеры, а также порядок возмещения командировочных расходов нужно закрепить в коллективном договоре или ином локальном нормативном документе, например, в Положении о командировках (ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Чем подтвердить расходы?

Подтвердить понесённые работником командировочные расходы (в т. ч. в целях налогообложения прибыли) можно документами, которые обоснуют тот или иной вид расходов: на проезд, проживание, суточные.

Законодательством не определён конкретный перечень подтверждающих документов, которые организация может использовать, чтобы обосновать расходы на командировки работников.

По мнению Минфина России, ФНС России, документами, подтверждающими командировочные расходы работника на проезд и наём помещения, могут быть:

– авансовый отчёт (форма № АО-1), утверждённый руководителем организации;

– командировочное удостоверение (форма № Т-10);

– документы, свидетельствующие о затратах работника на проезд (в т. ч. оформленные в электронном виде), наём жилого помещения и др. (прилагаемые к авансовому отчёту).

При этом наличие таких документов, как служебное задание (форма № Т-10а) и приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9, форма № Т-9а), для подтверждения расходов не обязательно.

Подтверждение: Письма Минфина России № 03-03-06/1/764 от 19 ноября 2009 г., № 03-03-05/169 от 14 сентября 2009 г., ФНС России № МН-22-3/890 от 25 ноября 2009 г.

В связи с тем, что командировочное удостоверение оформляется только при командировках по территории России и в страны СНГ, при направлении работника в загранкомандировку в иные иностранные государства в наличии должны быть копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (п. 7, 15 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Для обоснования затрат в виде суточных необходимы документы, оформляемые при направлении работника в командировку (в частности, командировочное удостоверение – при командировке по России, странам СНГ). Дополнительно предъявлять различные чеки и квитанции не нужно.

Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/741 от 11 ноября 2011 г., № 03-03-06/1/206 от 1 апреля 2010 г., № 03-03-06/1/770 от 24 ноября 2009 г.

Кроме того, при соблюдении определённых условий можно учесть в целях налогообложения прибыли расходы командированного работника на:

– такси до аэропорта, из которого он отбывает в командировку;

– оплату услуг VIP-зала аэропорта;

– аренду транспортного средства в командировке;

– стоимость телефонных переговоров (доступа к сети Интернет) из гостиницы.

Подробнее о том, как обосновать эти и другие расходы работника, связанные с командировкой, вы можете узнать на сайте www.moedelo.org.

В каком размере выплачивать суточные?

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его нужно закрепить в коллективном договоре (ином локальном нормативном документе, например, в Положении о командировках). При этом размер суточных нужно установить как для командировок по России (внутренних командировок), так и для загранкомандировок (ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 2 п. 16 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

За дни нахождения работника в пути суточные нужно выплачивать в размере, установленном:

– для внутренних командировок – при проезде по территории России;

– для загранкомандировок – при проезде по территории соответствующего иностранного государства (п. 17 Положения, утверджённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

За дни пересечения границы того или иного государства суточные нужно выплатить в размере, установленном для государства, в которое въехал работник (п. 18 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Комментарий: Вполне возможна ситуация, когда работник возвращается из поездки «с пустыми руками», не выполнив командировочного задания. Часто нам задают вопрос: сохранять ли в этом случае за ним средний заработок? Данный случай можно квалифицировать как простой, при этом нужно разобраться в его причинах (ч. 1–3 ст. 157 Трудового кодекса РФ). Если служебное задание не выполнено по вине организации или по причине, не зависящей от воли сторон (например, у работодателя, к которому направлен командированный, произошёл пожар), средний заработок за работником следует сохранить. Если же работник не выполнил задание по своей вине, средний заработок на время командировки за ним не сохраняется. В случае заболевания работника во время командировки вместо среднего заработка ему нужно выплатить пособие по временной нетрудоспособности (при условии, что факт болезни документально подтверждён листком нетрудоспособности) (абз. 2 п. 25 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

В то же время суточные нужно выплатить работнику независимо от причин невыполнения производственного задания, поскольку они не являются вознаграждением за труд, то есть не относятся к зарплате, а носят компенсационный характер. Выплата суточных не ставится в какую-либо зависимость от фактического выполнения работником трудовой функции (письмо Роструда № 1024-6 от 30 апреля 2008 г.).