Как оформить список клиентов

02.03.2018 Выкл. Автор admin

Как оформить список клиентов

Откуда:
Сообщений: 9

Здравствуйте, Много Уважаемые форумчане!
Помогите, пожалуйста разобраться в следующей интересной задаче!
На листе имеется список клиентов с привязкой к определенной компании, датой коммуникации, временем начала и окончания определенной коммуникации.
Задача стоит следующая:
1) Необходимо на новый лист постоянно выводить список ФИО с привязкой к компании, причем данный список постоянно дополняется. Повторения не допускаются.
2) На тот же отдельный лист выводить дату и время окончания последней коммуникации (столбец «Когда последний раз коммуницировали?»)
3) На тот же отдельный лист выводить сколько дней чч:мм:сс прошло с момента последней коммуникации (столбец «Сколько времени прошло с даты последней коммуникации?»)

К сообщению приложен файл (Задача.xlsx — 26Kb) cкачать

Откуда: www.excel-vba.ru
Сообщений: 1803

Откуда:
Сообщений: 9

Спасибо большое! Попробую разобраться!

Откуда:
Сообщений: 31

Попробуй реализовать примерно в таком виде еще )

К сообщению приложен файл (Задача.xlsx — 33Kb) cкачать

Откуда:
Сообщений: 9

Сводная таблица конечно как результат ничего, но как она будет высчитывать без добавления новых колонок в таблицу значения по 2 и 3 пункту задания?

Откуда: www.excel-vba.ru
Сообщений: 1803

Откуда:
Сообщений: 9

Откуда:
Сообщений: 31

Ну второй пункт реализован без дополнительных колонок — просто max по дате коммуникации.

А третий пункт — тут конечно придется добавить колонку, согласен.

Откуда:
Сообщений: 9

Доброго времени суток, помогите,пожалуйста, доработать макрос!
Необходимо сделать следующее:
1. Имея базу данных на отдельный лист выводить не повторяющийся список клиентов с привязкой их к компании,к категории коммуникации, когда последний раз коммуницировали и сколько времени прошло на сегодняшний день с момента последнего контакта с каждым партнером
2. Причем категория коммуникации должна включать только выборочные категории из текущего списка, а именно, звонки, переписку, P3chat, обучение и выезды
3. Далее в получившемся листе коммуникации мне нужно вручную присвоить каждому уникальному клиенту его категорию (определяет как часто коммуницировать с клиентом, в зависимости от его важности)
4. Определить согласно столбцу, где выводится когда последний раз коммуницировали, номер недели и год когда нужно следующий раз с ними коммуницировать (это я знаю формулами как сделать), а макросом нет.
5. С каждым уникальным клиентом вывести среднее кол-во коммуникаций за последний год относительно сегодняшней даты.

Сейчас у меня первые 4 пункта работают, согласно массиву, который подсказал «The_Prist». Но в базе сейчас 7200 строк, и каждый день они добавляются, что при сохранении Excel грузит его на минут 5-10.
Поэтому я ищу вариант, как кроме массива на отдельном листе с помощью макроса выводить все что мне нужно.
Исходный макрос который сейчас имеется привожу ниже, также он есть в прикрепленном файле.

К сообщению приложен файл (База.xlsm — 67Kb) cкачать

Как оформить список клиентов

При использовании нашего сервиса вам не требуется платить за хостинг!

Никаких демо-ограничений по времени, магазин Ваш навсегда!

Повышенная защита от хакерских атак
Подробнее»

Тезисы выступления компании 7910 e-commerce на конференции «Электронная коммерция и торговля — 2008» на тему «Готовые программные решения для электронной коммерции» Подробнее»

Встречала на форумах «черные списки» магазинов. Пришла идея в голову организовать на этом форуме «черный список» клиентов интернет-магазинов. Не скажу, что часто сталкиваюсь с хамством или откровенным кидаловом со стороны клиентов, но неприятные моменты, думаю, были у всех активных магазинов. Если мы напишем фамилию и город «проблемного» клиента на этом форуме в отдельной теме + неприятность, которую он причинил магазину, это не нарушит его прав, говорю как юрист. А тем более, что тут сидят, в основном, владельцы магазинов, а не праздношатающиеся. Встречала на других форумах «любителей», которые за год 5 раз развели магазины на замену товара/возврат денег просто ради развлечения и еще хвастаются этим! Это и навело на мысль о «черном списке». Как Вам идея? Высказываемся!

Эта проблема, к сожалению, очень актуальна. Многие интернет-магазины публикуют на страницах своих сайтов, форумах черные списки покупателей: http://fbnp.ru/ http://www.molva.net/category/chyornyj-spisok-pokupatelej http://www.speedtech.ru/forum/viewtopic.php?p=61&sid=3cf68934b85208d71945e0637a5d285d http://www.micro-bikini.ru/forum/viewtopic.php?t=1759 Но таким сайтам не хватает массовости, объединенности. Нет единого глобального сайта, который посещало бы огромное количество владельцев интернет-магазинов 🙄

Спасибо, уважаемый Админ! Почитаю! Просто надеялась на интерес владельцев магазинов именно Вашей сети. Прочитала. маловато, действительно, совсем не организован подобный вопрос, а продавцы страдают! 🙄 Может сделать юридическую страничку с консультацией юриста по законодательству Украины и России отдельно или хотя бы обсуждения. У меня, допустим, уже есть опыт попытки возврата бэушного товара, причем дорогого, очень неприятно было.

Кстати, уважаемые владельцы магазинов, которые столкнулись с неоплатой заказа. Интересную идею почерпнула по одной из вышеуказанных ссылок. На Вашем форуме делается закрепленная тема, в заголовке которой: [quote:3f845664e2]Черный список покупателей Данный список включает в себя покупателей которые сделали, подтвердили свой заказ, но не забрали/оплатили его на почтовом отделении. Данные заказы были возвращены в наш интернет магазин и нами были оплачены сумма доставки+сумма обратной доставки (фактически двойной тариф). Когда покупатель не оплативший свой заказ возместит нашему магазину издержки и затраты связанные с доставкой, контакты покупателя будут удалены из списка и он сможет снова воспользоваться услугами нашего магазина. Надеемся на ваше понимание.[/quote:3f845664e2] А далее пишите реквизиты неплательщиков. По-моему, достойное «фе» 😉

kupiunas, если Вы юрист и у Вас есть желание консультировать владельцев интернет-магазинов, то можем создать прилепленную тему для консультаций на этом форуме.

Я не намекала про себя 😳 Юрист я не практикующий, это о многом говорит не в пользу меня. Могу просто подсказать как повести себя в конкретной ситуации, если я в ней уже оказывалась. Достаточно будет просто темы обмена опытом для владельцев магазинов в плане собственной юридической защиты. Ссылки на законы, самые распространенные проблемы с клиентами.

Я давно уже писал что нужно сделать и в магазинах и на форуме, так называемый бан. Но не кто не потдержал, был ответ мол ip можно поменять и т.д, как я понял просто не хочется делать. Хотя на любом форуме это присутствует. А то что вы предлогаете это бред, я завтра зарегестрируюсь в любом из ваших магазинов, введу другой e-mail да и всё, или имя с фамилией поменяю, да и всё, вы что мне перед тем как отдать заказ паспорт будите просить? Нет конечно, даже и в таком случае что бред полнейший, я скажу что я забыл его дома. Так что как не ктрути в новом году, нужно позаботится о таких вещах как бан на форуме, прям там где назначаешь админов и модераторов, и на сайте блокировать по ip что бы всяким . при входже он писал извините но вам отказано в обслуживание данным магазином, ну или что то вроде того.

toyszone, бывают динамические IP 🙁 от таких ничего не поможет, а вот своих настоящих покупателей можете случайно забанить, такое часто бывает при использовании системы блокировки по АйПи или его части. К сожалению, тут поможет только черный список, да и то не всегда. 🙁 Мы сейчас говорим не о хулиганстве на форуме или в отзывах магазинов, а про неплательщиков, любителей возвращать дорогой товар или клиентов, которые откровенно «кидают» магазины. Вот сегодня столкнулась с новой проблемой — по Почте Украины товар дошел разбитым, совсем, клиент требует компенсации 🙁 И что? Страховку-то я платила при оформлении посылки, но вот на практике удавиться легче, чем что-то с Почты получить. Благо товар недорогой, но все же неприятно. Компенсировать буду, а что делать?

Ну в этом случае наверное вам нужен не список клиентов, а нужен список работников почты уж тогда ))) Как говорится начинаем за здравие, а заканчиваем за . При чём здесь почта? Не понятно! И какой вы собираетесь делать список? То есть перед тем как оформить заказ вы будите в него смотреть? Сделайте тогда проще, как сделал я, создайте статус не плательщик, и ставьте такой статус не желательным клиентам, а в примечании пишите какая причина, и когда этот клиент будет делать заказ у вас на жёлтом фоне будет всё о нём написано. Клиентам которые из вашего города им конечно попроще вас будет обмануть, но тем которые из других им по любому нужно сообщать вам реквизиты об оплате и не каждый может попросить друга соседа что бы он оплатил от своей фамилии. Вот и всё мне кажется и не надо не каких списков, вы просто для себя знаете кто и за что у вас провинился. По поводу бана, не несите ерунды, на каждом форуме эта функция имеется и я не разу не слышал что бы кого то забанили случайно, ну если это и произошло то я думаю всегда можно написать админу или в службу поддержки магазина и попросить снять бан, да и врятли это может случится с множеством клиентов, так единичный случай. Но поверьте лучше иметь такую кнопку, чем удалять от какого нибудь придурка слово уй на вашем форуме, в заглавие темы о детских товарах. А такие придурки на свете есть, у меня уже был один который всё время указывал адреса друзей и делал заказ, я уставал редактировать заказ и удалять их, и ещё тратил кучу денег на звонки в другие города, а всё из за того что он сделал заказ и когда ему позвонили он сказал что у него вообще денег нету, и он отказывается по своим причинам, на что менеджер сказал, уважаемый ну как бы перед тем как делать заказ нужно думать о том что его придётся оплачивать и иметь такую сумму, а не делать заказ, а потом искать деньги. И как ранее в письме мв просили вас написать нам если вы отказываетесь от заказа. Естественно мальчику из Удмуртии 12 лет не понравилось это замечание, и он решил пошутить. Но его шутка стоила нам нерв, времени, и денег. А всё от того что мы не могли забанить его по ip. В большинстве зарубежных магазинах такое присутствует, даже на E-Bay есть такая функция как запретить данному покупателю купить у тебя товар. Он просто пишет извините но продавец запретил покупать вам, обратить пожалуйста к нему за информацией. Ну а судя по прочитанному в других постах эти магазины были созданы как раз для тех товарищей у которых идёт сначала месяц а потом число рождения. Решать конечно вам уважаемая Администрация, но как я и писал ранее что рано или поздно эта функция будет всё равно нужна, тем более при наличии форума.

[quote:662c210893]При чём здесь почта? Не понятно![/quote:662c210893] При том, что мы здесь обсуждаем проблемы, с которыми может столкнуться магазин. Думала, что кто-нить посоветует чего. [quote:662c210893]По поводу бана, не несите ерунды, на каждом форуме эта функция имеется и я не разу не слышал что бы кого то забанили случайно[/quote:662c210893] Я администратор активного женского форума уже 3 года, поверьте бывает и часто! Лично мой АйПи меняется при каждом входе в сеть, как Вы меня бы забанили. Да и прокси — анонимный. Не представляю, разве что по начальной части АйПишки, но опять же, так Вы забаните кучу потенциальных клиентов, ни в чем не виноватых. Бан по АйПпи Вам не поможет.

Читайте так же:  Обвинительная речь прокурора по убийству пример


интернет-магазин профессиональной косметики
——————

Как оформить список клиентов

Можно ли как-то получить (близкий к полному) список клиентов хостера?

Узнать IP серверов этого Хостинг-Провайдера ввести их в поисковой системе и получить список сайтов находящийся у них на серверах !

Узнать IP серверов этого Хостинг-Провайдера ввести их в поисковой системе и получить список сайтов находящийся у них на серверах !

сайт — это не клиент.

сайт — это не клиент.
А что такое сайт, если это не клиент ?

BigS Если вы имеете ввиду клиентскую базу с именами, адресами и т.д., то такую информацию достать законными способами нельзя, а по мимо этого можно еще не кисло по шее получить за такие дела!

А что такое сайт, если это не клиент ?

BigS Если вы имеете ввиду клиентскую базу с именами, адресами и т.д., то такую информацию достать законными способами нельзя, а по мимо этого можно еще не кисло по шее получить за такие дела!

Клиент это клиент, а сайт это сайт (Америку вряд ли открыл :)). Один клиент может иметь кучу сайтов, при этом может иметь даже несколько аккаунтов 💡

А что такое сайт, если это не клиент ?

BigS Если вы имеете ввиду клиентскую базу с именами, адресами и т.д., то такую информацию достать законными способами нельзя, а по мимо этого можно еще не кисло по шее получить за такие дела!

Я (как частное лицо), например, являюсь клинетом 3-х хостингов, на каждом из них у меня от 5 до 50 доменов.

Еще я работаю так же с рядом сайтов, которые зарегистрированны и хостятся от имени конторы (юр.лица), но это — опустим.

Так что в данном случае я клиент — один, а если взять инфу с разных хостов -то меня трое, а если все домены посчиать — то уже сам точно не помню сколько.

Клиент это клиент, а сайт это сайт (Америку вряд ли открыл :)). Один клиент может иметь кучу сайтов, при этом может иметь даже несколько аккаунтов 💡

Суть в том, что тогда он является клиетом нескольки хостеров вот и все. И каждый хостер может сказать да это наш клиент у нас раположен такойто сайт!

Суть в том, что тогда он является клиетом нескольки хостеров вот и все. И каждый хостер может сказать да это наш клиент у нас раположен такойто сайт!

Причем тут разные хостеры? Я про разных хостеров не говорил вообще ничего 🙂

Теоретический пример:
100 клиентов имеют 120 аккаунтов (кто-то один акк, кто-то 2, 3, . x) у одного хостера, причем навешано 500 доменов (у кого-то один домен, у кого-то под сотню) в самых разных зонах и на разных ДНС серверах, включая свои собственные, и на разных выделенных IP.

Как Вы посчитаете хотя бы одну из этих величин. :smoke:

Причем тут разные хостеры? Я про разных хостеров не говорил вообще ничего 🙂

Теоретический пример:
100 клиентов имеют 120 аккаунтов (кто-то один акк, кто-то 2, 3, . x) у одного хостера, причем навешано 500 доменов (у кого-то один домен, у кого-то под сотню) в самых разных зонах и на разных ДНС серверах, включая свои собственные, и на разных выделенных IP.

Как Вы посчитаете хотя бы одну из этих величин. :smoke:

В Whois посмотрите кто владелец домена вот Вам и клиент! Просто как апельсин ! 🙂
Точную величину не узнаете не приблизительную с легостию, вопрос в другом сколько для этого усилий надо приложить !:idea:

В Whois посмотрите кто владелец домена вот Вам и клиент! Просто как апельсин ! 🙂
Точную величину не узнаете не приблизительную с легостию, вопрос в другом сколько для этого усилий надо приложить !:idea:

У меня у регистратора есть несколько вариантов хуизов разной точности и с разными контактами — подставляю в завсисимости от каждого конкртеного случая. Т.е. и тут меня много. И я не один такой. )))

В Whois посмотрите кто владелец домена вот Вам и клиент! Просто как апельсин ! 🙂
Точную величину не узнаете не приблизительную с легостию, вопрос в другом сколько для этого усилий надо приложить !:idea:

Даже приблизительную не узнаете :smoke: Я ведь пример выше не просто так привел.
Как Вы узнаете какие домены вообще надо пробивать по WHOIS? Вы знаете что доменных имен в инете миллионы? :D:
Еще раз повторюсь, в ситуации: клиент сидящий на сервере хостера, но на выделенном IP, своих ДНС. Как Вы такого посчитаете? И Вы думаете, что таких мало? :smoke:
Клиент, имеющий сотни доменов. Вы будете пробивать по WHOIS десятки тысяч доменов, чтобы посчитать одного клиента? :smoke:

Даже приблизительно кол-во клиентов не посчитать 💡

Domishko добавил 30.04.2008 в 14:34
А ведь еще есть домены и со скрытыми данных в whois. Таких очень много, так что непонятно — один клиент или тьма 💡

Как создать и вести базу клиентов в программе Excel?

За 2-3 года работы у Вас может накопиться несколько десятков постоянных клиентов и заказчиков, кому нужны Ваши услуги время от времени. Кроме них, накопится огромное количество заказчиков, которые обращались за услугами 1-2 раза, и в идеале с ними необходимо поддерживать контакт и постараться перевести в категорию постоянных клиентов.

Решить эти задачи можно при помощи ведения базы клиентов. Для этого существуют различные CRM, но как правило, они платные. Бесплатный вариант – создать и вести базу клиентов в Excel. Давайте посмотрим, как может формироваться база клиентов в данной программе.

В статье рассмотрим два варианта ведения базы — простой и сложный, с большим числом полей и функций.

База клиентов в Excel (простой вариант)

Специально для фрилансеров мы сделали бесплатную программу для ведения базы клиентов в Excel. В принципе, она универсальна и при небольшой адаптации может использоваться в торговых или сервисных компаниях с небольшим числом клиентов. Ниже будут комментарии, как с ней работать.

Лист «Мои услуги» – представляет список, в который можно включить до 10 услуг. Услуги из этого списка Вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.

Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми Вы работаете или работали. База включает следующую информацию:

  • Порядковый номер клиента. Позволяет понять, насколько велико число Ваших клиентов.
  • Имя клиента – можно вводить имя или ФИО, а также название компании
  • Телефон
  • E-mail
  • Что заказывает – поле заполняется путем выбора услуги из выпадающего списка. Если клиент заказывает несколько услуг, можно выбрать из списка основную, а другие указать в комментариях.
  • Комментарий – описание клиента в свободной форме, особенности работы с заказчиком.
  • Дата первого заказа – дата получения первого заказа. Позволяет понять, насколько долго Вы уже работаете с клиентом.
  • Дата последнего заказа – важный параметр, позволяет отследить последнюю продажу клиенту. Например, Вы можете отсортировать клиентов по дате последнего заказа и посмотреть, кто из клиентов давно ничего не заказывал – написать им, напомнить о себе и, возможно, получить новый заказ.

По каждому полю список клиентов можно сортировать. Например, сделать сортировку по типам заказываемых услуг, чтобы понять, кто из клиентов покупает «копирайтинг» и сделать им специальное предложение на написание текстов (если Вы решили сделать таковое).

При желании количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять, но на мой взгляд, слишком перегружать таблицу не стоит.

Как работать с простой базой клиентов в Excel?

  • Добавляйте в базу всех новых клиентов, которые оформили реальный заказ (т.е. тех, кто просто позвонил или один раз что-то написал, но не купил – добавлять не нужно);
  • Раз в полгода отслеживайте клиентов, которые давно не делали заказы. Напишите им, напомните о себе. Чаще, чем раз в полгода, писать не стоит – иначе Вы рискуете слишком надоесть клиенту. Но это верно только для фрилансеров, в каких-то сферах стоит чаще напоминать о себе 🙂
  • Если Вы чувствуете спад в количестве заказов, сделайте клиентам специальное предложение. Например, сделайте скидку на копирайтинг и напишите постоянным клиентам, кто заказывает тексты, о снижении цен.
  • Используйте столбец с комментариями, чтобы указать особенности каждого клиента, которые помогут Вам эффективно работать с заказчиком. Например, каким-то заказчикам нужно помочь с составлением технического задания – отметьте это в комментариях, чтобы не забыть помочь с ТЗ.

База клиентов в Excel (расширенный вариант)

В расширенном варианте базы у каждого клиента можно указать дополнительные сведения:

  • Канал привлечения – источник получения клиента. Список источников можно отредактировать на листе «Каналы привлечения». Допускается указывать до 20 каналов.
  • Статус – активный или не активный. По умолчанию ставьте всем клиентам активный статус. Ниже я расскажу, в каких случаях его нужно менять на не активный.

В расширенной базе имеется функция отслеживания клиентов, которым нужно напомнить о своих услугах. Если у активного клиента с момента последнего заказа прошло более 6 месяцев, в столбике «Пора звонить» ячейка станет красной. В примере выше Вы можете увидеть такую ячейку у клиента №1. В этом случае рекомендую написать клиенту и напомнить о себе.

Если Вы получили новый заказ от такого клиента, укажите дату нового заказ в столбике «Дата последнего заказа». Если клиент ничего не ответит, переводите его в не активный статус. По не активным клиентам система не делает напоминаний.

Программа Excel позволяет создать еще более сложные и интересные базы клиентов. В наших примерах достаточно простые варианты, но именно из-за простоты они позволяют не тратить много времени на ведение базы клиентов, а с другой – помогают поддерживать отношения с клиентами и получать больше заказов.

Если у Вас есть предложения по доработке шаблонов, представленных в статье, пишите в комментариях.

Дополнительные материалы

Что такое CRM-система?
Обзор бесплатных и платных CRM, помогающих вести проекты и отслеживать важные задачи.

Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?
Бесплатная программа в Excel, которая поможет вам привести дела в порядок.

Хм, давно увидел предложения работы на сайте. Почему-то не вызвали у меня доверия. А вот последние пару дней подробнее изучил сайт. Оказывается, есть много интересного, в том числе, для потенциального фрилансера.

здравствуйте!спасибо за таблицы. У меня просьба. напишите , пож-та, формулу к ячейке «пора звонить», с напоминанием на следующий день после последней даты (ячейка J) в вашей таблице расширенной версии. Благодарю за скорый ответ.

Эксель позволяет не только хранить записанную информацию о дате встречи и названии контрагента. Из эксель можно нажатием кнопки сформировать письмо в почтовой программе с информацией из выделенной строки или группу писем, автоматически прикрепить файл коммерческого предложения. Одним движением создавать сотни и тысячи именных предложений, писем, наклеек с адресами. Их таблицы можно нажатием кнопки позвонить по выделенному телефону через гарнитуру или отослать СМС сообщение клиентам. Вот о чем можно еще рассказать поднимая такую интересную тему.

Добрый день Сергей,
Прекрасная таблица, — спасибо огромное. Просьба , едентичная Юлии, — очень нужна формула для напоминали на 6 месяцев, -куда вводить переменную количества дней?

Добрый день Сергей. Спасибо за прекрасный расширенный вариант вашей программы. Подскажите плиз как поменять напоминание с 6 месяцев на любое другое количество.
Ведь 6 месяцев — это долго. Если клиентам необходимо напоминать каждый месяц о себе, а некоторым и через 2 недели. Можете помочь?

Читайте так же:  Льготы дети войны в спб

Добрый день Сергей. Та же просьба. Как выставить не 6 месяцев, а 1 месяц хотя бы. Или количество дней для индивидуального клиента в отдельности, когда есть устная договоренность перезвонить клиенту например через 15 дней, так как тот выйдет из отпуска. Поможете?

Добрый день!
Благодарю за вопросы. Для более гибких настроек работы с клиентами рекомендую рассмотреть CRM-системы: http://www.kadrof.ru/st-crm.shtml Они позволяют более тонко настроить работу с каждым клиентом, контролировать звонки и продажи. По ссылке находится обзор таких систем, в том числе бесплатных.

Добрый день, Сергей!
Подскажите, как изменить время напоминания с 6 месяцев до 1 месяца?

Как оформить список клиентов

© Николай Павлов, Planetaexcel, 2006-2018
info@planetaexcel.ru

Использование любых материалов сайта
допускается строго с указанием прямой ссылки на источник,
название сайта, имя автора и неизменности исходного текста
и иллюстраций.

ИП Павлов Николай Владимирович
ИНН 633015842586
ОГРН 310633031600071

Как сделать таблицу в excel список клиентов?

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

  1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).
  2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.
  3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».
  4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

  1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».
  2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

  1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».
  2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

  • Автофильтр;
  • фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

  1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».
  2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».
  3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.
  4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.
  5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».
  6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

  1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.
  2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

  • сумма (суммировать данные);
  • счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
  • среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
  • максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
  • произведение (результат умножения данных);
  • стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

  1. Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» — «Промежуточные итоги».
  2. В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

  1. Шаблон для менеджера, позволяющий контролировать результат обзвона клиентов. Скачать шаблон для клиентской базы Excel. Образец:
  2. Простейший шаблон.Клиентская база в Excel скачать бесплатно. Образец:

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

Таблицы в Excel представляют собой ряд строк и столбцов со связанными данными, которыми вы управляете независимо друг от друга.

Работая в Excel с таблицами, вы сможете создавать отчеты, делать расчеты, строить графики и диаграммы, сортировать и фильтровать информацию.

Если ваша работа связана с обработкой данных, то навыки работы с таблицами в Эксель помогут вам сильно сэкономить время и повысить эффективность.

Как работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция

1. Выделите область ячеек для создания таблицы

Выделите область ячеек, на месте которых вы хотите создать таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и с информацией.

2. Нажмите кнопку “Таблица” на панели быстрого доступа

На вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.

3. Выберите диапазон ячеек

В всплывающем вы можете скорректировать расположение данных, а также настроить отображение заголовков. Когда все готово, нажмите “ОК”.

4. Таблица готова. Заполняйте данными!

Поздравляю, ваша таблица готова к заполнению! Об основных возможностях в работе с умными таблицами вы узнаете ниже.

Форматирование таблицы в Excel

Для настройки формата таблицы в Экселе доступны предварительно настроенные стили. Все они находятся на вкладке “Конструктор” в разделе “Стили таблиц”:

Если 7-ми стилей вам мало для выбора, тогда, нажав на кнопку, в правом нижнем углу стилей таблиц, раскроются все доступные стили. В дополнении к предустановленным системой стилям, вы можете настроить свой формат.

Помимо цветовой гаммы, в меню “Конструктора” таблиц можно настроить:

  • Отображение строки заголовков – включает и отключает заголовки в таблице;
  • Строку итогов – включает и отключает строку с суммой значений в колонках;
  • Чередующиеся строки – подсвечивает цветом чередующиеся строки;
  • Первый столбец – выделяет “жирным” текст в первом столбце с данными;
  • Последний столбец – выделяет “жирным” текст в последнем столбце;
  • Чередующиеся столбцы – подсвечивает цветом чередующиеся столбцы;
  • Кнопка фильтра – добавляет и убирает кнопки фильтра в заголовках столбцов.

Как добавить строку или столбец в таблице Excel

Даже внутри уже созданной таблицы вы можете добавлять строки или столбцы. Для этого кликните на любой ячейке правой клавишей мыши для вызова всплывающего окна:

  • Выберите пункт “Вставить” и кликните левой клавишей мыши по “Столбцы таблицы слева” если хотите добавить столбец, или “Строки таблицы выше”, если хотите вставить строку.
  • Если вы хотите удалить строку или столбец в таблице, то спуститесь по списку в сплывающем окне до пункта “Удалить” и выберите “Столбцы таблицы”, если хотите удалить столбец или “Строки таблицы”, если хотите удалить строку.

Как отсортировать таблицу в Excel

Для сортировки информации при работе с таблицей, нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

В окне выберите по какому принципу отсортировать данные: “по возрастанию”, “по убыванию”, “по цвету”, “числовым фильтрам”.

Как отфильтровать данные в таблице Excel

Для фильтрации информации в таблице нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

  • “Текстовый фильтр” отображается когда среди данных колонки есть текстовые значения;
  • “Фильтр по цвету” также как и текстовый, доступен когда в таблице есть ячейки, окрашенные в отличающийся от стандартного оформления цвета;
  • “Числовой фильтр” позволяет отобрать данные по параметрам: “Равно…”, “Не равно…”, “Больше…”, “Больше или равно…”, “Меньше…”, “Меньше или равно…”, “Между…”, “Первые 10…”, “Выше среднего”, “Ниже среднего”, а также настроить собственный фильтр.
  • В всплывающем окне, под “Поиском” отображаются все данные, по которым можно произвести фильтрацию, а также одним нажатием выделить все значения или выбрать только пустые ячейки.

Если вы хотите отменить все созданные настройки фильтрации, снова откройте всплывающее окно над нужной колонкой и нажмите “Удалить фильтр из столбца”. После этого таблица вернется в исходный вид.

Как посчитать сумму в таблице Excel

Для того чтобы посчитать сумму колонки в конце таблицы, нажмите правой клавишей мыши на любой ячейке и вызовите всплывающее окно:

В списке окна выберите пункт “Таблица” => “Строка итогов”:

Внизу таблица появится промежуточный итог. Нажмите левой клавишей мыши на ячейке с суммой.

В выпадающем меню выберите принцип промежуточного итога: это может быть сумма значений колонки, “среднее”, “количество”, “количество чисел”, “максимум”, “минимум” и т.д.

Как в Excel закрепить шапку таблицы

Таблицы, с которыми приходится работать, зачастую крупные и содержат в себе десятки строк. Прокручивая таблицу “вниз” сложно ориентироваться в данных, если не видно заголовков столбцов. В Эксель есть возможность закрепить шапку в таблице таким образом, что при прокрутке данных вам будут видны заголовки колонок.

Для того чтобы закрепить заголовки сделайте следующее:

  • Перейдите на вкладку “Вид” в панели инструментов и выберите пункт “Закрепить области”:
  • Выберите пункт “Закрепить верхнюю строку”:
  • Теперь, прокручивая таблицу, вы не потеряете заголовки и сможете легко сориентироваться где какие данные находятся:

Как перевернуть таблицу в Excel

Представим, что у нас есть готовая таблица с данными продаж по менеджерам:

На таблице сверху в строках указаны фамилии продавцов, в колонках месяцы. Для того чтобы перевернуть таблицу и разместить месяцы в строках, а фамилии продавцов нужно:

  • Выделить таблицу целиком (зажав левую клавишу мыши выделить все ячейки таблицы) и скопировать данные (CTRL+C):
  • Переместить курсор мыши на свободную ячейку и нажать правую клавишу мыши. В открывшемся меню выбрать “Специальная вставка” и нажать на этом пункте левой клавишей мыши:
  • В открывшемся окне в разделе “Вставить” выбрать “значения” и поставить галочку в пункте “транспонировать”:
  • Готово! Месяцы теперь размещены по строкам, а фамилии продавцов по колонкам. Все что остается сделать – это преобразовать полученные данные в таблицу.
Читайте так же:  Претензия на срок поставки товара

В этой статье вы ознакомились с принципами работы в Excel с таблицами, а также основными подходами в их создании. Пишите свои вопросы в комментарии!

Для таблиц, которые используют постоянные и повторяющиеся данные (например фамилии сотрудников, номенклатура товара или процент скидки для клиента) чтобы не держать в голове и не ошибиться при наборе, существует возможность один раз создать стандартный список и при подстановке данных делать выборку из него. Данная статья позволит вам использовать 4 разных способа как в экселе сделать выпадающий список.

Способ 1 — горячие клавиши и раскрывающийся список в excel

Данный способ использования выпадающего списка по сути не является инструментом таблицы, который надо как либо настраивать или заполнять. Это встроенная функция (горячие клавиши) которая работает всегда. При заполнении какого либо столбца, вы можете нажать правой кнопкой мыши на пустой ячейке и в выпадающем списке выбрать пункт меню «Выбрать из раскрывающегося списка».

Этот же пункт меню можно запустить сочетанием клавиш Alt+»Стрелка вниз» и программа автоматически предложит в выпадающем списке значения ячеек, которые вы ранее заполняли данными. На изображении ниже программа предложила 4 варианта заполнения (дублирующиеся данные Excel не показывает). Единственное условие работы данного инструмента — это между ячейкой, в которую вы вводите данные из списка и самим списком не должно быть пустых ячеек.

Использование горячих клавиш для раскрытия выпадающего списка данных

При чем список для заполнения таким способом работает как в ячейке снизу, так и в ячейке сверху. Для верхней ячейки программа возьмет содержание списка из нижних значений. И опять же не должно быть пустой ячейки между данными и ячейкой для ввода.

Выпадающий список может работать и в верхней части с данными, которые ниже ячейки

Способ 2 — самый удобный, простой и наиболее гибкий

Данный способ предполагает создание отдельных данных для списка. При чем данные могут находится как на листе с таблицей, так и на другом листе файла Excel.

    Сперва необходимо создать список данных, который будет источником данных для подстановки в выпадающий список в excel. Выделите данные и нажмите правой кнопкой мыши. В выпадающем списке выберите пункт «Присвоить имя…».

Создание набора данных для списка

В окне «Создание имени» задайте имя для вашего списка (это имя дальше будет использоваться в формуле подстановки). Имя должно быть без пробелов и начинаться с буквы.

Введите имя для набора данных

Выделите ячейки (можно сразу несколько ячеек), в которых планируется создать выпадающий список. Во вкладке «ДАННЫЕ» вверху документа нажмите на «Проверка данных».

Создать выпадающий список можно сразу для нескольких ячеек

  • В окне проверка вводимых значение в качестве типа данных задайте «Список». В строке «Источник:» введите знак равно и имя для ранее созданного списка. Данная формула позволит ввести значения только из списка, т.е. произведет проверку введенного значения и предложит варианты. Эти варианты и будут выпадающим списком.
  • Для создания проверки вводимых значений введите имя ранее созданного списка

    При попытке ввести значение, которого нет в заданном списке, эксель выдаст ошибку.

    Кроме списка можно вводить данные вручную. Если введенные данные не совпадут с одним из данных — программа выдаст ошибку

    А при нажатии на кнопку выпадающего списка в ячейке вы увидите перечень значений из созданного ранее.

    Способ 3 — как в excel сделать выпадающий список с использованием ActiveX

    Чтобы воспользоваться этим способом, необходимо чтобы у вас была включена вкладка «РАЗРАБОТЧИК». По умолчанию эта вкладка отсутствует. Чтобы ее включить:

    1. Нажмите на «Файл» в левом верхнем углу приложения.
    2. Выберите пункт «Параметры» и нажмите на него.
    3. В окне настройки параметров Excel во вкладке «Настроить ленту» поставьте галочку напротив вкладки «Разработчик».

    Включение вкладки «РАЗРАБОТЧИК»

    Теперь вы сможете воспользоваться инструментом «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Во вкладке «РАЗРАБОТЧИК» нажмите на кнопку «Вставить» и найдите в элементах ActiveX кнопку «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Нажмите на нее.

    Нарисуйте данный объект в excel выпадающий список в ячейке, где вам необходим выпадающий список.

    Теперь необходимо настроить данный элемент. Чтобы это сделать, необходимо включить «Режим конструктора» и нажать на кнопку «Свойства». У вас должно открыться окно свойств (Properties).

    С открытым окном свойств нажмите на ранее созданный элемент «Поле со списком». В списке свойств очень много параметров для настройки и вы сможете изучив их, настроить очень много начиная от отображения списка до специальных свойств данного объекта.

    Но нас на этапе создания интересуют только три основных:

    1. ListFillRange — указывает диапазон ячеек, из которых будут браться значения для выпадающего списка. В моем примере я указал два столбца (A2:B7 — дальше покажу как это использовать). Если необходимо только одни значения указывается A2:A7.
    2. ListRows — количество данных в выпадающем списке. Элемент ActiveX отличается от первого способа тем, что можно указать большое количество данных.
    3. ColumnCount — указывает сколько столбцов данных указывать в выпадающем списке.

    В строке ColumnCount я указал значение 2 и теперь в списке выпадающие данные выглядят вот так:

    Как видите получился выпадающий список в excel с подстановкой данных из второго столбца с данными «Поставщик».

    Если Вы заполняете таблицу в Excel, и данные в столбце могут иногда повторяться, например, название товара, или имя сотрудника, то, чтобы не вводить нужный параметр каждый раз, проще и легче один раз создать выпадающий список и выбирать из него значение.

    В статье мы рассмотрим, как сделать выпадающие списки различного вида в таблице Эксель.

    Создаем простой выпадающий список

    Для этого, в ячейки А1:А7 вписываем данные, которые будут отображаться в списке. Теперь выделим ячейку, в которой создадим выпадающий список – В2.

    Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопочке «Проверка данных».

    На вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем «Список». В поле «Источник» можно ввести значения различными способами:

    1 – вводим значения для списка вручную, через точку с запятой;

    2 – указываем диапазон ячеек, в которые введены данные для выпадающего списка;

    3 – выделяем ячейки с именами, кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из меню «Присвоить имя».

    Дальше впишите «Имя» для выделенных данных.

    Выделяем ячейку В2 и в поле «Источник» ставим «=», затем пишем созданное имя.

    Таким образом, мы создали простой выпадающий список в Excel.

    Если у Вас есть заголовок для столбца, и значениями нужно заполнять каждую строку, то выделите не одну ячейку, а диапазон ячеек – В2:В9. Тогда можно будет выбирать из выпадающего списка нужное значение в каждой ячейке.

    Добавляем значения в выпадающий список – динамический список

    При этом мы будем дописывать значения в нужный диапазон, а они будут автоматически добавляться в выпадающий список.

    Выделяем диапазон ячеек – D1:D8, затем на вкладке «Главная» нажимаем «Форматировать как таблицу» и выбираем любой стиль.

    Подтверждаем расположение данных и ставим галочку в поле «Таблица с заголовками».

    Вверху пишем заголовок таблицы – «Сотрудники», и заполняем ее данными.

    Выделяем ячейку, в которой будет выпадающий список и кликаем по кнопочке «Проверка данных». В следующем окне, в поле «Источник», пишем следующее: =ДВССЫЛ(«Таблица1»). У меня одна таблица на листе, поэтому пишу «Таблица1», если будет вторая – «Таблица2», и так далее.

    Теперь добавим новое имя сотрудника в наш список: Ира. В выпадающем списке оно появилось. Если мы удалим любое имя из таблицы, из списка оно тоже удалится.

    Выпадающий список со значениями с другого листа

    Если таблица с выпадающими списками находится на одном листе, а данные для этих списков – на другом, то данная функция нам очень поможет.

    На Листе 2, выделяем одну ячейку или диапазон ячеек, затем кликаем по кнопочке «Проверка данных».

    Переходим на Лист 1, ставим курсор в поле «Источник» и выделяем нужный диапазон ячеек.

    Теперь можно дописывать имена на Листе 1, они будут добавляться в выпадающие списки на Листе 2.

    Создаем зависимые выпадающие списки

    Предположим, у нас есть три диапазона: имена, фамилии и отчества сотрудников. Для каждого, нужно присвоить имя. Выделяем ячейки оного диапазона, можно и пустые – в них со временем можно будет добавлять данные, которые будут появляться в выпадающем списке. Кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из списка «Присвоить имя».

    Первый называем «Имя», второй – «Фамилия», третий – «Отч».

    Сделаем еще один диапазон, в котором будут прописаны присвоенные имена. Назовем его «Сотрудники».

    Делаем первый выпадающий список, который будет состоять из названия диапазонов. Выделяем ячейку Е1 и на вкладке «Данные» выбираем «Проверка данных».

    В поле «Тип данных» выберите «Список», в поле источник – или введите «=Сотрудники», или выделите диапазон ячеек, которому присвоено имя.

    Первый выпадающий список создан. Теперь в ячейке F2 создадим второй список, который должен зависеть от первого. Если в первом выберем «Имя», во втором отобразится список имен, если выберем «Фамилия» – список фамилий.

    Выделяем ячейку и кликаем по кнопочке «Проверка данных». В поле «Тип данных» выбираем «Список», в поле источник прописываем следующее: =ДВССЫЛ($Е$1). Здесь Е1 – это ячейка с первым выпадающим списком.

    По такому принципу можно делать зависимые выпадающие списки.

    Если в дальнейшем, нужно будет вписать значения в диапазон, которому задано имя, например, «Фамилия». Перейдите на вкладку «Формулы» и кликните «Диспетчер имен». Теперь в имени диапазона выбираем «Фамилия», и внизу, вместо последней ячейки С3, напишите С10. Нажмите галочку. После этого диапазон увеличится, и в него можно будет дописывать данные, которые автоматически будут появляться в выпадающем списке.

    Теперь Вы знаете, как сделать раскрывающийся список в Excel.

    Поделитесь статьёй с друзьями:

    Как создать выпадающий список, состоящий сразу из нескольких ячеек (скажем чтобы наименование было со стоимостью)

    Спасибо, всё получилось.

    Огромное спасибо автору за «зависимые выпадающие списки». Сам бился два дня, а ваша статья очень помогла. Всё работает на разных листах. Получил как раз то, что и хотел.

    Автору спасибо за хорошую статью! Как оказалось, есть масса возможностей их создания!

    Выпадающий список со значениями с другого листа не работает, так как окно когда открыто проверка данных не дает работать с другими окнами, тем более с другим листом!