Требования к оформлению положения об организации

12.03.2018 Выкл. Автор admin

Устав, положение, регламент как основные организационно-правовые документы предприятия

Любая организация в своей работе опирается не только на законодательные, правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией. К таким документам относятся: устав, положение, регламент, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции.

Рассмотрим понятие, назначение, структуру и особенности устава, положения и регламента предприятия, учреждения, организации.

Устав предприятия, учреждения, организации

В соответствии со ст. 52 ГК РФ «юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида».

Во многих случаях, устав является основным учредительным документом юридического лица.

Под уставом, как организационным документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.[2]

Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.

В уставе должны определяться: наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации и других законодательных актах. Назовем некоторые из них:

  • устав общества с ограниченной ответственностью (ООО) – ст. 89 ГК РФ и ст. 11, 12 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ;
  • устав общества с дополнительной ответственностью (ОДО) – ст. 95 ГК РФ;
  • устав акционерного общества (АО) – ст. 98 ГК РФ и ст. 11-14 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ;
  • устав учреждения – ст. 14 Федерального закона «О некоммерческих организациях» от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ.

Положение об организации, структурном подразделении, коллегиальном (или совещательном) органе

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, задачи и функции, права и обязанности, организацию работы учреждений, структурных подразделений, служб.

Положение об организации относится к учредительным документам. Оно определяет статус организации, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации.

Обязательными реквизитами положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, оттиск печати.[3]

Положение о структурном подразделении – это правовой акт, определяющий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых.

Нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении не существует. Текст положения о подразделении может включать следующие разделы:

  • общие положения;
  • основные задачи;
  • функции
  • права и обязанности
  • ответственность
  • взаимоотношения.[3]

Обязательные реквизиты положения о структурном подразделении: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.

Понятие, разделы текста, реквизиты положения о коллегиальном (или совещательном) органе аналогичны понятию и разделам текста и реквизитам положения о структурном подразделении.

Регламент как правовой акт

Регламент — правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. [3]

Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет:

  • статус этого органа;
  • порядок планирования работы;
  • порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
  • внесение материалов на рассмотрение;
  • порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
  • ведение протокола заседания;
  • оформление решений;
  • порядок доведения решений до исполнителей
  • материально-техническое обеспечение заседаний.[3]

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, стадию согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой, стадию утверждения руководителем организации или руководителем коллегиального органа.

Обязательные реквизиты регламента: наименование организации (наименование коллегиального или совещательного органа, если регламент посвящен данному органу), вид документа, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.

Другие статьи по данной теме:

Список использованных источников

АДМИНИСТРАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Административно-организационные документы предназначены для обеспечения решения широкого круга задач управления людьми и экономическими объектами как глобального (межгосударственного и государственного) уровня, так и локального — предприятиями, организациями, производственными коллективами и т. п.

К административно-организационным документам относятся: положения, планы, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры, инструкции и пр.

ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛО, ИНСТРУКЦИЯ

Положение — нормативный акт, имеющий сводный характер и определяющий структуру, функции, компетенцию органа или системы органов ( Положение об отделе главного конструктора, Положение о гимназии ), либо порядок их действий в определённых случаях ( Положение о порядке созыва и проведения общего собрания акционеров закрытого акционерного общества ), либо регулирующий совокупность организационных, имущественных, трудовых отношений по конкретному вопросу ( Положение о порядке заключения и исполнения договоров, Положение о порядке аккредитации журналистов).

Правила — нормативный акт, которым регулируется организация и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений. В частности, правилами устанавливается организация и порядок деятельности государственного или иного органа, предприятия, учреждения (например, Правила внутреннего трудового распорядка предприятия ). В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция (от лат. instructio — устройство, наставление):

1. Акт управления, содержащий нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности, а также нормы, определяющие порядок и условия реализации нормативных актов, изданных данным или вышестоящим органом (например, Инструкция о порядке санаторно-курортного обеспечения в федеральных органах правительственной связи и информации ).

2. Нормативный акт, определяющий порядок и способы осуществления какой-либо деятельности (например, Должностная инструкция заведующего складом ).

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке.
Общая структура документа :

1. Наименование органа, организации, учреждения, выпустившего данный документ.
2. Гриф утверждения.
3. Заголовок.
4. Констатирующая часть.
5. Основной текст.
6. Подпись лица, подготовившего проект документа, дата.

Обязательными являются пункты 2 — 5. В ряде документов наименование организации включается в пункт 2 и не дублируется в пункте 1.
Пункт 6 обычно используется, если документ готовится и подписывается руководителем подразделения, а утверждается вышестоящей организацией.

Основные правила оформления грифа утверждения, заголовка и подписи рассмотрены в разделе «Требования к оформлению реквизитов документа». Здесь мы остановимся только на особенностях оформления, присущих рассматриваемым документам.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «о чем?», например: Положение о порядке заключения и исполнения договоров; Положение о персонале; Инструкция о порядке подготовки проектов приказа .

Заголовок к инструкции , содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «кого?, чья?», например: Должностная инструкция главного специалиста; Должностная инструкция заведующего складом .

В констатирующей части положения (правил, инструкции) указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий и т. п.

Констатирующая часть оформляется либо в виде отдельного абзаца перед основным текстом документа, либо как раздел «Общие положения» документа (см. примеры).

Основной текст положения (правил, инструкции) имеет следующие языковые особенности:

  • употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи;
  • преимущественное использование страдательных конструкций;
  • трафаретность в изложении текста;
  • применение рубрицирования, необходимого при перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора и контракта. Текст документа может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами;
  • изложение в сжатой форме от третьего лица единственного или множественного числа. Типовые глаголы, используемые в тексте: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается», «устанавливает», «разработано», «признается», «возлагается» и т. п.

Требования к оформлению кадровой документации

«Кадровый вопрос», 2011, N 1

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

В любой организации независимо от ее формы собственности и организационно-правовой формы должен быть определенный перечень документов по кадровому учету. Указанный перечень документов не зависит от количества работников организации. Данное требование к кадровому учету любой организации определено прежде всего в нормах ТК РФ. О том, какие требования установлены к оформлению кадровой документации в организации, мы и поговорим в настоящей статье.

В соответствии с положениями ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. Документирование информации в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

Требования к оформлению основных кадровых документов содержатся в соответствующих нормативно-методических документах, которые будут рассматриваться далее.

В ТК РФ не содержатся требования к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов (распоряжений) по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов (распоряжений), а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора. К форме трудового договора предъявлено следующее требование: заключать его в письменной форме и составлять в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Для того чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (п. 34 ГОСТ Р 51141-98).

В соответствии с ОК 011-93. Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:

— унифицированную систему организационно-распорядительной документации;

— унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).

Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003. Настоящим Стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов.

Указания по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты содержатся в Постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

При оформлении документов необходимо руководствоваться двумя основными вышеуказанными нормативами.

Кроме традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются электронные документы. В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Электронный документ должен обладать всеми реквизитами юридически значимого документа (наименование и место нахождения организации — создателя документа, код лица, изготовившего документ, код лица, ответственного за изготовление документа на компьютерном носителе, код лица, утвердившего документ) и формой, доступной для непосредственного восприятия человеком.

Реквизит документа — это обязательный элемент оформления официального документа (п. 39 ГОСТ Р 51141-98).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

16 — гриф утверждения документа;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Рисунки Государственного герба Российской Федерации в многоцветном и одноцветном вариантах помещены в Приложениях 1 и 2 к Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Использование Государственного герба Российской Федерации с нарушением закона, а также надругательство над Государственным гербом Российской Федерации влекут за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по ОКУД. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке; адрес электронной почты и другие).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 10 октября 2010 г. следует оформлять 10.10.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 10 октября 2010 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2010.10.10.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другим.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Незарегистрированный документ юридической силы не имеет.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом письме указывается только один адрес.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Чернышева ул., д. 31, Новосибирск, 644099

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

ул. Звездова, д. 19, кв. 4,

г. Омск, Варшавский р-н,

Омская область, 402341

Гриф утверждения — реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ может утверждаться двумя способами: должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «Утверждаю» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Генеральный директор ОАО «Восход»

Личная подпись П. Е. Иващенко

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «Утвержден» («Утверждена», «Утверждены» или «Утверждено»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

решением общего собрания

акционеров от 26.11.2010 N 24

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Гриф утверждения присутствует не на каждом документе, поэтому рекомендуем обратиться к специальному перечню документов, подлежащих утверждению, который содержится в Приложении N 4 Приказа Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 г. N 33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

— акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и так далее);

— договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и так далее);

— задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и так далее);

— инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и так далее);

— нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и так далее);

— отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и так далее);

— перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и так далее);

— планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и так далее);

— положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и так далее);

— программы (проведения работ и мероприятий; командировок и так далее);

— расценки на производство работ;

— сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и так далее);

— стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

— структура и штатная численность;

— уставы государственных предприятий (объединений); совхозов, входящих в состав объединений и так далее;

— формы унифицированных документов;

— штатные расписания и изменения к ним.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Прошу подготовить проект

договора с ОАО «Гелиос»

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), чего (кого)? Например: приказ о создании аттестационной комиссии, должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов следует оформлять в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и так далее). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

— наименование организации — автора документа;

— регистрационный номер документа;

— заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказе, распоряжении и так далее) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положении, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акте, справке), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»).

Отметка о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения. Слово «Приложение» печатается от левого поля подтекстом. Существует несколько способов оформления этого реквизита.

Если в тексте письма упоминается название приложения (например, «Направляем вам проект инструкции по делопроизводству. «), то отметка о нем оформляется следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 2 экз.

Если в тексте письма приложение не называется, то отметка о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров:

Проект договора о поставках от 04.11.2010 N 03-03/63 на 4 л. в 2 экз.

Если к письму прилагаются несколько документов, то документы-приложения нумеруются, и в каждом указывается количество страниц и экземпляров:

1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 2 экз.

2. Проект договора о поставках от 04.11.2010 N 03-03/63 на 4 л. в 2 экз.

Если письмо направляется нескольким адресатам, а приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения:

Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес

Реквизит «Подпись» — это реквизит, придающий юридическую силу документу, представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации региональных банков России

Личная подпись В. В. Ионкин

Вице-президент Личная подпись В. В. Ионкин

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор Личная подпись Е. В. Авдеев

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор академии Личная подпись М. В. Ерофеев

Главный бухгалтер Личная подпись И. В. Козинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по маркетингу по маркетингу

Личная подпись И. Н. Королев Личная подпись Т. А. Руденко

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись К. П. Рыжков

Члены комиссии Личная подпись А. Н. Антонов

Личная подпись А. С. Корнеев

Личная подпись О. И. Румянцев

Важным является вопрос: кто может подписывать документ в отсутствие начальника? В такой ситуации основанием для проставления подписи может быть специальный документ, в котором прописано, кто в отсутствие директора имеет право подписывать и какие виды документов. Это положение может быть специально оговорено в должностной инструкции на того или иного заместителя.

Гриф согласования — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф согласования документа состоит из слова «Согласовано», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А. Г. Грязнова

Согласование документа оформляют визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель отдела маркетинга

Личная подпись А. С. Кознев

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Руководитель отдела маркетинга

Личная подпись А. С. Кознев

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы согласования проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы согласования проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз согласования документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).

Отметка об исполнителе — это реквизит, который включает в себя фамилию и номер телефона или фамилию, имя, отчество и номер телефона специалиста, который непосредственно готовил документ, а значит, и хорошо разбирается в проблеме, например:

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Кроме общих требований к реквизитам документов, описанных выше, существуют также требования к бланкам документов. Большинство организационно-распорядительных документов: протоколы, приказы, положения, инструкции, письма, справки и так далее — должны создаваться на бланках документов. На простой бумаге в произвольной форме могут быть написаны заявление о приеме на работу или объяснительная и докладная записка, отзывы и доклады.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с Приложением А к ГОСТ Р 6.30-2003. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный.

Реквизит 01 (Государственный герб Российской Федерации), а также 02 (герб субъекта Российской Федерации) и 03 (эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)) располагают над серединой реквизита 08 (наименование организации).

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, ограничительные отметки для реквизитов, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер документа и дату в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

— центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

— бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации или товарный знак);

— место составления или издания документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации или товарный знак);

— справочные данные об организации;

— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

И при необходимости — ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер документа и дату;

— место составления или издания документа;

— заголовок к тексту;

— отметка о контроле;

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации или товарный знак);

— наименование вида документа;

— место составления или издания документа.

А также при необходимости — ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату документа;

— заголовок к тексту;

— отметка о контроле.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка. При этом реквизиты (наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа) печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа.

Вопрос о способе изготовления бланков каждый субъект документирования информации вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Несмотря на то что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТ Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в локальных нормативных актах, например в инструкции по делопроизводству или правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили Государственному стандарту.

Читайте так же:  Образец как уменьшить алименты