Приказ в произвольной формы

18.04.2018 Выкл. Автор admin

Приказ по личному составу

Все приказы по личному составу относятся к кадровому делопроизводству. Эти распорядительные документы позволяют руководству организации оперативно и своевременно управлять подчиненными.

По каким причинам создаются приказы по личному составу

Данные приказы могут касаться любых действий и обстоятельств, связанных с сотрудниками предприятия. Составляются они по самым разным поводам:

  • при приеме на работу и увольнении сотрудников;
  • при наложении дисциплинарных взысканий;
  • при награждениях и поощрениях;
  • при переводе на другую должность и т.д.

Срок действия документа

Каждый приказ по личному составу имеет строго определенный период действия, который начинается либо с даты официального выпуска документа, либо с того дня, который указан в его тексте.

Окончание приказа может быть связано с одним из нескольких основных факторов: его исполнением, истечением срока действия, отменой, а также вступлением в силу локальных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, норм закона, которые существенно изменяют условия того или иного распоряжения директора фирмы.

Кто пишет приказ

Обычно функция по составлению кадровых приказов ложится на плечи специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря организации (в зависимости от того в чьи должностные обязанности она вписана). В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.

После составления приказ по личному составу должен быть в обязательном порядке передан по подпись руководителю предприятия, поскольку он формируется всегда от его лица.

Если на предприятии действует профсоюзная ячейка, ее представитель должен также ознакомиться с документом до его выпуска (во избежание вольного или невольного нарушения прав трудящихся).

Основание для приказа

Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации. Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.

К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.
В качестве обоснования можно привести доводы, являющиеся объективным объяснением создания того или иного распоряжения (обоснование всегда пишется после слов «В связи с…»).

Правила составления документа

С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании.

Некоторые представители предприятий предпочитают по старинке пользоваться ранее обязательными к применению образцами приказов, что, в общем, понятно – они удобны, включают в себя всю нужную информацию и не нужно думать над формой и содержанием документа.

При этом, вне зависимости от того, какой способ формирования приказа выбирается, необходимо, чтобы приказ по своей структуре соответствовал определенным параметрам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Кроме того, приказ должен содержать перечень обязательных сведений. К ним относятся:

  • название документа;
  • его номер и дата составления;
  • наименование организации, в которой он издается.

Далее идет основная часть:

  • суть распоряжения, с указанием конкретных работников, которых оно касается;
  • дата, с которой данный приказ вступает в законную силу;
  • обоснование для его формирования, т.е. словами описать конкретную причину или обстоятельства;
  • основание (здесь указывается ссылка на статью закона или на внутренний документ – акт, служебную или докладную записку).

В завершение в приказе при необходимости следует обозначить ответственных за его исполнение сотрудников (это может быть любой работник предприятия или сам директор).

Как оформить бланк

Оформление приказа по личному составу, также, как и его содержание, целиком и полностью отдается на откуп представителям предприятий и организаций. Документ можно писать на чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, причем как от руки (но только шариковой ручкой), так и на компьютере.

После того, как текст будет сформулирован, распоряжение нужно отдать на подпись директору или уполномоченному действовать от его имени сотруднику (при этом подпись должны быть только «живой» — использование факсимильных, т.е. отпечатанных каким-либо методом, автографов недопустимо).

Также с приказом под роспись должны быть ознакомлены ответственные за его исполнение лица и те работники организации, которых он касается напрямую.

Удостоверять бланк при помощи различного рода клише (т.е. печатей и штампов) на сегодняшний день не обязательно – эту норму нужно выполнять, только если она прописана во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Приказ всегда делается в одном экземпляре, но если надо, можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).
Сформированный приказ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов.

Внесение изменений в приказ

После того, как приказ, касающийся работников предприятия, официально издается, вносить в него какие-то правки и коррективы нельзя.

При необходимости изменить условия того или иного действующего распоряжения, следует для начала его отметить, а затем издать новый приказ.

В каком порядке хранятся приказы по личному составу

Данные виды приказов всегда должны содержаться в строго определенном порядке, в отдельном, закрытом для доступа посторонних лиц месте, недалеко от личных дел работников. Приказы по личному составу также связываются в отдельные дела, в зависимости от их назначения и сроков хранения, при этом период хранения определяется либо нормами законодательства, либо локальными нормативно-правовыми актами компании (но не менее пяти лет).

Приказ о переводе работника на другую работу

Перевод работника на другую работу (должность) внутри организации должен осуществляться в соответствии с приказом, который составляется на основании заявления о переводе или докладной записки с обоснованием перевода. Приказ может быть оформлен как в произвольном виде, так и с применением унифицированных форм. При этом, независимо от выбранной формы, документ составляется в одном экземпляре работником кадровой службы, подписывается руководителем организации, а также самим работником.

Для составления приказа в произвольной текстовой форме используется фирменный бланк организации, оформленный в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Текст приказа должен начинаться со слова «ПЕРЕВЕСТИ», без вступительной части (преамбулы). Далее по тексту необходимо указать:

  • фамилию, имя, отчество и текущую должность работника;
  • название подразделения и новой должности, на которую переводится работник;
  • дату начала, срок, условия работы и оплаты труда в новой должности;
  • основание перевода (вид, мотив).

Например:
ПЕРЕВЕСТИ
Николаева Сергея Кирилловича слесаря 4-го разряда цеха № 45 механиком гаража с 17 июля 2000 г. со сдельной оплатой труда на время реконструкции цеха № 45, ст. 27 КЗоТ.

ПЕРЕВЕСТИ
Васильеву Антонину Павловну, старшего экономиста отдела перевозок, на должность начальника отдела перевозок с 28 июля 2000 г. с окладом по штатному расписанию.

Унифицированные формы № Т-5 и Т-5а содержат все необходимые реквизиты и графы, для правильного оформления и издания приказа о переводе одного или нескольких работников. Поэтому рекомендуется использовать именно их. На обратной стороне формы № Т-5 также допускаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Как указать в приказе время перевода
В случае перевода работника на постоянную работу, в унифицированной форме № Т-5 графа «по» реквизита «Дата» не заполняется или в ней ставится прочерк.

В случае временного перевода, не всегда получается определить его точную дату окончания. К таким случаям можно отнести: замещение отсутствующего работника, время отсутствия которого неизвестно (например: при нахождении работника в отпуске по уходу за ребенком до достижения им установленного возраста); при переводе работника на другую работу по медицинскому заключению (например: временный перевод на облегченную работу в связи с беременностью работницы, до ухода в отпуск по беременности и родам). В приведенных случаях в форме приказа не может быть указана конкретная дата окончания перевода (во всяком случае на момент составления приказа). Существует несколько способов решения данной проблемы:

  1. В строке «по» реквизита «Дата» формы № Т-5 (графа 9 формы № Т-5а) необходимо указать событие, наступление которого (по согласованию сторон) обозначало бы окончание времени перевода работника. Событие должно быть описано словами полностью, для этого допускается изменение размеров соответствующей графы (согласно Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).
  2. Графа «по» не заполняется до момента свершения события, согласованного сторонами. В этом случае при составлении приказа событие указывается в графе «вид перевода» формы № Т-5, а графа «по» заполняется только после наступления события.

Распоряжение о предоставлении отпуска

Практически все аспекты трудовой деятельности подлежат документальному оформлению, особенно если работник будет отсутствовать на предприятии по причине пребывания, к примеру, в ежегодном отпуске.

А так как предоставление законного отдыха имеет определенную процедуру, установленную законом, необходимо ее не только соблюсти, но и правильно оформить посредством того же распорядительного акта.

Что это за документ?

В рамках закона приказ либо распоряжение является распорядительным актом локального значения, который издается с целью обозначения тех или иных действий, как работника, так и учреждения в рамках трудовых отношений.

То есть любой аспект, который предварительно закреплен в том же трудовом договоре и в ТК РФ, подлежит документальному оформлению, призванному оговорить некоторые дополнительные сведения либо же условия.

То есть и в договоре о взаимном сотрудничестве, и в той же ст.115 ТК РФ указано, что труженикам полагается отдых на протяжении 28 календарных дней. Но вот дата начала отпуска, а также его окончание, не говоря уже о той же замене на период отсутствия определенным сотрудником, оговаривается только в приказе.

Нормативная база

Учитывая, что трудовые взаимоотношения сопровождаются достаточно солидным документальным сопровождением, на законодательном уровне сформирован приказ Госкомстата №1, коим утверждены основные формы распорядительный актов, включая и приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6.

Однако с 2013 года указанный бланк переведен в статус рекомендательного, а не обязательного к использованию, вследствие чего компания может его и не применять, если разработает собственный формуляр.

Как оформить приказ о предоставлении отпуска работнику?

Формирование приказа о предоставлении законного отдыха нельзя назвать особо сложной процедурой, но некоторые нюансы все-таки есть, причем определенные законом.

Именно поэтому при издании указанного акта важно не только правильно его оформить, но и соблюсти ряд требований, оговоренных в ТК РФ.

Безусловно, форма Т-6 не является обязательной, а вот основные условия предоставления отпуска —являются.

Именно поэтому так важно не только их включить в формуляр, но и правильно сформировать, не говоря уже о других аспектах, таких как наличие подписей и установлении даты издания указанного акта.

Основания для составления

В рамках ст.123 ТК РФ ежегодный отдых полагается штатным сотрудникам на основании графика очередности отпусков, который формируется в прямой зависимости от производственных факторов и желания самых работников отдохнуть в тот или иной период.

То есть одним из оснований издания приказа является указанный акт. И вторым обязательным условием является письменное уведомление, которое работодатель во исполнение норм ст.123 ТК РФ должен вручить сотруднику под роспись, таким образом доведя до него информацию о начале и окончании его отдыха.

Однако если отпуск используется вне графика, допустим, в льготном порядке, что актуально для беременных тружениц и, к примеру, жен военнослужащих, указанные категории работников подают заявление с просьбой о реализации отдыха в указанный ими период, что собственно и является третьим основанием для издания приказа либо же распоряжения.

Читайте так же:  Пошлина на приобретение жилья

Когда и каким числом издается?

Как правило, приказ оформляется только на основании дополнительного акта, коим в случае формирования распоряжения об отпуске является уведомление о дате начала отпуска либо же заявление работника.

Следовательно, как только уведомление будет подписано сотрудником, а заявление получит резолюцию от начальника о согласии, можно издавать приказ днем, который соответствует дате ознакомления либо наложения резолюции. Это в большинстве случаев осуществляется в один день.

Кем подписывается?

Стандартная форма приказа об отпуске Т-6 содержит только две строки для подписей, которые проставляют руководитель и сам работник, знаменуя согласия с вышеизложенными сведениями.

Однако если распорядительный акт сформирован предприятием самостоятельно, может быть добавлена еще одна строка, содержащая подпись сотрудника, который и будет заменять отпускника на период его отсутствия.

Какими документами сопровождается?

Предоставление отпуска ведет не только к освобождению от непосредственных обязанностей на 4 недели либо же иной срок, но и к начислению отпускных выплат в размере среднего заработка.

А так как указанные выплаты нужно еще рассчитать, причем в документальном выражении в подтверждении обоснованности начисления той или иной суммы, к распоряжению об отпуске прилагается еще и записка-расчет по форме № Т-30, утвержденная тем же Приказом Госкомстата №1.

Где регистрируется?

Для систематизации и учета тех же изданных приказов в компаниях ведутся специализированные журналы, которые содержат основные данные: к примеру, дату издания распорядительных актов и основания, не говоря уже о сопутствующих сведениях, таких как Ф.И.О. работников и их должность.

Соответственно ведется такой журнал и для регистрации распоряжений о предоставлении отпусков, с проставлением номера регистрации уже в самом приказе.

Нужна ли печать

Формально, исходя из граф, предусмотренных в бланке Т-6, печать не требуется, учитывая, что места для ее проставления формуляр не содержит.

Однако ввиду того, что предприятие может самостоятельно разработать не только бланк приказа об отпуске, но и правила его оформления, конечно на основании типового Т-6, печать можно и проставлять, если такое условие содержится в той же Инструкции по делопроизводству, которой учреждение руководствуется.

Практически каждый документ в режиме кадрового делопроизводства имеет утвержденные законом сроки хранения.

В частности, в силу п.19 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 приказы о предоставлении отпуска относятся к документации по личному составу, которая в соответствии с указанным пунктом хранится в архиве компании не менее 75 лет.

Форма документа

Большинство учреждений как государственных, так и коммерческих при ведении кадровой документации используют типовые формуляры, утвержденные Приказом Госкомстата №1, скачать бесплатно бланк которых можно на нашем сайте.

При этом в рамках указанного нормативного акта ряд формуляров является обязательным для применения, а вот оставшиеся с 2013 года переведены в число рекомендательных форм.

Унифицированная

При издании приказа о предоставлении отпуска любого вида рекомендована к использованию унифицированная форма Т-6 и № Т-6а, которую, кстати, многие компании и используют по сей день.

А вот некоторые учреждения ввели в обиход собственные формуляры, конечно взяв за основу ту же форму Т-6 с дополнительными сведениями уже исходя из собственной специфики, — к примеру, добавив ту же строку о вменении обязанностей отпускника другому сотруднику.

Пример приказа произвольной формы:

Кто разрешает творческий отпуск? Узнайте тут.

Примеры составления для разных типов

Составить приказ о предоставлении отпуска любого вида совсем не сложно, особенно с использованием типовой формы Т-6, которая содержит графы с основными сведениями необходимыми для освещения.

Как заполнять форму Т-6?

Типовой бланк Т-6 включает в себя:

  • номер документа, который соответствует регистрации в журнале приказов;
  • дату издания указанного акта;
  • табельный номер сотрудника;
  • Ф.И.О. работника;
  • наименование структурного подразделения и должность будущего отпускника;
  • период, за который предоставляется отпуск, то есть за тот же календарный год;
  • вид отпуска, то ежегодный дополнительный либо же учебный;
  • количество предоставляемых дней отдыха;
  • дата начала и окончания отпуска;
  • подписи руководства и труженика.

Ежегодного оплачиваемого по графику

Форма Т-6 и предназначена для оформления ежегодного отпуска, поэтому если предприятие не использует другой бланк образец заполнения приказа осуществляется в соответствии с вышеизложенной инструкцией.

Однако если компания пользуется формуляром в собственной редакции, необходимо отразить следующие сведения:

  • наименование предприятия;
  • номер приказа и дату его издания;
  • преамбулу, то есть о предоставлении отпуска;
  • Ф.И.О сотрудника с указанием его должности;
  • дату начала отпуска и его окончание;
  • дополнительные условия, к примеру, о возложении обязанностей на другого сотрудника либо же доплату в виде оздоровительной выплаты к отпуску.

Если брать за основу форму Т-6 то в случае предоставления учебного отпуска заполняются не все разделы, а только те, которые непосредственно относятся к работнику в виду освобождения.

То есть основные данные о фамилии, должности, а также номере приказа включаются в любом случае, а вот вид отпуска уже указывается другой, как собственно и количество дней на основании справки-вызова.

Дополнительного оплачиваемого

Как правило, ежегодный и дополнительный отпуск предоставляется на основании графика очередности одновременно, то есть на те же 35 календарных дней сразу (28+7).

Но вот закон не заставляет того же работника использовать указанные виды отпуска сразу.

Поэтому дополнительный отпуск можно использовать и в иной период, конечно, на основании оформленного приказа по указанной форме Т-6, которая будет заполнена по вышеуказанному образцу с единственным отличием заключающемся в конкретизации вида отпуска в графе Б.

С последующим увольнением

В рамках закона, а именно ст.127 ТК РФ, работник имеет полное право использовать отпуск перед прекращением сотрудничества, что собственно и отражается в заявлении с просьбой о предоставлении отдыха с последующим увольнением.

Однако несмотря на одно заявление, распоряжений будет два, то есть одно для отпуска по указанной форме Т-6, а второе уже о расторжении трудовых правоотношений.

В произвольной форме можно объединить оба действия:


Без содержания (за свой счет)

Приказ о предоставлении административного отпуска также составляется с использованием формуляра Т-6, который опять же имеет всего несколько отличий в указании вида отпуска, а также в отсутствии заполнения граф о периоде за который отпуск и оформляется, учитывая, что данный раздел относится только к ежегодному отдыху.

Декретного (по беременности и родам)

Как правило, отпуск для родов оформляют приказом в свободной форме, хотя можно и использовать стандартный бланк Т-6, учитывая, что сей формуляр содержит основные сведения, которые и требуется оговорить, естественно со ссылкой на вид, то есть освобождение по БиР.

По уходу за ребенком (до 1,5 и 3 лет)

Освобождение от непосредственных обязанностей в виду ухода за новорожденным малышом также является одним из видов отпусков, что подразумевает использование как стандартной формы Т-6, так и приказа оформленного в свободной форме.

Приказ, оформленный на бланке Т-6, содержит графы, которые изначально подразумевают конкретизацию как дней отпуска, так и дату начала и окончания оного.

Именно поэтому в случае если используется только часть законного отпуска, указанный формуляр может быть использован на вполне законных основаниях.

Оплачивается ли отпуск на похороны близких? Подробности — в этом материале.

Как оформить чернобыльский отпуск? Узнайте тут.

Длительного педагогическому работнику

В большинстве случаев при оформлении длительного отпуска педагогическому работнику в рамках ст.335 ТК РФ приказ оформляется в свободной форме, в котором, в частности, оговаривается оплата, которая может быть предусмотрена не всегда, да и то в рамках Устава либо коллективного договора ДОУ.

Однако при формировании приказа по указанному основанию можно использовать и форму Т-6, которая опять же содержит все необходимые для освещения подразделы.

Нескольким работникам

Безусловно, каждый работник может использовать ежегодный отдых только на основании графика очередности, который, как правило, подразумевает поэтапный отдых штатных сотрудников.

Однако на крупных предприятиях с численностью сотрудников более 200 человек претендовать на отпуск могут несколько человек одновременно, причем в один и тот же день.

Именно поэтому для подобных случаев и предусмотрена уже другая форма, а именно Т-6а, которая имеет вид таблицы со всеми данными перечисленными выше, но в разрезе нескольких работников.

В рамках норм ТК РФ некоторые сотрудники имеют право на использование ежегодного отпуска авансом, что актуально в отношении беременных женщин и несовершеннолетних тружеников.

При этом при использовании бланка Т-6 возникает единственный вопрос: каким образом заполнить графу о календарном периоде, если он не отработан полностью? А между тем, в этом случае год указывается полностью, то есть даже с указанием даты, которая еще не наступила.

В связи с бракосочетанием

В рамках ст.128 ТК РФ сотрудники имеют право на освобождение от непосредственных обязанностей для регистрации брака до 5-ти дней.

При этом учитывая, что отпуск на свадьбу все же предоставляется без оплаты, используется стандартная форма Т-6 с указанием вида отдыха, то есть без содержания. А вот основанием для его предоставления является заявление, где и указывается, что отдых предназначен для празднования свадьбы.

Нюансы оформления

Безусловно, в рамках закона отпуск предоставляется на основании графика, который издается до 15 декабря на будущий год.

Естественно предусмотреть необходимость в освобождении от обязанностей на следующие 12 месяцев невозможно, ввиду чего законом и предусмотрено условие, которое подразумевает перенос отдыха на другое время по договоренности сторон, то есть руководства и труженика. А вот сам приказ о предоставлении отпуска работнику не меняется, то есть используется тот же бланк Т-6.

Для внутреннего и внешнего совместителя

В рамках закона совместитель как внутренний, так и внешний, является таким же штатным сотрудником, как и остальные работники, за некоторых исключением, предусмотренным в отношении протяженности нормы рабочего времени и порядка увольнения.

В остальном же различий нет, включая и порядок предоставления отпусков полной протяженности, а также использование бланка Т-6.

Муниципальному и государственному служащему

Безусловно, государственные и муниципальные служащие обязаны исполнять нормы закона и использовать документооборот только утвержденного образца.

Именно поэтому форма приказа о предоставлении отдыха в каждом муниципальном образовании оформляется в соответствии с Положением об отпусках, которое содержит не только основания и иные нюансы отдыха, но и разработанные бланки.

Адвокатская деятельность осуществляется в рамках ФЗ № 63, где в ст.2 сказано, что адвокат после получения лицензии не вправе вступать трудовые отношения в качестве работника за исключением научной либо творческой деятельности.

Однако ввиду того, что каждый граждан РФ имеет право на отдых, адвокат с целью реализации указанной гарантии должен рационально планировать свою деятельность, при этом не нарушая процессуальные сроки действий. Уход в отпуск происходит без издания приказа, который в связи с отсутствием работодателя не оформляется.

Генеральному директору

Директор в рамках закона является таким же наемным служащим, как и инженер либо бухгалтер только с более широкими полномочиями.

Именно поэтому в случае оформления отпуска указанному лицу, используется стандартная процедура и тот же бланк по форме Т-6.

За сколько дней выплачивается учебный отпуск? Смотрите тут.

В силу п.15.9 Приказа МВД № 1038 приказ о предоставлении отпуска служащему МВД не издается. При этом основанием для отдыха является график очередности отпусков, рапорт служащего с резолюцией о согласии и оформлением отпускного удостоверения по форме, оговоренной в приложении №13 указанного Приказа.

Военнослужащим и их женам

Порядок прохождения военной службы, а также времени отдыха регламентируется нормами ФЗ от 27.05.1998 N 76-ФЗ и Указа №1237, в соответствии с которыми военнослужащие направляются в отпуск на основании рапорта и оформленного приказа по форме, утвержденной положением военной части, разработанным с учетом норм действующего законодательства.

Нормы ТК РФ, а также иных нормативных актов распространяются на наемных работников, принятых на работу ИП в полной мере, что подразумевает ведение того же кадрового документооборота, что и в официальных учреждениях.

Читайте так же:  Можно ли вернуть мобильный телефон обратно

Именно поэтому если тот же продавец собрался в отпуск, приказ издается с использованием того же бланка Т-6 либо же в свободной форме.

Главному бухгалтеру

Главный бухгалтер относиться к штатным работникам, отпуск которых оформляется стандартным образом, то есть путем издания приказа с использованием формуляра Т-6 либо же в свободной форме, утвержденной на предприятии локальными актами.

Работник с ограниченными возможностями, безусловно, имеет определенные льготы — сокращенный режим труда, сниженные нагрузки и 30 дней отпуска в год на основании ст.23 ФЗ №181. Но вот порядок оформления приказа тот же, как и его форма.

Медицинским работникам

Медики также имеют определенную специфику занятости, которая дает право на льготную пенсию и ряд надбавок, не говоря уже о более продолжительном отпуске.

Но вот приказ об отдыхе каких-либо отличительных признаков не имеет, ввиду чего используется стандартная форма Т-6.

Если в нем есть праздничные дни

В силу ст.120 ТК РФ праздничные дни, закрепленные в ст.112 ТК РФ, в общую протяженность ежегодного отдыха не включаются. К их отразить в приказе?

В данной ситуации есть два выхода:

  1. Издать приказ в свободной форме, где разъяснить, что отпуск предоставляется к примеру, с 30 апреля по 06 мая на 6 календарных дней ( с учетом праздничного дня -1 мая).
  2. Использовать стандартную форму Т-6, где также будет указано количество дней отпуска и дата его начала и окончания уже с учетом праздничного дня.

Возможна ли отмена уже изданного документа?

Трудовой кодекс не содержит разъяснений по отмене распоряжения о предоставления отпуска работнику, именно поэтому если приказ уже издан, оформляется новый, но уже об отзыве из отпуска в рамках ст.125 ТК РФ, но только при наличии веских причин и согласии сотрудника.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу. Форма Т-1

Приказ (распоряжение) о приеме на работу — это основной документ для оформления и учета принимаемых работников. Он может издаваться в произвольной форме, а может применяться бланк формы Т-1, который заполняется специалистом кадровой службы. Данный приказ служит основанием для заполнения личной карточки и личного счета работника для проведения расчетов с ним. После оформления приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

В приказе содержатся все сведения о принимаемом сотруднике и условиях труда (фамилия и имя, наименование подразделения, должность или профессия, оклад, условия и характер выполняемой работы, испытательный срок (при надобности). Также в форме требуется указать наименование самого предприятия, его реквизиты, регистрационный номер и дату приказа. В приказе записывается характер работы (постоянная, временная, сезонная и др.). Если заключается трудовой договор на конкретный срок, то вносится начальная и конечная даты. Если срок договора не определен, тогда окончательная дата не заполняется.

Если работник принимается по совместительству, то порядок оформления аналогичный, в приказе отражается этот факт. Приказ подписывается руководителем либо другим лицом, имеющим на это право на основании нормативных или иных правовых документов. Сотрудник должен ознакомиться с ним под роспись.

Все приказы о приеме на работу регистрируются в соответствующем журнале. Приказ относится к документам строгой отчетности и хранится в порядке, регламентирующем такое сбережение на предприятии в срок — семьдесят пять лет. Приказы подтверждают место работы, должность и трудового стаж работника.

Приказы в организации:
виды и особенности оформления

  • Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Виды приказов в организации

О бычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.

Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее – Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов – по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.

При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.

Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.

Перечень к ним относит:

  • соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
  • эксплуатацию зданий, помещений;
  • транспортное обслуживание, внутреннюю связь;
  • обеспечение безопасности организации.

При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».

Задача приказов по личному составу – отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации. Все приказы по трудовым отношениям с работником (работниками), являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п.

Обратите внимание на один важный момент:

  • До 2013 года многие кадровые приказы составлялись по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если утвержденной формы не было, то такой приказ оформлялся в произвольной форме.
  • Но с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (за малым исключением). В этой ситуации унифицированные формы кадровых документов подпали под общий порядок и более не действуют. Многие организации, понимая, что специалисты по кадровому делопроизводству привыкли к используемым ранее формам, просто утвердили их для дальнейшего применения в своих организациях. Таким образом, данные формы продолжили свою легальную жизнь, только поменяли утверждающий документ в своей «шапке». Мы всем рекомендуем поступить аналогичным образом!

См. статью «Как утвердить формы документов внутри организации?»

А далее в статье речь пойдет только об оформлении приказов по общим правилам, сложившимся для организационно-распорядительных документов. По ней всегда составлялись приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Эту форму в отношении кадровых приказов называли раньше «произвольной» (ведь часть из них и до 2013 года составлялась по ней).

Перечислить тематику приказов по основной деятельности не представляется возможным: она слишком обширна и во многом зависит от специфики деятельности организации. Основные категории таких приказов и примеры к ним мы привели в Таблице 1.

Основные категории приказов по основной деятельности и примеры к ним

Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.

Регламентация создания приказов

Правила создания приказов на федеральном уровне описаны в документах:

  • имеющих добровольный порядок применения:
    • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
    • «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (далее – Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-2003);
  • либо обязательных только для определенной категории организаций, в основном для госструктур, например:
    • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Рекомендации для органов исполнительной власти);
    • Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС от 18.10.2004 № 160 (далее – Инструкция ФТС).

Однако никто не запрещает коммерческим компаниям пользоваться всеми этими документами, чтобы довести качество своих делопроизводственных процессов до должного уровня. На основе перечисленных документов рекомендуется составить собственные правила подготовки приказов и закрепить их в Инструкции по делопроизводству (см. Пример 1).

В указанной нормативной базе содержится состав реквизитов приказа и правила их оформления. Рекомендации для органов исполнительной власти и Инструкция ФТС разъясняют также порядок подготовки совместных приказов.

Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации, посвященный созданию приказов

5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым, административно-хозяйственным и другим вопросам внутренней работы ООО «Скала» (далее – Компания).

5.2. Проекты приказов подготавливаются структурными подразделениями Компании как на основании указаний генерального директора, так и в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам подготавливает отдел кадров Компании на основании соответствующих представлений.

5.3. Приказы подписываются генеральным директором Компании, а в его отсутствие – лицом, замещающим его. В случае инициативного представления проекта приказа он сопровождается справкой, которая содержит краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также информацию о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

5.4. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы (Приложение 1) в двух экземплярах.

5.5. Приказ имеет следующие реквизиты: наименование организации; вид документа (ПРИКАЗ), дата, регистрационный номер, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст, подпись должностного лица, визы согласования, отметка об исполнителе.

5.5.1. Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

5.5.2. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

5.5.3. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула отделяется от распорядительной части словом «приказываю», которое пишется с новой строки прописными буквами. После него ставится двоеточие.

Распорядительная часть приказа содержит поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Один пункт должен соответствовать одному поручению. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Компании или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…».

5.5.4. Визы включают должности визирующих лиц, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).

5.5.5. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

5.5.6. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и внутренний четырехзначный номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

5.6. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Читайте так же:  Продолжительное пребывание это

5.7. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

5.8. Приказ печатается шрифтом Times New Roman. Размер шрифта для всех реквизитов, кроме наименования организации и наименования вида документа, – 12. Наименования организации и вида документа набираются прописными буквами и выравниваются по центру; размер шрифта – 16, начертание – полужирное.

5.9. На обороте последнего листа проекта приказа, представленного на согласование, проставляется виза исполнителя и руководителя структурного подразделения, которое разрабатывает данный проект.

5.10. Все проекты приказов проходят юридическую (правовую) экспертизу в юридической службе Компании.

5.11. Проекты приказов, затрагивающие финансовые правоотношения, подлежат согласованию с бухгалтерией Компании.

5.12. Структурные подразделения рассматривают проекты приказов в течение двух рабочих дней, следующих за днем их поступления на правовую (юридическую) экспертизу или согласование.

5.13. Возражения и замечания к проекту приказа излагаются на прилагаемой к проекту справке. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

5.14. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

5.15. Ответственность за качественную подготовку проектов приказов, их правовую (юридическую) экспертизу и согласование несут руководители структурных подразделений Компании, которые разрабатывают проекты приказов.

5.16. Контроль правильности оформления проектов приказов осуществляет канцелярия.

5.17. Подписанные генеральным директором приказы направляются в канцелярию для регистрации. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно с присвоением номерам буквенных индексов:

ОД – приказы по основной деятельности,

ЛС – приказы по личному составу,

АХ – приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Буквенные индексы пишутся после порядкового номера приказа и отделяются от него косой чертой, например: 123/ОД.

Датой приказа является дата его подписания.

5.18. Один экземпляр приказа передается исполнителю. Второй остается в канцелярии и помещается в дело.

5.19. Ответственность за составление указателя рассылки приказа всем заинтересованным лицам несет руководитель структурного подразделения, которое разработало проект приказа. Ответственность за ознакомление с приказом заинтересованных работников, согласно указателю рассылки, несет начальник канцелярии.

Бланк и реквизиты приказа

По расположению реквизитов бланк приказа может быть продольным или угловым (центрированным или флаговым). Подробно со всеми этими вариантами оформления мы разбирались в предыдущем номере журнала. А далее в этой статье будем придерживаться продольного расположения реквизитов, чтобы уделить больше внимания другим важным аспектам оформления.

Варианты грамотного оформления различных видов бланков и правила работы с ними описаны в статье «Фирменный бланк организации по всем правилам делопроизводства»

В Примере 2 показан бланк приказа, образец которого содержится в ГОСТе Р 6.30-2003 на рисунке Б.5.

Бланк приказа по ГОСТу Р 6.30-2003

В Примере 2 мы видим бланк приказа:

  • в него входят следующие реквизиты:
    • наименование организации,
    • наименование вида документа,
    • место составления или издания документа;
  • здесь имеются отметки для проставления реквизитов «Дата документа» (слева) и «Регистрационный номер документа» (справа).

Кроме того, ни один приказ не обходится без следующих реквизитов:

  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • подпись.

Реже в приказ вносятся:

  • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • отметка о наличии приложения;
  • визы согласования документа;
  • отметка об исполнителе.

Наименование организации

В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках – сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе (в Примере 2 это аббревиатура «ВНИИДАД», в Примере 4 – ЗАО «СПК-Самара»).

Если имеется вышестоящая организация (или приказ издается обособленным подразделением), то ее сокращенное (или полное, если нет сокращенного) наименование указывается над наименованием организации-автора (в Примере 2 это «РОСАРХИВ»). Желательно наименование вышестоящей организации и автора документа все-таки отделять друг от друга пустой строкой (как в Примере 4).

При издании одного совместного приказа несколькими равнозначными организациями их наименования располагаются на одном уровне (Примеры 3 и 16). Если одна из организаций вышестоящая, то она указывается на приказе выше нижестоящей (Пример 17).

Заполнение реквизита «Наименование организации» при издании совместного приказа равнозначными организациями

Наименование вида документа

Наименование вида документа (слово «ПРИКАЗ») принято писать по центру прописными буквами через 2–4 межстрочных интервала после наименования организации.

Место составления документа

Этот реквизит располагается ниже отметок для регистрационного номера и даты документа и используется в том случае, если в название организации не включено место ее расположения (сравните фрагменты, выделенные оранжевым в Примерах 4 и 5). Аналогичным образом данный реквизит опускается в письмах, т.к. место издания документа там детализируется в справочных данных организации (в виде ее полного адреса местонахождения, вплоть до дома или офиса).

Буква «г.» перед названием города опускается только у Москвы и Санкт-Петербурга, т.к. они являются еще и субъектами РФ.

Место составления документа следует из названия организации-автора

Реквизит «Место составления документа» указывается самостоятельно

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту документа должен отражать его содержание. Согласно Методическим рекомендациям к ГОСТу Р 6.30-2003 заголовок приказа отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»). В это короткое предложение следует уместить предмет приказа (тему, вопрос) и действие, которое следует произвести над ним. Образцы заголовков представлены выше, в Таблице 1.

Заголовок набирается шрифтом того же размера, что и основной текст приказа, точка в конце не ставится.

Что касается выравнивания заголовка, то мнения ГОСТа Р 6.30-2003 и Методических рекомендаций для органов исполнительной власти разошлись. Первый предлагает выравнивать заголовок по левому краю, второй, как и Инструкция ФТС, – по центру (при условии использования продольного бланка). Учитывая добровольный характер применения этих нормативных документов, организации вправе выбрать тот способ расположения заголовка, который им нравится (федеральных органов исполнительной власти, таможенной службы и учреждений, на которых распространяются правила делопроизводства в упомянутых органах, это не касается). По нашему мнению, краткие заголовки лучше смотрятся выровненными по левому краю, а длинные, занимающие несколько строк, – центрированными.

Текст приказа принято делить на две части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части содержится обоснование к приказу либо описание причин его создания. Если приказ создается во исполнение нормативного документа, об этом необходимо упомянуть в констатирующей части:

Образцы констатирующей части приказа

«В целях оптимизации системы делопроизводства» или

«Во исполнение п. 4.3.12 приказа Министерства транспорта от 01.11.2013 № 123-4»,

«В целях приведения работы по приему, регистрации и направлению в работу обращений граждан в соответствие с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

За констатирующей частью текста следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ» («ПРИКАЗЫВАЕМ» в совместных распорядительных документах). Оно набирается прописными буквами («ПРИКАЗЫВАЮ») или же строчными вразрядку («п р и к а з ы в а ю») с новой строки. При этом запятая перед этим словом не ставится (если ее наличия не требует пунктуация констатирующей части текста), а после него следует двоеточие.

Распорядительная часть приказа состоит из нескольких пунктов. Каждый их них содержит описание какого-либо действия в рамках достижения цели документа. Действия могут иметь форму поручения с указанием конкретного исполнителя и срока исполнения.

Подчеркнем: в каждом пункте приказа должно содержаться одно задание, у которого должен быть только один исполнитель и только один срок. Если поручение дается группе работников (рабочей группе), ответственным назначается ее руководитель. Когда поручение носит регулярный характер, срок исполнения и ответственное лицо не указываются.

В последнем пункте обязательно называется должностное лицо, которому поручается контроль исполнения приказа. Если приказ касается всей организации, контроль оставляет за собой подписант – генеральный директор (см. Примеры 15 и 16).

Оформление приложений

В отличие от деловых писем, в распорядительных документах ссылку на приложение принято помещать прямо в текст документа, например:

Ссылка на приложение делается в приказе в распорядительной части его текста

1. Утвердить и ввести в действие с 09.01.2014 Инструкцию по делопроизводству (Приложение № 1).

Встречаются разные способы указания приложений в скобках прямо в тексте приказа, все они корректны. Просто стремясь к единообразию, лучше выбрать какой-то один вариант и придерживаться его в своих документах, закрепив, например, в Инструкции по делопроизводству:

  • (приложение 1),
  • (Приложение 1),
  • (Приложение № 1),
  • если у приказа есть только одно приложение, то после его упоминания в тексте можно написать «(прилагается)».

Что касается оформления самого приложения, то в правом верхнем углу первого листа ставится отметка «Приложение №», а далее указывается, к какому распорядительному документу оно относится. Если у приказа только одно приложение, то оно не нумеруется. Допускается набирать слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами, а отметку на прилагаемом документе центрировать относительно самой длинной строки (см. Пример 8).

Способы оформления данных основного документа на приложении

Если же приложение утверждается распорядительным документом, то, казалось бы, можно оформить в его «шапке» и гриф утверждения, но тогда появляется бессмысленное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому в данных случаях избавляются от отметки с номером приложения (показанной в Примере 8) и оставляют только гриф утверждения (показан в Примере 9).

Гриф утверждения на приложении к приказу

Отметка об исполнителе

Нормативные документы не требуют размещения в приказах реквизита «Отметка об исполнителе». Практика, в свою очередь, показывает, что работникам организации зачастую нужно связаться именно с исполнителем, а не с подписантом распорядительного документа. В самом деле, топ-менеджерам крупных компаний для подписания приказов (особенно однотипных) достаточно наличия всех нужных виз согласования, а в суть вопроса они могут и не вникать. Рядовым же сотрудникам может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом. Для совместных приказов значение отметки об исполнителе еще более возрастает. Поэтому мы считаем оправданным введение организацией в свои приказы реквизита «Отметка об исполнителе» и предлагаем располагать его в нижнем левом углу оборотной стороны документа, набирая более мелким шрифтом относительно основного. Указать достаточно инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона (для приказов по организации достаточно и внутреннего) (см. Пример 15).

Согласование приказа

Зачастую перед подписанием генеральным директором распорядительный документ проходит процедуру согласования.

В результате внешнего согласования на документе оформляют гриф согласования, а в результате внутреннего согласования у должностных лиц своей организации – визу. Виза содержит краткую должность (без указания организации), подпись с расшифровкой визирующего лица и дату (Пример 11); а гриф согласования – еще и слово «СОГЛАСОВАНО», должность в нем указывается полностью, включая наименование организации (Пример 10). Распорядительные документы обычно проходят внутреннее согласование.

Визы и грифы согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять ниже подписи на лицевой стороне приказа.