Приказ о разработке номенклатуры дел в ооо

28.08.2018 Выкл. Автор admin

Содержание:

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

  • номер и дату создания приказа;
  • наименование организации;
  • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Образец приказа

В начале документа указывают:

  • наименование организации, по которой создается приказ;
  • номер приказа по внутреннему документообороту;
  • дата составления;
  • населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Процедура утверждения номенклатуры дел в организации

Работа каждого предприятия подразумевает большое количество разнообразных бумаг, которые со временем требуют классификации для оптимизации поиска и использования или архивного хранения.

Схемы упорядочивания документации могут быть как примитивными (хранение документов в подписанных вручную сегрегаторах), так и многоуровневые (оборудование архивов и разработка специальной кодировки). В любом случае, принятый порядок должен быть утвержден в приказе руководителя о номенклатуре дел в организации.

Что такое номенклатура дел в организации и зачем она нужна?

Номенклатура для современного делопроизводства — это реестр дел, создаваемый в организации в определенном порядке. Он содержит полную картину ведения документооборота подразделениями, отделами предприятия, сроки хранения деловых бумаг.

Реестр систематизирует документальный фонд, определяет порядок классификации документов в дела, их название. Организует систему учета, способствует быстрому поиску локальных актов и иных деловых бумаг, обеспечивает их сохранность.

Для предприятия перечень документации является основным классификационным справочником, с помощью которого, создается схема распределения бумаг, согласно присвоенным индексам. На основе индексов формируются номера для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, локальных, распорядительных, кадровых и прочих внутренних актов. Номенклатура является базой для разработки других классификаторов.

В практике делопроизводства реестр играет роль учетного документа. Куда по итогам года вносится число папок, заведенных по конкретному направлению деятельности фирмы в текущем году. Это облегчает подготовку материалов к сдаче в архив.

Таким образом, разработка номенклатурного регламента способствует:

  • учету дел на предприятии в целом и в подразделениях в частности;
  • систематизации деловых бумаг разного уровня;
  • процессу индексации отдельных документов и папок;
  • составлению описей для архивов разного уровня.

Виды номенклатуры

  • типовую — нормативный документ, включает реестр дел и документальное оснащение организаций одного типа;
  • примерную — носит рекомендательный характер, разработана для однотипных предприятий. Включает приблизительный состав дел и их индексов;
  • индивидуальную – самостоятельный локальный акт организации. Документ этого типа формирует сама организация, но сроки хранения, вносятся согласно примерной или типовой номенклатур. Наименование разделов, редактируются с учетом специфики предприятия.

Порядок утверждения

Порядок ведения номенклатурного перечня в новом году формируется в октябре текущего года. В этот период руководители отделов пересматривают списки дел подразделений. Проекты реестров для подразделений, согласовываются с ответственным работником архива предприятия, подписываются руководителями отделов и непосредственными исполнителями.

Служба делопроизводства на основании составленных подразделениями реестров, составляет сводный перечень и оформляет в проект распоряжения согласно установленной форме. Для вступления в силу бумаге необходимо пройти процедуру утверждения, содержание которой зависит от типа организации.

В бюджетных учреждениях

В бюджетных учреждениях реестр дел составляется на основании нормативных актов (типовой номенклатуры), рекомендованной министерствами и ведомствами.

Пунктам 3.2.5.3 и 3.2.5.5 приказа Главархива № 33 от 25.05.1988 г. определяется процедура утверждения номенклатурного регламента. Согласно ему, перечень, составленный в учреждении, обязательно согласуется в экспертной комиссии муниципального архива один раз в 5 лет. Если в учреждении в течение пятилетнего срока не происходит глобальных изменений, реорганизаций, изменений статуса т.п., ежегодное согласование не обязательно.

На основании писем Минобразования РФ в организациях данного уровня для утверждения номенклатуры издается приказ за подписью директора.

В госструктурах

Утверждение номенклатуры документооборота осуществляется следующим образом:

  • оформление документа на бланке организации;
  • получение визы сотрудника, ответственного за ведение архива;
  • рассмотрение экспертной комиссией предприятия, с последующим составлением протокола;
  • получение визы экспертно-проверочной комиссии архива;
  • утверждение руководством предприятия.

В государственных структурах перечень дел утверждается руководителем посредством подписания стандартизированной формы. Иногда пользуются ведомственными шаблонами, обязательными к использованию всеми структурными подразделениями.

В частных компаниях

В частных компаниях порядок оформления перечня документов и их индексации сохраняет ту же последовательность, что и в госструктурах. За исключением этапа рассмотрения в экспертной комиссии предприятия. Регламент утверждается распоряжением руководителя.

Процедура по утверждению номенклатуры в частных фирмах и коммерческих предприятиях значительно упрощается, если:

  • компания не сдает документы на длительное хранение в архивные организации;
  • доля государственного капитала в компании составляет менее 50%.

В этом случае номенклатурный регламент не требует согласования с экспертной комиссией фирмы и экспертно-проверочной комиссией муниципального архива. Разработанный порядок классификации утверждается простым приказом руководителя.

Как составить приказ?

Распоряжение об утверждении номенклатуры дел, разработанное и подписанное по всем требованиям, придает ей статус действующего документа, локального нормативного акта компании.

Читайте так же:  Договор аренды квартиры 2 арендатора

Ввиду отсутствия стандартизированной формы приказа, организациям разрешается составлять его произвольно, но придерживаться рекомендаций инструкции по делопроизводству.

В соответствии с рекомендациями по оформлению документов предприятия, в качестве бланка приказа допустимо использовать любой из предлагаемых вариантов:

  • продольный – с центрованным расположением реквизитов;
  • угловой с расположением реквизитов по центру;
  • угловой с фланговым расположением.

В распоряжение утверждающего типа включатся следующие реквизиты:

  1. Название (наименование) организации.
  2. Далее располагается слово «ПРИКАЗ».
  3. Слева выставляется дата составления. В этой же строке справа проставляется номер приказа.
  4. Место издания (название города).
  5. На следующем этапе формулируется констатирующая часть, которая указывает причины, цели, задачи издания приказа.
  6. Ниже констатирующей части слева находится слово «ПРИКАЗЫВАЮ», под ним идет распорядительная часть приказа, где прописываются необходимые действия, сроки исполнения, ответственные.
  7. Первым располагается пункт об утверждении номенклатуры дел. Второй пункт вменяет в обязанность руководителям для работы отделов использовать новый утвержденный реестр и способ индексации.
  8. Третий определяет, кто должен передать выписки из разделов номенклатуры, и куда.
  9. В последнем пункте назначается ответственный за исполнение приказа.
  10. В конце печатаются реквизиты подписи руководителя, список лиц для ознакомления с приказом.
  11. Приказ заверяется собственноручной подписью руководителя, круглая печать ставится только на копиях.

Обязательность утверждения и ответственность за ее отсутствие или неправильное применение

Утверждение номенклатуры дел вводит ее в ранг действующих, способствует обеспечению соответствующего хранения, содержания актуальных и архивных документов. Без официального приказа использовать ее нецелесообразно, а в некоторых случаях может привести к путанице и недействительности документов. Отсутствие реестра дел или ее не правильное применение влечет за собой несоблюдение норм хранения и уничтожения документов.

Статья 27 закона об архивном деле №125-ФЗ предусматривает следующие виды ответственности: гражданско-правовую, административную, уголовную.

При наступлении гражданско-правовой ответственности, лицо, нарушившее порядок архивного хранения, может быть наказано штрафом или выплатой неустойки.

По административному кодексу, ст.13.20, лицо, нарушившее установленный порядок хранения и уничтожения документов подвергается штрафу. За нарушения средней тяжести – от 300 до 500 рублей, за серьезные нарушения — от 2000 до 3000 рублей.

За непредставление, утрату первичной налоговой документации юридические и физические лица несут ответственность в соответствии с главой 16 НК РФ:

  • за непредоставление документов в течение одного налогового периода штраф — 10 тыс. рублей, свыше одного периода — 30 тыс. рублей;
  • за их утрату, повлекшую уменьшение базы налогов штраф — 20% суммы неоплаченных налогов, но не меньше 40 тыс. рублей.

За уничтоженные, поврежденные, сокрытые (ст. 325 УК РФ), не представленные в налоговую инспекцию (ст. 199 УК РФ) официальные документы наступает уголовная ответственность. Мера наказания определяется тяжестью содеянного. Виновные несут следующие наказания:

  • штрафы от 100 тыс. рублей;
  • исправительные, принудительные работы;
  • лишение свободы до 2-х лет.

Ответственности за нарушения правил хранения документов подлежат юридические и должностные лица.

О правилах делопроизводства в коммерческих и муниципальных организациях рассказывает автор сюжета ниже.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Зачем нужна номенклатура дел

Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2019 года мы приведем ниже.

Основные задачи документа:

  • классификация и учет;
  • облегчение поиска необходимых бумаг;
  • помощь при передаче дел и составлении описей;
  • системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

Для кого обязательна

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» , вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

  • государственные и муниципальные;
  • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но, тем не менее, желательно. Образец номенклатуры дел организации 2019 года лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по 5.27 КоАП РФ.

Номенклатура дел бывает трех видов:

  • типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
  • примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
  • индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заво­димых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяют­ся.

Порядок формирования и утверждения

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть номенклатура дел на 2019 год с новыми сроками хранения должна была быть утверждена в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, то кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течении деятельности фирмы.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

  • разрабатывается подразделением организации;
  • подписывается начальником подразделения;
  • утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел образец вы можете скачать ниже .

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

  1. Индекс.
  2. Наименование.
  3. Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
  4. Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, с ссылкой на нормативный акт, которым этот самый срок установлен.
  5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Порядок заполнения формы

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2019 год по ФГОС скачать бесплатно образец которой можно ниже:

Начнем с того, что ФГОС, это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

  • к структуре образовательной программы;
  • условиям реализации;
  • результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование. Индекс дела по номенклатуре дел образец:

  • 01 — Структуры образовательных программ;
  • 02 — Ход реализации образовательных программ;
  • 03 — Результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например, индекс канцелярии 01, который встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слеш или черту:

  • 01-01/. начинаем с единицы и до конца года;
  • 01-02/. ;
  • 01-03/.

Образец номенклатуры дел на 2019 год

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

  • временному до 10 лет;
  • временному от 10 лет;
  • постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

  • основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 ;
  • сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

У каждого экземпляра свое место хранения:

  • первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
  • второй применяют в работе;
  • третий является учетным документом в архиве предприятия , если он есть;
  • четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
  • остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел — образец

Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец этого документа иногда требуется при организации ведения делопроизводства. Законодатель к форме и содержанию такого приказа требований не предъявляет, его разработка ведется по инициативе работодателя. О том, как составить приказ о номенклатуре дел, расскажем в статье далее.

Для чего необходим приказ, которым утверждается номенклатура дел?

Законодатель в п. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установил обязанность организаций, госорганов и ИП обеспечивать сохранность документов, в том числе тех, которые касаются личного состава, в пределах сроков, установленных соответствующим нормативным актом. Например, для акционерных обществ таким актом является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс, которым утверждается Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Для того чтобы выполнить это требование законодателя, организации должны прописать порядок формирования системы номенклатуры дел, назначить ответственных лиц, уточнить классификацию документов в соответствии со сроками их хранения и т. д.

Читайте так же:  Как посмотреть налог на автотранспорт

Начинать организацию системы номенклатуры дел лучше всего с издания приказа руководителя предприятия. Приказ, которому присваивается номер в соответствии с разработанной в организации системой нумерации приказов по общей деятельности, должен быть заверен подписью уполномоченного лица и гербовой печатью. Хранится документ, как правило, на предприятии.

ДЛЯ СПРАВКИ: в соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура утверждается на календарный год. Это означает, что приказ, утверждающий ее, должен быть издан в конце года, предшествующего тому, на который она принимается.

Составление приказа об утверждении номенклатуры дел

Приказ, как правило, печатается на фирменном бланке организации, в котором указываются название предприятия, его ИНН, ОГРН, юридический и фактический адреса. Если бланка нет, вышеуказанную информацию размещают в середине верхней части листа.

Далее посередине пишется слово «Приказ», под которым ставится его порядковый номер и дата принятия. Далее идет название документа — например, «Об утверждении номенклатуры дел на 2017 год».

Следующий шаг — составление преамбулы приказа. Ее можно сформулировать по-разному, например:

  • «Во исполнение положений пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»…»;
  • «С целью оптимизации и обеспечения сохранности документов ООО «Весенний день»…»;
  • «Для обеспечения правильного формирования и учета дел…» и т. д.

Главное, отразить в преамбуле смысл издания приказа. Так как он утверждает номенклатуру дел на предприятии, текст преамбулы должен извещать именно об этом. Нами представлены примерные варианты, которые могут быть использованы при составлении приказа.

Далее пишется слово «Приказываю» и идет основной текст приказа, который лучше начинать с пункта об утверждении номенклатуры дел. Как правило, это формулировка типа «утвердить номенклатуру дел ООО «Весенний день» на 2017 год и ввести ее в действие с 01.10.2016».

Следующий пункт — вменение в обязанности начальникам структурных подразделений организации использовать в своей деятельности утвержденную номенклатуру.

Последний пункт раздела — назначение лица, ответственного за исполнением приказа.

ДЛЯ СПРАВКИ: если ранее действовал приказ об утверждении номенклатуры на предыдущий календарный год, его необходимо отменить новым приказом, добавив пункт вида «Признать утратившим силу приказ ООО «Весенний день» от 01.10.2015 № 186 «Об утверждении номенклатуры дел на 2016 год»».

Завершает процесс издания приказа простановка подписи руководителя предприятия с подтверждением гербовой печатью организации. Образец приказа об утверждении номенклатуры дел вы можете найти на нашем сайте.

Приказ о составлении номенклатуры дел

Номенклатура дел – это документ, в котором определяется состав дел, формируемых в структурных подразделениях организации. Этот документ составляется в конце каждого календарного года и вводится в действие с начала следующего года.

Приказ о составлении (разработки) номенклатуры дел издается руководителем организации и содержит указания по порядку, срокам и лицам, ответственным за разработку номенклатуры дел.

Приказ не является унифицированной формой, он составляется в произвольной форме.

Приказ о составлении номенклатуры дел должен содержать:

  • сроки предоставления проекта номенклатуры дел структурных подразделений (при их наличии) и сводной номенклатуры дел:
  • ФИО и должности лиц, ответственных за разработку;
  • дату предоставления проекта экспертной комиссии архивного учреждения для согласования;
  • ФИО и должность ответственного за исполнение приказа.

Правила подписания и хранения

Приказ заверяется подписью руководителя. С документом дел необходимо ознакомить заинтересованных лиц. Документ является приказом по основной деятельности и регистрируется в журнале приказов по основной деятельности.

Приказ о составлении (разработки) номенклатуры дел хранится в организации постоянно в соответствии со ст. 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.

Закрытие делопроизводственного года

  • Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

З акрытие делопроизводственного года – трудоемкий процесс, который не сделать качественно за пару дней. Обычно он занимает почти два месяца: начинается в декабре и завершается в первые дни февраля. А крупные организации начинают разработку или уточнение своей номенклатуры дел еще раньше – в ноябре.

Мероприятия по закрытию делопроизводственного года

Последовательно рассмотрим все эти мероприятия, за которые традиционно отвечает служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

Уточнение номенклатуры дел и утверждение ее на следующий год

Номенклатура дел является документом, отражающим актуальный состав дел предприятия. Это означает, что нельзя составить ее один раз на несколько лет. Коренная переработка этого документа может потребоваться в результате существенной перестройки бизнеса (изменения структуры, появление новых видов деятельности и т.п.). Поэтому в большинстве случаев ее не разрабатывают «с нуля» для нового года, а просто уточняют ранее действующую номенклатуру. Итак, ежегодно в конце текущего на следующий календарный год номенклатура дел как минимум уточняется, для этого вам нужно:

  • проверить разделы номенклатуры дел. В зависимости от ранее выбранного способа классификации ими могут быть:
    • структурные подразделения организации (чаще всего используется этот вариант),
    • направления деятельности или
    • выполняемые функции.
      Возможно, что при появлении новых видов деятельности состав подразделений не изменится и наоборот. Т.е. нужно проверить, что изменилось за прошедший год и планируется изменить в будущем. И если нужно, отразить реалии в номенклатуре дел путем переработки ее разделов;
  • внести в разделы дела, возникшие в уходящем году (это неизбежно приведет к тому, что индексы «съедут» на один или несколько номеров вперед);
  • удалить индексы дел, которые не планируется вести в следующем году и которые не удалось занять новыми делами (из-за этого нумерация запросто может вновь «съехать», но уже в обратном направлении);
  • проследить, чтобы после всех «движений» в нумерации индексы дел были последовательными, без пропусков и повторений.

Далее мы подскажем, как грамотно организовать работу по подготовке номенклатуры дел, чтобы не взваливать ее целиком и полностью на плечи сотрудников службы ДОУ.

См. статью «Составление номенклатуры дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов» Предлагаем вам готовое решение, показав примерную номенклатуру дел отдела кадров на 2017 г График отпусков, за который обычно отвечает кадровая служба, должен появиться в организации не позднее двух недель до наступления очередного года. Как его разработать и утвердить, см. в статье График отпусков на 2015 год

Внесение в разделы новых дел

Конечно, заниматься этим должны в течение года работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях. Как только в отделе заводится новое дело, они должны вписать его от руки в рабочий экземпляр номенклатуры дел подразделения на текущий год, присвоить очередной индекс и срок хранения, после чего оперативно сообщить в службу ДОУ о внесенных дополнениях. К сожалению, в реальности встретить такую идиллию автору этой статьи пока не удавалось. Чаще всего дополнения вносятся в конце года сотрудником службы ДОУ после личного опроса коллег из всех отделов на предмет заведения новых дел.

Дело с бумажными оригиналами отражено в номенклатуре дел, но можно ли в ней указывать местоположение папки с вордовскими «заготовками» этих документов? См. ответ на вопрос Как отразить в номенклатуре дел электронные оригиналы и электронные проекты бумажных подлинников?

Как бы то ни было, новые дела помещаются на резервные строки номенклатуры дел на 2016 год. Вписываются они от руки в ее рабочий экземпляр. Индексы новым делам присваиваются очередные внутри раздела:

Логика нумерации новых дел, заводимых в текущем году

Если последним делом на момент утверждения сводной номенклатуры дел организации на 2016 год в разделе «3. Отдел кадров» было 03-51 «Номенклатура дел отдела», то вновь заведенное дело будет вписано ниже и получит индекс 03-52, следующее – 03-53 и т.д.

Обратите внимание: в Примере 2 по общему правилу на резервные строки после изначально планируемого дела 21-45 помещено новое дело 21-46, но вот следующее дело имеет индекс не 21-47, а выбивается из этой стройной логики своей трехкомпонентностью (выделено «!»). В данном случае в номенклатуре изначально под индексом 21-10 шли арбитражные дела и было принято решение каждое из судебных дел учитывать отдельно, причем крайним было дело 21-10-27, потому новому мы можем присвоить номер 21-10-28, но вписать его сможем только внизу соответствующего раздела номенклатуры дел. А далее будем добавлять дела по общему правилу: 21-47, 21-48 и т.д.

Дополнение действующей номенклатуры дел на 2016 год новыми делами

При подготовке проекта номенклатуры дел на 2017 год вновь внесенные в 2016 году дела будут перемещены внутри раздела в соответствии с правилами расположения заголовков дел и потому получат новые индексы.

Исключение из номенклатуры «вымерших» дел

Если какое-то дело так и не было заведено, то в рабочем экземпляре номенклатуры дел на 2016 год его ни в коем случае не вычеркивайте, а в графе «Примечание» напишите «Дело не заведено» и проставьте рядом подпись руководителя соответствующего подразделения с расшифровкой и датой (в номенклатуре отдела распишется его руководитель, а в сводной – руководитель службы ДОУ). В следующую номенклатуру дел 2017 года вы это дело уже не перенесете.

Какие документы включать в номенклатуру дел ИТ-подразделения, читайте в статье Разработка номенклатуры дел: трудные и особенные случаи

Уточнение индексов подразделений и дел

Индексы разделов и дел внутри них в номенклатурах дел за два разных года могут отличаться. Это нормально. Но некоторые делопроизводители буквально боятся поменять индекс делу. А часто без этого не обойтись. Чтобы не загонять себя в тупик, нужно помнить следующие правила:

  • не состав дел подгоняют под индексы, а индексы под состав дел;
  • у нас есть графа «Примечание», в которую можно вписывать необходимые комментарии, в т.ч. об изменении индексов;
  • если номенклатура дел перерабатывалась капитально и изменений индексов много, то можно составить таблицу соответствия переходящих дел.
Читайте так же:  Заявление на доступ в личный кабинет билайн

См. статью «Новые Правила работы архивов о номенклатуре дел»

Итак, в течение уходящего года в организации могла поменяться структура. Любой отдел мог появиться, расформироваться, поменять подчиненность… Все это отразится на составе его дел и принципах индексации. Ничего страшного нет в том, что дело, «живущее» в 2016 году под индексом 12-15, в 2017 году будет иметь индекс 10-22. Только не забудьте отразить изменение индекса на обложке дела.

Разве что переходящим делам нужно до последнего стремиться сохранить индексы. Переходящие – это дела, которые не были завершены делопроизводством в этом году и переходят в следующий. Например, Положение об архиве, утвержденное в 2015-м, будет переходящим уже второй год подряд, т.к. на момент утверждения номенклатуры-2017 является действующим. Если переходящему делу все же пришлось поменять индекс, то в 5-й графе «Примечание» нужно поставить отметку:

Переходящее дело, поменявшее индекс, в номенклатуре дел на 2017 год

Таблица соответствия переходящих дел

Если номенклатура дел перерабатывалась капитально и изменений индексов много, то для лучшей ориентации можно составить отдельный документ – «Таблицу соответствия переходящих дел» (Пример 4). Ее оформляют как приложение к новой номенклатуре дел в произвольной форме, т.к. утвержденной не существует. Минимально необходимая информация здесь – это номер индекса в новой номенклатуре дел и в предыдущих (см. первую и последнюю колонку). Обычно еще отражают заголовок дела и с какого года оно является переходящим. Обратите внимание: в эту таблицу заносятся только переиндексированные переходящие дела (а не все те, у которых поменялся номер).

Как заполнять табличную часть номенклатуры дел, см. в статье Оформляем графы номенклатуры дел

Организационный аспект

В идеале нужно организовать работу так, чтобы ответственные за делопроизводство в подразделениях сумели уточнить свои номенклатуры дел и после согласования с вами утвердить их у руководителей подразделений. Тогда службе ДОУ останется разобраться досконально лишь «со своими» документами, а номенклатуры других подразделений «влить» в сводную номенклатуру дел организации.

Чтобы все это было возможно, нужно утвердить необходимые формы, потратить усилия на обучение специалистов на местах, осуществлять методическую поддержку их усилий и обязать их этим заниматься! См. Пример 5.

Приказ о подготовке номенклатуры дел организации на следующий год

Готовый проект сводной номенклатуры дел организации на будущий год проходит процедуру согласования с экспертной комиссией (ЭК) организации 1 .

Номенклатуру дел организации на будущий год утверждает генеральный директор. Сделать это нужно до 31 декабря (см. Пример 6). Действовать новая номенклатура начнет уже 1 января. Такая строгость в датах объясняется тем, что работники некоторых подразделений могут выходить на работу и в праздники, а диспетчеры и всевозможные дежурные оперативных служб и вовсе работают круглосуточно. Так что даже если документ создается в новогоднюю ночь, он уже должен учитываться по номенклатуре дел 2017 года.

Приказ об утверждении номенклатуры дел организации на 2017 год

В приказ об утверждении сводной номенклатуры дел организации на следующий 2017 год лучше сразу добавить поручение руководителям структурных подразделений предоставить сведения о количестве заведенных дел в 2016 году.

Если ваша организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то, планируя свою работу в конце года, учитывайте, что вам нужно дополнительно согласовать свой проект номенклатуры с архивным учреждением, которому вы подведомственны. Это займет как минимум несколько дней, а стандартный срок ответа на запрос – 30 дней.

Актуализация локальных нормативных актов по делопроизводству

Основной локальный нормативный акт (ЛНА) в работе службы ДОУ – это, конечно, Инструкция по делопроизводству. Мы уже не раз писали о том, что этот документ разрабатывается и утверждается не для того, чтобы был, а чтобы им пользовались все сотрудники организации. Один из секретов популярности Инструкции по делопроизводству среди коллег состоит в том, чтобы в нее оперативно вносились измененные правила и принципы работы с документами.

Предположим, в течение уходящего года было решено:

  • перевести большую часть внутренних информационно-справочных документов в электронный вид;
  • наделить топ-менеджеров усиленными квалифицированными электронными подписями, а сотрудников – простыми, причем если топы теперь подписывают своими ЭП любые электронные документы, включая внешние, то остальные сотрудники – только внутренние.

Текст приказа о внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству

Если в Инструкции по делопроизводству не отразятся эти изменения, она перестанет быть рабочей. Конечно, в идеале нужно было вносить их немедленно, но уж в конце года важно наверстать упущенное! Внесение изменений в ЛНА оформляется приказом по основной деятельности.

Кроме Инструкции по делопроизводству имеет смысл просмотреть на предмет актуализации Положение об отделе, должностные инструкции работников, Классификатор вопросов и ответственных исполнителей по ним, другие имеющиеся ЛНА по вашему профилю.

Одновременно с актуализацией ЛНА нужно проконтролировать, чтобы доверенности, выданные сотрудникам вашей службы, были продлены на следующий год, если они заканчиваются (например, на получение корреспонденции на почте). Те доверенности, которые не планируется продлевать, нужно вернуть в юридический отдел (строго говоря, возвращать их нужно сразу по окончании действия, но если вовремя это сделано не было, то в конце года закройте данный вопрос).

В чем разница между юридически значимым ознакомлением с документом и простым информированием о нем? Какие «бумажные» и электронные способы для этого существуют? Как формулировать распоряжение о них в приказе? Какие способы документирования факта ознакомления выработала практика? Ответы вы найдете в статье «Как ознакомить с документом?»

Обычно профильные подразделения ведут текущую работу каждый со своими договорами (отдел по работе с клиентами, отдел закупок, АХО и т.д.), в крупных организациях это может делать централизованно договорный отдел, реже – служба ДОУ; и только «закрытые» договоры передаются в архив. Но все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации.

В любом случае важно отслеживать окончание срока действия договоров, т.к. многие из них необходимо вовремя продлить (например, чтобы не лишиться подачи электроэнергии в цеху или справочно-правовой системы в юридическом отделе с началом нового года). Многие договоры изначально заключают до 31 декабря текущего года, потом пролонгируют допсоглашением на следующий год. Потому сейчас и стоит провести ревизию. Чтобы не превращать выполнение этой задачи в аврал, при регистрации договоров (изменений в них) нужно сразу фиксировать (корректировать) срок действия договора в специальной программе или отдельной колонке в обычной таблице в Excel.

А лучше в регистрационную форму договоров внести для этого 2 графы:

  • в одной будете указывать дату, до которой действует договор,
  • а во второй – условие пролонгации.

См. статью «Как хранить доверенности?»

Если сортировать / фильтровать / просматривать эти графы в последние дни каждого месяца (а в конце года где-то за месяц до его окончания), то можно без труда выделить из всей массы договоров те, что нужно пролонгировать в ближайшее время, и те, что будут продлены «автоматически», потому что в тексте имеется соответствующий пункт. Если пролонгация произошла «автоматически», то новую дату нужно отразить в регистрационной форме.

Как в договоре может быть обозначен срок его действия? Как в конце года выявить те, что уже закончили действие или сделают это 31 декабря? Что с ними делать, если они подшиты в папки вместе с действующими далее договорами? Как можно продлить действие нужных вам сделок (путем заключения допсоглашения или выполнения иной процедуры пролонгации)? Как восстановить оригинал утраченного вами договора (или так и не полученного с подписью контрагента, но исполнение которого ваша организация уже начала)? Юрист показывает возможные варианты действий и примеры оформления документов в статье «Договоры: предновогодние хлопоты»

Обратите внимание: схема пролонгации может быть прописана в самом договоре, а может производиться по общим правилам. И делать это могут не только допсоглашения к договору (которые обычно не забывают к нему подшивать), но и иные документы, даже письма (а вот эти значимые бумаги могут осесть в другом месте, хотя должны были бы быть подшиты к договору с обязательной корректировкой срока его действия в регистрационной форме).

Завершенным считается договор, по которому всеми его сторонами исполнены все взятые на себя обязательства: работы выполнены, услуги оказаны, продукция поставлена, а оплата произведена в полном объеме, нет конфликтной ситуации (которая может вылиться в разбирательства, в т.ч. судебные). Большое значение имеет дата выполнения последнего обязательства. Сравните:

В 2016 году выполнены все обязательства по договору подряда № 123-П. Завершающим документом выступил акт приемки работ, подписанный сторонами 30.12.2016. Это означает, что и договор был завершен делопроизводством в 2016 году.