Приказ на утверждение положения о командировках образец 2019

09.06.2018 Выкл. Автор admin

Содержание:

Приказ об утверждении положения о командировках

Если в этом возникает необходимость, то подписывается приказ об утверждении положения о командировках. Именно этот документ придает локальному нормативному акту организации юридическую силу, хотя существуют и альтернативные методы утверждения.

Стоит отметить, что положение о командировках не является обязательной бумагой для всех компаний. В ряде организаций, особенно небольших и осуществляющих свою деятельность в пределах одного населенного пункта, такая документация будет излишней.

Но если сотрудники организации посещают другие города в рабочих целях, а тем более проводят в командировках значительное количество времени, то положение и его продолжение в виде приказа будут жизненно важны для соблюдения норм документооборота и нормальной работы бухгалтерии.

Главный функционал Положения – документально оформить расходы, естественно возникающие при командировочных процессах, а также предупредить возможные спорные ситуации.

Элементы приказа

Документ формируется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (который уже заменил ГОСТ Р 6.30-2003). В верхней части указываются:

  • При наличии – товарный знак или эмблема организации. Обычно они имеются на фирменных бланках компании.
  • Название организации, сотрудники которой составляют документ.
  • Наименование приказа полностью.
  • Номер документа.
  • Дата.
  • Место, где был составлен приказ.
  • Регистрационный номер бумаги.

После вводной части обычно следует основной текст приказа. Он начинается с констатирующих слов о цели издания. Сослаться можно на желание сформировать определенный порядок направления в командировки, оптимизировать (документально оформить) возникающие в поездках работников расходы и пр. Во второй части основного текста распоряжения располагается список, который в большинстве случаев содержит указания относительно:

  • Ссылки на Положение о командировках, обязательно прилагающееся к приказу. В первом пункте указываются его регистрационный номер и дата составления.
  • Отмены предыдущего приказа об утверждении положения о служебных командировках. Второй пункт содержится в документе, только если ранее в организации уже существовало Положение и сейчас на утверждении находится свежий, более поздний вариант.
  • Того, кому из работников поручается ввести в курс дела других сотрудников. Это могут быть главы отделов, начальники структурных подразделений, а также весь коллектив (при необходимости и реальности выполнения предъявляемых требований). Указываются ФИО и должность.
  • Того, кто назначается ответственным за выполнением приказа.
  • За кем остается контроль над выполнением всех пунктов официальной бумаги.

Заканчивается приказ визой руководителя организации. Если есть такая возможность, то ставится печать. Приказ будет выглядеть более внушительно, если будет напечатан на фирменном бланке компании. Если такой возможности нет, то не стоит забывать об указании реквизитов организации составителя.

Срок хранения приказа

Приказ об утверждении положений о командировках относится к документации по основной деятельности. Он вводит в действие Положение. Логично, что он имеет постоянный срок хранения.

Не стоит путать этот документ с бумагами, которые хранятся 75 и 5 лет. К последним относятся, например, приказы о краткосрочных командировках. Способ и систему документооборота каждая организация определяет для себя самостоятельно.

Главное – соблюдение норм, описанных в Перечне типовых управленческих документов. Последний утвержден Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года и регулирует сроки хранения большинства типов документации. А приказам, хранящимся постоянно, посвящен его 19-ый пункт.

Альтернативный способ

Законным и юридически грамотным способом утвердить уже сформированное положение о служебных командировках, согласно третьему пункту ГОСТ 6.30 от 2003 года, является наложение грифа на его первую страницу. Однако этот способ может подойти не всем организациям. В первую очередь, тем, у которых в учетной политике не предусмотрен такой способ утверждения.

Да и при наложении грифа утверждения на обложку Положения необходимо придерживаться ряда правил и указывать положенную информацию. К ней относятся подпись руководителя компании, расшифровка, должность, дата.

Если нужны изменения

Положение о служебных командировках изначально составляется для того, чтобы избежать спорных и конфликтных ситуаций руководства с работниками, контрагентами, прежде всего, в финансово-хозяйственных вопросах. В нем рассматриваются принципиально важные моменты, позволяющие регулировать и оптимизировать алгоритм отправки в командировку. Это особенно важно, если компания отправляет своих сотрудников туда часто.

В случае если Положение перестало удовлетворять требованиям с течением времени либо случилась ситуация, которую необходимо там отразить, то в документ необходимо внести изменения. Причем начинается это изменение с должностной записки одного из сотрудников, принимающего участие в командировочном процессе (его финансировании).

Потом на основании записки издается приказ руководителя о необходимости внесения изменений. На основании этого приказа разрабатывается новое, более соответствующее условиям Положение. Потом оно утверждается уже новым приказом об утверждении положения о командировках.

Таким образом, в одной организации одновременно может находиться несколько приказов об утверждении, датированные разными числами и имеющие разные регистрационные номера. Для того чтобы не запутаться в подписываемой документации и для соблюдения норм документооборота, все приказы вносят в журнал приказов по основной деятельности в хронологическом порядке. В практической деятельности руководствуются самой свежей версией приказа об утверждении положения о командировках.

Положение о служебных командировках

Служебные поездки в рамках выполнения порученных заданий вне постоянного места работы являются одной из составляющей трудового процесса. Однако покидая пределы родной компании, работник не только взаимодействует с партнерами, но и несет определенные расходы, а также работает по графику стороннего учреждения.

А так как все траты, понесенные во время командировки, ложатся на работодателя, правила предоставления командировки, а также порядок ее финансирования прописывается в локальных актах, таких как Положение.

Что это за документ?

Положение о служебных командировках относится к актам локального уровня, которые регулируют процедуру направления штатных сотрудников для исполнения определенных заданий вне пределов их постоянного места работы.

Сей документ содержит в себе как условия об оплате и перечень компенсируемых затрат, так и сроки поездки, режим труда, а также порядок компенсации тех же периодов нетрудоспособности, привлечения к работе в сверхурочном режиме и иные аспекты трудовой деятельности.

Нормативная база

Учитывая, что осуществления служебных поездок с целью выполнения трудовых обязанностей является повседневной нормой для многих компаний, Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение, в котором прописаны условия оформления и предоставления командировок штатным сотрудникам, включающее в себя основные нюансы — от стандартного перечня компенсационных затрат до времени начала и окончания поездок.

В силу того, что сей акт не учитывает многие особенности, имеющиеся в учреждениях с определенной спецификой занятости, компании вправе ряд дополнительных условий, не оговоренных в Постановлении №749, определять самостоятельно на локальном уровне, но с учетом действующих норм, которые также содержатся и в главе 24 Трудового кодекса РФ.

Так как большинство сотрудников направляются для выполнения поручений руководства в интересах компании, поездка квалифицируется как служебная с компенсацией всех расходов за счет организации.

При этом за любые компенсационные выплаты, которые производит работодатель, он должен отчитаться в налоговые органы, проверяющие расход средств компании весьма тщательно. А так как Постановление №749 содержит лишь стандартный перечень, посредством локального Положения можно обосновать ряд дополнительных расходов во избежание проблем с контролирующими органами.

Обязательно или нет?

Нормы главы 24 ТК РФ содержат лишь общие правила направления в командировки, поэтому многие компании при оформлении поездок руководствуются именно Постановлением №749.

А так как указанный акт содержит весьма подробные разъяснения практически для всех нюансов, которые могут возникнуть, оформлять отдельный акт на локальном уровне вовсе не обязательно.

Однако если учреждение имеет определенную специфику, которая отражается на условиях предоставления командировок, и содержит в себе дополнительные нюансы, целесообразность создания Положения становится явной.

Ведь в том же Постановлении №749 не прописано, что переговоры могут вестись в ресторане с компенсацией расходов за счет работодателя или что сотрудник для заключения сделки может арендовать конференц-зал или снять шикарный номер для демонстрации престижа и успешности отдельно взятого учреждения.

Когда не применяется?

Стоит помнить, что если акт местного уровня не создан, все расходы, а также условия предоставления командировок потребуется осуществлять только в рамках Постановления Правительства РФ №749.

При этом даже при наличии локального Положения о командировках оно может не применяться, но только в строго определенных случаях.

Так, сим документом не руководствуются в случае:

  • если занятость штатных сотрудников предполагает разъездной характер в качестве основного режима труда;
  • если работник не включен в основной штат и соглашение с ним носит гражданско-правовой характер.

Пример служебной записки на премирование вы найдете здесь.

Положение о командировках в 2019 году

Положение о направлении работников в командировку должно включать в себя достаточно много условий, учитывая, что служебная поездка сопряжена со множеством нюансов.

А так как сей акт оформляется достаточно редко, многие разработчики не знают, как правильно составить документ, а также в каком ракурсе прописать необходимые правила, учитывая, что требуется соблюсти баланс между действующим законодательством и потребностями отдельно взятого учреждения со своей спецификой.

Кто разрабатывает?

О всех нюансах командировки, а также возможных аспектах либо сложностях в полном объеме осведомлены далеко не все сотрудники.

Именно поэтому к разработке Положения привлекается несколько специалистов одновременно:

  • юрист, контролирующий соблюдение действующего законодательства;
  • специалист из отдела по персоналу, формирующий основные организационные условия;
  • главный бухгалтер, освещающий аспекты по оплате всех компенсационных расходов.

Также в процессе формирования сего документа могут привлекаться и иные профильные сотрудники для включения отдельно взятых условий, если следует отразить некоторые особенности специфики.

Основные разделы и структура

Порядок направления в командировку штатных сотрудников достаточно подробно расписан в Постановлении № 749, именно поэтому при создании акта локального уровня следует в первую очередь руководствоваться сим документом, конечно с учетом ТК РФ.

Так, Положение может быть сформировано по следующей структуре:

  • Общие положения. Содержат в себе сведения об общем понятии служебных поездок, категорий, которые могут направляться в поездки, а также информации о сохранении рабочего места и заработка, согласно норм ТК РФ.
  • Порядок направления сотрудника в служебную поездку. Оговаривается процедура от момента принятия решения о командировки и создания приказа, до отчета работника по понесенным тратам с составлением авансового листа.
  • Сроки пребывания в поездке. Определяются от момента отбытия до прибытия с учетом используемого вида транспорта.
  • Сроки продления командировки. Та же служебная необходимость, нетрудоспособность либо же проблемы с транспортом.
  • Условия и порядок отзыва сотрудника из командировки.
  • Гарантии откомандированному сотруднику, а именно: сохранение среднего заработка и должности, оплата сверхурочных и больничных.
  • Размер и порядок возмещения понесенных расходов. Включаются лимиты затрат, а также перечень услуг, которыми работник может воспользоваться в ходе поездки, начиная от найма жилья и питания и оканчивая телефонными переговорами и арендой конференц-зала при необходимости.
  • Заключение. Оговариваются дата вступления документа в силу, а также порядок внесения изменений.
Читайте так же:  Оформить дачу в москве

Обязательные моменты

Несмотря на то, что Положение создается только в том случае, если служебные поездки имеют некоторые особенности, не прописанные в Постановлении №749, в сей документ следует включить ряд обязательных условий.

Это:

  • случаи, на которые Положение о командировках не распространяется;
  • категории сотрудников, которые имеют права отказаться от служебной поездки;
  • перечень расходов, которые будут компенсированы;
  • условия отзыва;
  • гарантии, которые сохраняются за откомандированными сотрудниками.

В процессе оформления служебной поездки составляется ряд документов — та же служебная записка, приказ, авансовый отчет. А так как не все сотрудники осведомлены о правилах составления сих документов, желательно разработать несколько типовых образцов, согласно которым документация вестись и будет, что позволит избежать ряда ошибок.

Естественно образцы лучше всего закрепить Положением в качестве приложений, которые впоследствии будут утверждены одним приказом по предприятию.

Каждое учреждение, занятое даже в одной и той же отрасли, имеет свою специфику. Поэтому положение о командировках может иметь некоторые отличия, которые можно учесть посредством использования нескольких типовых образцов.

На нашем сайте представлено несколько примеров, которые можно скачать бесплатно:

Нюансы составления и оформления

Сам процесс направления штатного сотрудника в служебную поездку не влечет за собой особых трудностей, учитывая, что нужно всего лишь подготовить служебную записку и составить приказ.

Однако с предполагаемыми расходами могут возникнуть трудности. Поэтому сей раздел необходимо прописывать весьма подробно во избежание дальнейших спорных ситуаций.

В Постановлении №749 предусмотрены лишь базовые затраты: на транспортные расходы и найм жилья со скромным питанием.

Но ведь откомандированный сотрудник может иметь еще ряд необходимых трат, таких как:

  • покупка билетов к месту командировки и обратно;
  • оплата телефонных переговоров;
  • аренда автомобиля либо же специального оборудования;
  • наем дополнительного персонала, допустим переводчика либо же официантов для фуршета;
  • аренда помещения для проведения определенного мероприятия;
  • покупка продуктов на фуршет, включая и алкоголь;
  • выезд на объект при удаленном расположении, что подразумевает определенные затраты;
  • покупка приспособлений, если выданные компаний внезапно вышли из строя, то есть это может быть мобильный телефон, ноутбук;
  • оформление визовых документов;
  • обмен валюты;
  • затраты по делопроизводству, то есть набор либо распечатка текстов, схем, графиков, фото.

Все вышеуказанные расходы, которые были понесены сотрудником в процессе служебной поездки, должны быть подкреплены документально те ми же чеками и квитанциями.

Также следует отметить, что базовые расходы, которые включают в себя транспортные расходы, могут увеличиться за счет той же брони билетов либо же покупки постельного белья, что тоже подлежит компенсации за счет средств работодателя.

Оплата суточных

Отдельно стоит остановиться на суточных выплатах, которые в силу ст.168 ТК РФ выплачиваются откомандированному сотруднику авансом из расчета предполагаемых расходов, которые будут нестись ежедневно.

Так, в силу ст.168 ТК РФ работодатель может самостоятельно установить фиксированную сумму суточных, но с учетом норм ст.217 НК РФ.

Указанные выплаты не будут облагаться налогами только в пределах лимита, а именно:

  • 700 рублей в пределах РФ;
  • 2500 рублей при зарубежной поездке.

Однако сие условие вовсе не обозначает, что суточные не могут превышать указанный минимум, учитывая, что специфика поездок может быть разной. Но вот за перерасход средств, даже на основании норм Положения компании, придется заплатить установленную законом налоговую ставку.

Пример положения о наставничестве в ДОУ вы найдете здесь.

Обязательно ли заявление о приеме на работу? Смотрите тут.

Заграничные поездки

Многие компании в целях расширения работают не только с местными компаниями, но и с зарубежными партнерами, что предполагает служебные командировки за границу.

А так как в иных странах присутствуют не только свои правила, но и ряд отличий стоимости определенных услуг, положение о командировках должно их регламентировать: в частности, те же нормы суточных, дополнительные расходы в валюте, компенсация расходов по оформлению визы и иных проездных документов, медицинских страховок, обязательных прививок.

Также Положение должно в себя включать порядок выдачи суточных как в российских рублях, так и в иностранной валюте, а также определять лимиты трат на те или иные служебные нужды — от найма жилья и питания до общения в телефонном режиме и компенсации периодов нетрудоспособности в случае их наступления.

Для сотрудников, работающих дистанционно

Одним из обязательных условий, которое прописывается в трудовом договоре, является расположение места труда, которое у дистанционного работника находится не в головном офисе, а в другом городе.

При этом исходя из смысла ст.166 ТК РФ, командировкой является служебная поездка по распоряжению работодателя вне пределов постоянной занятости.

Таким образом, если дистанционный сотрудник направляется в иное место, даже в населенный пункт, в котором расположен головной офис, сия поездка будет квалифицироваться как командировка, что подтверждается разъяснениями Письма Минфина №03-03-06-1-31945.

Основные ошибки

При создании документа допускается много ошибок.

Наиболее распространенными являются:

  • необоснованное завышение суточных выплат (обоснование в виде списка желательно разработать исходя из должностей, а именно руководящего состава и рядовых сотрудников);
  • невключение многих позиций предполагаемых затрат, что приводит к спорам с работниками, понесшими определенные расходы);
  • описание затрат, которые могут быть оспорены налоговыми ораганми, то есть те же расходы на культурное развитие (п.2 ст.264 НК РФ);
  • формальный подход, который основан только на включении условий, прописанных законодательно в Постановлении №749, без учета требований ТК РФ и НК РФ.

Утверждение документа

Локальный акт предполагает не только определенную структуру и процесс составления, но и обязательное утверждение документа, учитывая, что без наличия ряда реквизитов Положение не получит статус юридически значимого акта обязательного к исполнению.

Как правило, при разработке Положения о служебных поездках участвует несколько служащих разной специализации, которые не обладают полномочиями по введению документа в постоянное действие на всем предприятии.

Именно поэтому сей документ утверждается высшим руководством компании, но при этом в конце содержит в себе и подписи сотрудников, которые участвовали в его создании.

Процедура утверждения локального акта является достаточно простой:

  • Для начала разрабатывается проект Положения, затем представляется на негласное согласование руководителю.
  • Если замечания есть, вносятся правки, после чего документ подписывается директором компании под грифом «Утверждаю» с проставлением даты.
  • Однако, если гриф по правилам делопроизводства в локальных актах компании не предусмотрен, издается приказ, коим указанный документ и утверждается вместе с приложениями, входящими в состав Положения о командировках.

Приказ об утверждении (образец)

Если Положение содержит на первой странице гриф, в издании приказа нет необходимости.

Однако целесообразней утверждать локальные акты по предприятию именно приказами, учитывая, что они регистрируются в журнале по основной деятельности и, таким образом, можно легко проследить хронологию издания акта, а также его правки и доказать контролирующим органам, что сей документ создать отнюдь не для соблюдения формальности.

Ознакомление работников

В силу ст.22 ТК РФ работодатель обязан знакомить штатных сотрудников со всеми локальными актами, принятыми в компании.

Соответственно как только Положение о командировках будет сформировано и утверждено, с ним должны ознакомиться все сотрудники, которые направляются в командировки либо могут быть направлены впоследствии.

Положение о служебных поездках с одной стороны можно назвать постоянно действующим документом, учитывая, что принимать его ежегодно нецелесообразно.

Однако в виду того, что указанный документ прежде всего формируется на основании норм действующего законодательства, пересматривать его, а также вносить соответствующие изменения необходимо, конечно при наличии веских оснований, обусловленных введением либо исключением определенных пунктов из ТК РФ либо же Постановления №749.

Как написать представление на сотрудника для аттестации? Об этом — тут.

Как таковых граничных сроков его хранения законом не предусмотрено. Однако если действовать исходя из аналогии, применяемой к другим актам, сей документ храниться как минимум до издания нового документа.

Внесение изменений и дополнений

Даже на протяжении одного года, перечень расходов, которые необходимо нести в ходе служебной поездки, может измениться, что уж говорить об инфляции, влияющей на размер суточных либо же принятии изменений в федеральные акты.

А так как вне вышеперечисленные условия являются базовыми, при любых новшествах Положение требует пересмотра.

Изменение в любой локальный акт можно разделить на два вида, а именно:

В случае если меняется всего несколько условий Положения, достаточно издать приложение и утвердить его приказом. Однако, если речь идет о практически полной переработке и новой интерпретации, целесообразнее разработать новый документ.

Как часто обновлять? Требуется ли ежегодный пересмотр?

Положение о командировках является, как правило, постоянно действующим документом, которое подвергается пересмотру либо же внесению изменений только при необходимости, обусловленной введением в действие федеральных законов.

Однако в виду того, что цены на те же транспортные расходы либо же найм жилых помещений для командировочных лиц постоянно меняются, целесообразно указанный локальный акт пересматривать хотя бы раз в год для корректировки размера средств, выделяемых сотрудникам.

Образец приказа об утверждении положения о командировках

Утверждение положения о служебных командировках: нужен ли приказ

Положение о служебных командировках не относится к обязательной локальной документации, по этой причине оно может в принципе отсутствовать в организации. В связи с этим не урегулирован на законодательном уровне и порядок утверждения и введения в действие такого положения.

Организация может утвердить упомянутый документ одним из следующих способов либо их сочетанием:

  • издать приказ об утверждении положения о командировках(в таком распорядительном документе можно сразу указать и введение в действие положения с определенной даты, утрату юридической силы предыдущей редакции положения о командировках с момента вступления в силу настоящей и т. д.);
  • разместить на первой странице положения гриф об утверждении документа со всеми необходимыми атрибутами (см. п. 3.16 ГОСТ 6.30-2003).

Выбор способа утверждения осуществляется в соответствии с требованиями локальной документации и правилами документооборота на предприятии.

Указанный приказ можно отнести к группе приказов по основной деятельности, соответственно, он должен храниться на предприятии, по общему правилу, на постоянной основе (п. 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов. », утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Вместе с тем приказы о направлении в длительные командировки, в командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда подлежат хранению в течение 75 лет, приказы о направлении в краткосрочные командировки хранятся 5 лет.

Читайте так же:  Приложение 7 гражданство образец

Дополнительно о такой категории документов, как приказы по основной деятельности, читайте в нашей статье по ссылке «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

Приказ об утверждении положения о командировках — образец

Унифицированной/типовой формы приказа об утверждении положения о служебных командировках на настоящий момент не существует, поэтому организация разрабатывает форму названного распорядительного документа своими силами в соответствии с требованиями локальной документации.

Как правило, структура такого приказа следующая:

  • Наименование документа — «Приказ об утверждении положения о командировках (наименование организации)». Если текст приказа располагается на фирменном бланке организации, то дополнительное указание ее наименования необязательно.
  • Номер документа — в соответствии с внутренней нумерацией, принятой на данном предприятии.
  • Дата издания приказа.
  • Место издания приказа — указывается населенный пункт.
  • Собственно распоряжение уполномоченного лица: «утвердить положение о служебных командировках», «признать утратившими силу соответствующие локальные акты» (при необходимости). Кроме того, в приказе обычно указываются ответственные за его исполнение и контроль над его исполнением лица. Например, контроль над исполнением настоящего распоряжения руководитель организации может как оставить за собой, так и делегировать иному лицу.
  • Подпись уполномоченного лица, издавшего приказ, с расшифровкой его Ф. И. О. и должности.
  • Подписи лиц, ответственных за исполнение приказа, об ознакомлении с содержанием данного распорядительного документа.

К такому приказу прилагается также и текст самого утверждаемого положения.

Скачать шаблон приказа об утверждении положения о командировках можно по ссылке:

Приказ о внесении изменений в положение о командировках

Аналогичным образом оформляется и решение руководителя организации о внесении изменений в локальный акт компании, регламентирующий вопросы, связанные со служебными командировками сотрудников.

Так, например, может быть издан один из нижеперечисленных приказов:

  • о признании утратившим силу предыдущего положения о командировках;
  • о внесении отдельных правок в уже существующий и введенный в действие документ — в этом случае к приказу прилагается документ, содержащий список утверждаемых нововведений.

Структура такого распорядительного документа сходна с описанной в предыдущем блоке настоящей статьи:

  • наименование документа;
  • номер и дата издания;
  • место издания;
  • содержание распоряжения: об утверждении изменений в существующем положении о служебных командировках (в зависимости от того, каким образом формализованы эти изменения — в виде новой редакции предыдущего положения или в виде отдельного документа, в котором зафиксированы все нововведения, — излагается и соответствующее распоряжение: об утверждении новой редакции документа или утверждении вносимых изменений);
  • перечень лиц, на которых возлагается исполнение приказа и контроль его исполнения;
  • подпись руководителя организации;
  • подпись лиц, на которых возложено исполнение и контроль исполнения приказа, об ознакомлении с самим приказом.

К приказу прилагается либо текст новой редакции положения, либо документ, содержащий перечень вносимых изменений в положение.

Итак, приказ об утверждении положения о командировках составляется в произвольной форме с указанием всех необходимых для данного вида распорядительной документации атрибутов. Кроме того, если локальной документацией не предусмотрена необходимость утверждения такого положения именно посредством издания специального приказа, то достаточно нанесения на положение о командировках специального грифа с подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица.

Положение о командировках: образец на 2019 год

Положение о командировках закрепляет порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных с командировками (суточные, расходы по найму жилого помещения, расходы на проезд), действия работника и работодателя при непредвиденных обстоятельствах. Расскажем, как составить положение о командировках на 2019 год, приведем образец, который можно скачать.

Главные новости февраля для бухгалтера

Как составить положение о командировках

Как правило, в положении прописываются все особенности служебных командировок, которые характерны для организации.

Например, компании часто приходится направлять работников в командировки в выходные дни. Тогда обязательно подробно распишите порядок оплаты за эти дни (фрагмент из положения ниже).

Положение о командировках (образец 2019) должно содержать и указание на то, как будете определять срок командировки. Например, сотрудник направлен в командировку. Срок командировки по приказу с 23 по 24 августа. Сотрудник к месту командировки и обратно следовал на самолете. Самолет задержали и фактически сотрудник вернулся из командировки 25 августа. Фактический срок командировки составил 3 дня (с 23 по 25 августа). Соответствующий порядок определения сроков установлен в Положении.

Одним из основных разделов в положении о командировке является также раздел «Порядок предоставления отчетности, связанной с направлением сотрудников в служебные командировки». Например, после поездки сотрудник должен предоставить в течение трех дней авансовый отчет.

В Положении рекомендуем подробно расписать, какие расходы организация будет возмещать сотрудникам в командировке. Например, всем сотрудникам организация возмещает расходы на питание в размере не более 600 рублей в день.

Если сотрудники часто отправляются в дорогу на личных автомобилях, то порядок возмещения соответствующих расходов нужно предусмотреть в Положении. По правилам, срок в таких ситуациях нужно определять по служебной записке, которую сотрудник напишет сам после возвращения.

Внесение изменений в положение о командировках

Если появились некоторые изменения на предприятии, чтобы их внести в локальный документ, необходимо издать приказ. Специально для этого разрабатывается положение и создается документ в виде приказа. Чтобы было проще составить, понадобится образец и бланк.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

Текущее положение 2018 года определяет особенности направления сотрудников в служебные поездки как внутри страны, так и за рубежом. По служебным заданиям направляются сотрудники, которые заключили трудовые договоры с работодателем.

В виде постоянного места работы согласно локальному документу считается то место, в организации которой работодатель заключил трудовой договор. При этом командированные работники отправляются в поездку по подписанным решениям директора на указанный период. Во время нахождения в назначенном месте, они должны выполнить задание, вернуться на постоянное место работы и предоставить отчет о проделанной работе. Обычная поездка, направленная на выполнение служебных целей вне территории компании также признается служебной.

Если работа сотрудника связана с постоянными разъездами или осуществляется во время передвижения, командировкой она не признается. При этом промежуток времени, в течение которого должен находиться на задании работник, определяется самим работодателем.

Как внести изменения в положение о командировках?

Чтобы внести изменения в локальный документ о служебных поездках, издается повторный приказ. В нем отражается следующая информация:

  • Данные о приказе по персоналу, которые подлежат изменению. Сюда относится номер, дата, наименование;
  • Причины, по которым вносятся изменения;
  • Указания, которые предоставляются должностным лицам для последующего выполнения;
  • Меры, которые предпринимаются для обеспечения контроля за исполнением соответствующего приказа.

Приказ об утверждении положения о командировках

Чтобы сотрудники отправлялись в командировки согласно правилам, в каждой компании должен быть составлен локальный нормативный акт о служебных поездках. Для его утверждения работодатель или доверенное лицо формирует приказ об утверждении текущих положений. Документ имеет несколько составных частей:

  • Введение. В нем отмечается уполномоченное лицо, которое создало приказ;
  • Цель;
  • Основная часть. В этом пункте отмечается, что нужно сделать. Используются формулировки в виде: как ознакомить, утвердить, возложить контроль. Здесь же отмечается, какого числа приказ вступает в силу. Если это не указано, юридическое действие приказа формируется с момента подписи руководителя.

Положение о командировках в бюджетных учреждениях — образец в 2018 году

Имея служебную необходимость, бюджетные организации часто направляют своих сотрудников в командировки. Иногда требуется всего один день, и даже при этом перелет может быть осуществлен воздушным транспортном. Основное положение о служебных поездках в бюджетных учреждениях гласит о том, что аванс на расходы сотруднику в бюджетных организациях не предоставляется. Нормы законодательства подтверждают, что все расходы компенсируются по приезду. Предоставьте в бухгалтерию отчет, а также приложите дополнительные документы по возвращению.

Если сотрудник заказывает билет на воздушный транспорт через Интернет, то вместе с авансовым отчетом сотрудник предоставляет электронный билет, который распечатан конкретным сотрудником по электронной почте. Посадочный талон в этом случае отсутствует.

В целом, в бюджетной организации основные условия аналогичны с коммерческими компаниями. Как гласит статья 166 Трудового кодекса Российской Федерации, под служебной поездкой понимается отправление сотрудника по распоряжению работодателя на представленный срок. Это нужно для того, чтобы выполнить служебное задание вне территории компании.

Статья 168 Трудового кодекса РФ гласит о том, что если сотрудник направляется в командировку, руководитель обязан возместить все расходы касательно проезда.

Локальное положение может освободить организацию от компенсации по расходам, если сотрудник не сможет предоставить документы по оплате номера в отеле или он их потеряет. Однако при этом НДФЛ все равно будет облагаться, исключая суточные в размере 700 рублей в сутки для командировки внутри страны и 2500 рублей по заграничным командировкам.

В Положении бюджетной организации также можно учесть, каким образом оплачиваются затраты на билеты в бизнес-классе, мобильные разговоры, цена питания и дополнительных услуг.

Делопроизводство

Как составить положение о командировках в организации?

Каждое предприятие может осуществлять экономическую деятельность только при условии взаимодействия с другими коммерческими партнерами путем подбора поставщиков, заключения договоров и просто на условиях обмена реальным опытом работы.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

В связи с этим многие сотрудники компаний в режиме осуществления основных обязанностей направляются в так называемые служебные поездки, порядок осуществления которых не всегда ясен, даже несмотря на имеющееся федеральное законодательство, в котором отражены только общие правила предоставления командировок.

Что говорит закон?

В соответствии с нормами закона, командировка – это выполнение задания по поручению работодателя, которое осуществляется не на основном рабочем месте работника, а за пределами предприятия в другом населенном пункте или даже за пределами страны.

В связи с этим работнику предоставляют некоторые гарантии, предусмотренные законодательством, а также локальными актами предприятия, с целью обеспечения необходимых нужд, возникающих в ходе служебной поездки.

То есть командированному сотруднику оплачиваются дорожные расходы, проживание, а также питание и некоторые другие траты, производимые в ходе выполнения служебного задания.

Но, учитывая, что все расходы работника погашаются за счет предприятия, а также весьма скудный перечень трат, который предусмотрен Налоговым законодательством РФ, на многих предприятиях с учетом специфики, а также хода самих поездок разрабатывается Положение о служебных командировках, которое и позволяет обосновать либо предусмотреть многие дополнительные услуги либо иные нюансы.

Читайте так же:  Льготы на 3 ребенка в омске

Нормативная база

Порядок предоставления командировок на федеральном уровне регламентируется Постановлением Правительства РФ №749, где в частности, определен:

  • срок командировки;
  • финансовые расходы на приобретение билетов;
  • компенсация проживания;
  • компенсация расходов на питание;
  • порядок компенсации поездок за пределы РФ.

То есть в оговоренном нормативном акте освещены практически все нюансы от приобретения билетов к месту командировки и вида транспорта, до размера аванса, незапланированных болезней и праздничных дней, а также до расходов на оформление дополнительных документов в случае той же поездки за рубеж.

Все вышеуказанные расходы также оговорены в п.12 ст.264 НК РФ, включая обслуживание в гостиницах, консульские услуги либо транзит транспорта.

Какие вопросы регулирует?

Однако учитывая служебное задание работника, специфику предприятия, а также некоторые другие нюансы, предусмотреть все необходимые траты в командировке в общем в разрезе одного нормативного акта невозможно, в связи с чем на многих предприятиях и создается Положение, в котором учитываются все нюансы осуществления служебных поездок с учетом специфики самих заданий, а также возможных дополнительных трат.

К примеру, в соответствии со ст.264 НК РФ командированный сотрудник не может воспользоваться рестораном в гостинице, но в то же время ему необходимо провести дружеский обед с партнерами. Или работник не может воспользоваться услугами химчистки, так как запрещено пользоваться дополнительными услугами гостиницы, но ведь он может быть направлен на строительный объект и испачкать одежду.

А возможно, в аэропорту произойдет поломка или возникнет сильный ветер и билеты придется вернуть либо партнеры назначат встречу в определенной гостинице и номер придется забронировать. Могут возникнут и иные обстоятельства, в связи с чем придется обратиться к посредникам для оформления документов в сжатые сроки.

То есть дополнительных трат может быть множество и, соответственно, с учетом прежней практики работы с партнерами и спецификой предприятия именно в Положении о командировках их и можно будет отразить.

С приведением примерного перечня трат, условий и порядка их компенсации, а также перечнем документов, которые и подтвердят обоснованность дополнительных расходов — к примеру, на основании тех же писем разъяснений Минфина РФ.

Обязательно или нет?

В Приказе Минкультуры РФ № 558 приведен перечень Типовых документов и локальных актов, которые обязательно должны заводиться либо издаваться в режиме кадрового делопроизводства на каждом предприятии с учетом их специфики.

В оговоренном перечне Положение о командировках не упомянуто, хотя некоторые составляющие документации о служебных поездках все же считаются обязательными — допустим, те же приказы, служебные задания либо выездные дела сотрудников за рубеж.

В связи с чем можно сделать вывод, что Положение не является обязательным локальным актом, которое должно издаваться на предприятии. Поэтому, исходя из специфики служебных заданий, а также возможных трат, руководство компании самостоятельно принимает решение о необходимости издания оговоренного акта.

При отсутствии зарубежных командировок, а также сложных заданий, требующих длительного отсутствия, Постановления № 749 будет вполне достаточно.

Особенности положения о командировках

Как было сказано выше, Положение о командировках составляется в том случае, если на предприятии есть в этом необходимость и порядок оформления служебных поездок имеет свои особенности, которые не отражены в федеральном законодательстве — в частности, тот же повышенный размер суточных расходов, использование такси, а также ряд других нюансов.

Основные требования к документу

Учитывая, что Положение является локальным актом, подлежащим исполнению обеими сторонами, то есть как работодателем, так и работником, к данному документу предъявляются требования, применимые к документации подобного вида, а именно, оговоренные условия на основании ст.8 ТК РФ не должны противоречить нормам федерального законодательства, то есть трудовому законодательству и Постановлению №749, а также не ухудшать положение работников и размер установленных гарантий и компенсаций.

Также Положение должно быть оформлено в соответствии с Типовыми положениями, которые разработаны тем же Министерством образования РФ и носят рекомендательный характер.

То есть при разработке Положения должны быть учтены все рекомендации, нормы федерального законодательства, а также только документально подтвержденные основания для предоставления гарантий в повышенном размере.

Выплачиваются ли суточные при однодневной командировке? Ответ — тут.

Кто разрабатывает?

Как правило, командировки оформляются тремя структурами:

  • кадровым отделом, который оформляет приказ;
  • бухгалтерским отделом, который рассчитывает аванс и примерные затраты;
  • экономическим отделом, который разрабатывает мероприятия и планы при осуществлении деятельности предприятия и составляет служебное задание.

Соответственно все вышеперечисленные структуры, вернее специалисты из оговоренных отделов, и будут разрабатывать Положение о командировках с привлечением юриста, который сможет провести юридическую экспертизу документа изначально, с целью недопущения нарушений действующего законодательства.

Что должно быть отражено?

Служебная поездка состоит не только из исполнения порученного задания, но и из многих нюансов, которые собственно и отражаются в оговоренном документе.

Допустим, максимальный срок командировки на основании того же Постановления №749 определяется работодателем, но именно в Положении можно предусмотреть лимит командировочных дней в год.

Также в Положении должны быть размеры компенсаций тех или иных расходов, виды трат, которые допустимы в ходе командировки — к примеру, использование воздушного транспорта федеральным законодательством разрешено, но ведь стоимость билетов зависит от пассажирского места расположенного в отсеке бизнес-класса либо эконом-класса.

И конечно в Положении о командировках должен быть отражен порядок подачи документов, подтверждающих нахождение работника в командировке — от посадочных талонов, до чеков из гостиницы.

То есть в оговоренном документе должны быть отражены все стадии служебной поездки, от покупки первого билета и времени отправления до сроков сдачи отчетности по расходам.

В Положении о направлении работников в служебные поездки должны присутствовать следующие разделы:

  • общие положения, в которых рассматривается понятие командировок и круг лиц, которые могут быть направлены в служебные поездки;
  • сроки командировок и режим поездок, в частности, дата отправления, явка на работу по окончании служебной поездки, режим работы в поездке и возможность компенсации периодов нетрудоспособности;
  • документальное оформление, то есть перечень документов, которые должны быть изданы;
  • командировочные расходы, включающиеся в себя размер суточных, а также лимит трат в различных ситуациях;
  • оплата труда в праздничные дни и законные дни отдыха;
  • гарантии, а именно сохранение рабочего места и заработка помимо компенсации затрат на поездку;
  • предоставление отчетности с указанием сроков подачи и перечнем документов.

Форма и образец-2016

Положение о командировках (образец 2019) представлен на нашем сайте и вы можете с ним ознакомиться при составлении собственного локального акта в качестве Типового документа, разработанного с учетом норм закона.

Скачать его можно тут:

Отметим, что Положение утверждается приказом организации.

Пример приказа об утверждении положения о командировках можно скачать здесь:

Как написать служебную записку на командировку? Образец вы найдете тут.

Каков срок сдачи авансового отчета по командировке? Узнайте здесь.

Следует отметить, что при разработке Положения о командировках его создатели исходят из экономического положения предприятия на момент издания документа, но ведь с течением времени компания может расшириться до нескольких филиалов, контролировать несколько направлений вместо одного и приобрести более стабильное финансовое положение.

К тому же, стоит вспомнить о ежегодном росте цен на те же транспортные расходы либо гостиничные услуги, не говоря уже о курсе валют. Именно поэтому Положение о командировках следует ежегодно пересматривать и вносить соответствующие изменения с учетом нового положения компании.

Какие положения следует добавить для дистанционных сотрудников?

По сути, дистанционный работник является таким же сотрудником, как и все остальные, но с удаленным расположением рабочего места, поэтому его вполне можно направлять в командировки, порядок оформления которых имеет некоторые особенности.

В частности, приказ о направлении в командировку, служебное задание, а также авансовый отчет должны быть изданы в установленные сроки и иметь оригинальную подпись.

Но из-за удаленности рабочего места подобные условия соблюсти практически невозможно, поэтому в Положение о командировках можно добавить раздел о наличии тех же подписей в электронном виде с последующим подтверждением оригинальными документами, направленными по почте, что подразумевает установление индивидуальных сроков исполнения отдельных условий.

Как внести изменения в документ?

Для этого требуется докладная записка — к примеру, главного бухгалтера с приведением расчетов по реальным расходам со ссылкой на условия положения о командировках.

На основании докладной записки издается приказ с распоряжением разработать новые условия Положения с учетом поступивших данных, и, собственно, разрабатываются и вносятся поправки, которые затем утверждаются уже приказом по предприятию.

Разработать Положение о направлении работников в служебные поездки совсем несложно, ведь для этого понадобится всего лишь нормативная база, а также локальные акты, в которых отражены реальные потребности предприятия в дополнительных внешнеэкономических связях с другими компаниями.

Только посредством учета всех нюансов экономической деятельности предприятия, а также финансовых возможностей им можно создать оговоренный документ.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.