Ответственность работодателя за хранение трудовых книжек

24.06.2018 Выкл. Автор admin

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ВЕДЕНИЕ И ВЫДАЧУ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Законодательство Российской Федерации предусматривает ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Лица, ответственные за ведение и выдачу трудовых книжек, в случае нарушения соответствующих правил могут быть привлечены к административной или даже уголовной ответственности. Рассмотрим эти вопросы более подробно в нашей статье.

Отметим, что основными нормативными документами применительно к рассматриваемой нами теме являются:

– Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ);

– Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ);

– Уголовный кодекс Российской Федерации (далее – УК РФ);

– Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 “О трудовых книжках” (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек));

– Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”.

Правилами ведения и хранения трудовых книжек предусмотрена ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек.

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Если конкретизировать данное положение, то необходимо оговориться, что приказом (распоряжением) работодателя назначается специально уполномоченное лицо, которое непосредственно и несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

При этом согласно разъяснениям Роструда, приведенным в Письме от 18 марта 2008 г. N 656-6-0, если работнику понадобился подлинник трудовой книжки и он забрал его из отдела кадров и потерял, то ответственность за утерю при данных обстоятельствах все равно несет специально уполномоченный сотрудник организации, который назначен приказом руководителя.

В связи с этим напоминаем, что работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку лишь в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную ст. 5.27 КоАП РФ, которая носит название “Нарушение законодательства о труде и об охране труда”.

Помимо этого, отсутствие в организации книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее также является серьезным нарушением, за которое предусмотрена ответственность, установленная той же ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, согласно указанной норме нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

– на должностных лиц – в размере от 1000 до 5000 руб.;

– на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток;

– на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток (например, Постановление ФАС Московского округа от 26 октября 2006 г. по делу N КА-А40/10220-06).

Обратите внимание! Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

В соответствии с Постановлением Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 24 марта 2005 г. N 5 “О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях”, под аналогичным правонарушением в данном случае следует понимать совершение должностным лицом такого же, а не любого нарушения законодательства о труде и охране труда. Например, первый раз должностное лицо не произвело расчет при увольнении одного работника, а позднее – при увольнении другого.

Неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным разбирательствам.

Если это обстоятельство работодателем не оспаривается и он в добровольном порядке произвел соответствующие изменения записей в трудовой книжке, то при доказанности того, что неправильная формулировка причин увольнения лишала работника возможности поступить на работу к другому работодателю, работник все равно может предъявить иск о материальной ответственности работодателя.

При этом обязанность возместить работнику не полученный им заработок предусмотрена законодательством во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться.

Согласно ст. 234 ТК РФ такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:

– незаконного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу;

– отказа работодателя от исполнения или несвоевременного исполнения решения органа по рассмотрению трудовых споров либо государственного правового инспектора труда о восстановлении работника на прежней работе;

– задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Статьей 237 ТК РФ предусмотрено возмещение работодателем морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом. Размер компенсации морального вреда определяется судом исходя из конкретных обстоятельств каждого дела с учетом объема и характера причиненных работнику нравственных или физических страданий, степени вины работодателя, иных заслуживающих внимания обстоятельств, а также требований разумности и справедливости (п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17 марта 2004 г. N 2 “О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации”).

Кроме всего вышесказанного, за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек предусмотрена ответственность, установленная соответствующими статьями УК РФ.

Статья 140 УК РФ закрепляет ответственность за отказ в предоставлении гражданину информации.

Так, за неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо за предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан, ст. 140 УК РФ предусмотрена альтернативная санкция. Наказание за данное преступление может быть назначено в виде штрафа в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев либо лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет.

Таким образом, неправомерный отказ в своевременном предоставлении работнику надлежащим образом оформленной трудовой книжки, равно как и копий документов, связанных с работой, может обернуться для руководителя организации (должностного лица, ответственного за обращение с трудовыми книжками работников организации) привлечением к ответственности, предусмотренной указанной нормой УК РФ.

Статьей 292 УК РФ под названием “Служебный подлог” установлена ответственность за внесение должностным лицом, а также государственным служащим или муниципальным служащим, не являющимся должностным лицом, в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание. В этой норме также закреплена оговорка, гласящая, что эти действия должны быть совершены из корыстной или иной личной заинтересованности (при отсутствии признаков преступления, предусмотренного ч. 1 ст. 292.1 УК РФ (сходный состав, влекущий, однако, незаконное приобретение гражданства Российской Федерации)).

Отметим, что применение указанной статьи становится возможным лишь в случае, если будет доказано, что руководитель организации (должностное лицо, ответственное за обращение с трудовыми книжками работников организации) совершил виновные действия также из корыстной или иной личной заинтересованности.

В соответствии со ст. 325 УК РФ (“Похищение или повреждение документов, штампов, печатей…”) работодатель, по вине которого было допущено (совершено) похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (к числу которых относятся бланки трудовых книжек и вкладыши в них), совершенное из корыстной или иной личной заинтересованности, может быть наказан штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.

Похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа (в том числе трудовой книжки) наказывается штрафом в размере до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок до трехсот шестидесяти часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

За что оштрафует работодателя трудовая инспекция

Главная / Публикации / За что оштрафует работодателя трудовая инспекция

За что оштрафует работодателя трудовая инспекция

Опыт работы на консультационном рынке показывает, что сегодня подавляющее большинство организаций не уделяет должного внимания вопросам соблюдения законодательства о труде и ведению кадрового делопроизводства. Особенно это стало заметным в «кризисный» и «после кризисный» периоды. Практика показывает, что игнорирование руководителями организаций норм трудового законодательства зачастую приводит к штрафным санкциям, размеры которых превышают затраты на организацию и ведение кадрового делопроизводства.

О наиболее типичных нарушениях действующего трудового законодательства, связанных с кадровым делопроизводством, рассказывает ведущий консультант по кадровому администрированию группы компаний \»РУСКОНСАЛТ\» Ирина Солодова.

Государственный инспектор по труду может прийти в любую организацию, независимо от ее численности и спецфики, без уведомления и потребовать предъявить ему более 30 различных документов, предусмотренных трудовым законодательтвом. Правильно оформленные кадровые документы -гарантия успешного прохождения проверки трудовой инспекцией.

Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтых ситуациях.

Итак, на что стоит обратить внимание работодателя:

Локальные нормативные акты , связанные с управлением персоналом.

Локальные нормативные акты адаптируют действующее законодательство к особенностям конкретной организации и необходимы для последущей индивидуальной работы с каждым сотрудником. Трудовой кодекс РФ требует, чтобы такие документы были в каждой организации. Основными нормативными документами, запрашиваемые при проверках инспекторами по труду, будут Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защие персональных данных работников, Положение о заработной плате, материальном и нематериальном стимулировании, Положение об охране труда и технике безопасности. Важно не только правильно составить, оформить и ввести в действие данные документы, но и обеспечить своевременное ознакомление с этими документами каждого работающего сотруника. На все эти кадровые тонкости обращает внимание инспектор по труду при проведении проверки.

Штатное расписание и документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом

В ходе проверок инспекторы по труду особенно внимательны к правильности оформления и полноте содержания данной группы кадровой документации. К ним, безусловно, относят штатное расписание предприятия, своевременное внесение в него соответствующих изменений, табель учета рабочего времени, расчетный листок. Если для оформления штатного расписания и табеля учета рабочего времени используются унифицированные формы Т-3 и Т-12,Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”, то расчетный листок заполняется в произвольной форме .Достаточно часто встречаются случаи нарушений, когда в ходе проверок обнаруживается, что работодатель самостоятельно вносит изменения в унифицированную форму штатного расписания исключая или дополняя его различными столбцами или указывает диапазон значений в графе «размер тарифной ставки, должностной оклад».

В статье 136 Трудового кодекса РФ сказано, что при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого сотрудника о ее составных частях, причитающейся сумме и о размерах удержаний. Расчетный листок должен выдаваться сотрудникам обязательно. Исключений из этого правила в Трудовом кодексе нет — в том числе и для сотрудников, работающих по совместительству.

При проверках всегда смотрят какого размера зарплаты установлены в трудовых договорах, в штатном расписании. Правильно ли внесены изменения в трудовые отношения, связанные с изменением заработной платы сотрудников. Помните, что фраза « с оплатой согласно штатному расписанию» недопустима в трудовом договоре! Согласно ст.57 ТК РФ в трудовом договоре должны быть указаны: размер тарифной ставки или должностного оклада, надбавки и доплаты. Важно, чтобы информация в трудовом договоре, штатном расписании, Правилах внутреннего трудового распорядка, Положении об оплате труда и премировании, актах о неявке работников за заработной платой, расчетные документы и уведомления по уволенным, платежным ведомостям и приказам совпадала.

Читайте так же:  Материнский капитал за ребенка или за роды

Отсутствие на предприятии оформленных в соответствии с действующим трудовым законодательством документов по учету рабочего времени может послужить поводом для налоговых органов признать необоснованным включение расходов на оплату труда в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

На основании ст. 123 Трудового кодекса РФ и постановления Госкомстата России от 5 января 2004 года №1 на предприятии в обязательно порядке утверждается график отпуск, определяющий порядок предоставления и ухода в очередной отпуск всех работающих сотрудников. Работодатель обязан соблюдать утвержденный график и своевременно уведомлять сотрудников о наступлении времени очередного отпуска. Отсутствие утвержденного графика отпусков, а также нарушение порядка предоставления и документального оформления очередного отпуска является нарушением действующего трудового законодательства и подлежит наложению штрафных санкций.

Документация по личному составу.

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) вступил в силу с 01 февраля 2002 года, но до настоящего времени большинство руководителей организаций продолжают считать, что заключение трудовых договоров с работниками в письменной форме – право работодателя, а не его обязанность. Однако обязанность заключения трудовых договоров в письменной форме возложена на работодателя статьей 67 ТК РФ. Таким образом, трудовые договоры должны заключаться с работниками организаций всех форм собственности в порядке и на условиях, предусмотренных главой 10 ТК РФ.

В соответствии со статьей 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных руководителем Росархива 06.10.2000г. Журнал регистрации трудовых договоров должен храниться 75 лет. Такой же срок установлен и для хранения самих трудовых договоров.

Отсутствие трудового договора у работника, принятого на работу после 01.02.2002, является самым серьезным нарушением трудового законодательства.

Письменная форма трудового договора не исключает необходимости издания работодателем приказа о приеме на работу. В соответствии со статьей 68 ТК РФ приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Нередко приходится сталкиваться с тем, что приказы о приеме на работу либо не составляются вообще – работодатели ограничиваются заявлением работника, на котором пишут свою резолюцию и указывают размер заработной платы, – либо оформляют приказы с нарушением “Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”, приведенных в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”. В соответствии с указанным Постановлении Госкомстата РФ для оформления учета кадров используются следующие унифицированные формы:
№ Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу”;
№ Т-1а “Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу”;
№ Т-2 “Личная карточка работника”;
№ Т-2ГС (МС) “Личная карточка государственного (муниципального) служащего”;
№ Т-3 “Штатное расписание”;
№ Т-4 “Учетная карточка научного, научно-педагогического работника”;
№ Т-5 “Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу”;
№ Т-5а “Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу”;
№ Т-6 “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику”;
№ Т-6а “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам”;
№ Т-7 “График отпусков”;
№ Т-8 “Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)”;
№ Т-8а “Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)”;
№ Т-9 “Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку”;
№ Т-9а “Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку”;
№ Т-10 “Командировочное удостоверение”;
№ Т-10а “Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении”;
№ Т-11 “Приказ (распоряжение) о поощрении работника”;
№ Т-11а “Приказ (распоряжение) о поощрении работников”;
№ Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы»
№ Т-13 « табель учета использования рабочего времени»

Отсутствие указанных документов в организации может привести к привлечению организации к ответственности в виде начисления штрафных санкций, согласно статье 120 “Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения” Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ).

Еще одним распространенным заблуждением работодателя является то, что расторжение трудового договора с работником, формулируемое как “по собственному желанию”, происходит на основании статьи 80 ТК РФ. Однако указанная статья определяет только порядок и условия расторжения трудового договора. Основания же для прекращения трудового договора определены статьей 77 ТК РФ. В частности, расторжение трудового договора работником по собственному желанию происходит на основании пункта 3 статьи 77 ТК РФ. Следовательно, запись в трудовой книжке об увольнении должна содержать ссылку на пункт 3 статьи 77 ТК РФ, а не на статью 80 ТК РФ, как нередко встречается на практике.

Особое внимание стоит уделить правильности оформления документов при увольнении за прогул. В случае, если работодателем не были оформлены все необходимые документы, констатирующие факт действительного отсутствия работника на рабочем месте , увольение будет признано недействительным и работник будет восстановлен на работе при этом работодатель должен будет выплатить работнику причитающуюся сумму за вынужденный прогул.

Ведении трудовых книжек на предприятии.

В соответствии со статьей 66 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 “О трудовых книжках” (вместе с “Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей”).

Согласно “Инструкции по заполнению трудовых книжек”, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, работодатель обязан вести трудовые книжки на всех работников, проработавших в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем на платной основе. Следует отметить, что работодатели не имеют права требовать от работника, поступающего на работу впервые, предоставления бланка трудовой книжки. Организация должна за счет собственных средств приобрести бланки трудовых книжек, как установлено “Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку”, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22.12.2003 г. № 117н.

Однако часто работодатели принимают от работника чистый бланк трудовой книжки, вносят туда запись, не обращая внимания на то, что с 1 января 2004 года введены в действие трудовые книжки нового образца.

Также следует отметить, что на работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

С целью обеспечения учета и хранения трудовых книжек работодатель должен вести следующую документацию: приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ней и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением, расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей к ней с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также выданные им, с записью серии и номера.

Анализ ошибок, которые встречаются при проведении проверок, правильность заполнения трудовых книжек требуют отдельного освещения. К наиболее типичным ошибкам при оформлении трудовых книжек можно отнести следующие:
– зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки (вкладыша) “Сведения о работе”, “Сведения о награждениях”;
– внесение записи о работе в раздел “Сведения о награждениях”;
– неоформление надлежащим образом выданного вкладыша (не вшит в трудовую книжку, не проставлен штамп о выдаче вкладыша на первой странице трудовой книжки).

Согласно “Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей”, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г.№ 225, с каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о поступлении на работу, переводе, назначении, увольнении, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (№ Т-2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

Личная карточка работника.

К основным первичным учетным документам относят Личную карточку (унифицированная форма № Т-2). Оформление ее ведется в соответствии с Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

Личная карточка является основным документом по учету труда и заполняется на всех работников. К организации заполнения, внесения новой кадровой информации и хранении личных карточек также предъявляются особые требования, в обязательном порядке исполняемые работодатель. Личные карточки хранятся на предприятии 75 лет. За обесечение их сохранности работодатель несет персональную ответственность.

Документация по охране труда и технике безопасности

Особое внимание в ходе проверок в последнее время уделяется организации охраны труда и проведению своевременной аттестации рабочих мест на предприятиях.

В обязательном порядке инспектором проверяется наличие и правильность оформления документации по охране труда: действующая инструкция по охране труда по профессиям, журнал проведения инструктажа и изнакомления с инструкциями, журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие. Данная документация может храниться в кадровй службе предприятия, службе по охране труда или канцелярии.

Подводя итог вышеизложенному можно резюмировать, что наиболее частыми ошибками специалистов кадровых служб являются:

  • отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов;
  • нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;
  • неверное оформление, незнание правл придания документам юридической силы;
  • неправильное документирование управленческой ситуации, выражающееся в отствтуии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
  • организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.

Обратите внимание — руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства РФ и иных нормативных правовых актов. Неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административных штрафов или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно — влечет дисквалификацию должностного лица.

В соответствии с подп. «а» ч.1 с. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые рребования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения ( ст.3.12. КоАП).

Ваш инструмент для достижения
бизнес-целей

Ответственность работодателя за хранение трудовых книжек

ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Этот персональный документ отражает факты последовательной трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения. В настоящей статье рассмотрим порядок хранения трудовых книжек.

Прежде напомним, что работодатель обязан (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (часть 3 статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ)).
Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при заключении трудового договора. В отдельных случаях, предусмотренных трудовым законодательством, трудовые отношения могут возникнуть и без предъявления трудовой книжки, причем отсутствие трудовой книжки не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора.

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Трудовые книжки учет, хранение, ответственность

«Кадровый вопрос», 2013, N 6

Читайте так же:  Приказ об регистрации транспортного средства

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ учет, хранение, ответственность

Поговорим об учете и хранении трудовых книжек и бланков трудовых книжек, а также ответственности за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками.

Организация учета и хранения трудовых книжек

и бланков трудовых книжек на предприятии

Общий порядок организации учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии определен разд. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек. С целью обеспечения надлежащего учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее на предприятии ведутся:

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией предприятия. В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой (иным аналогичным подразделением) предприятия, оформляющей прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя предприятия, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии — в шкафах (сейфах), обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.

Выдача бланков сотруднику кадрового органа, ответственному за ведение трудовых книжек, производится бухгалтерией на основании письменной заявки. По окончании каждого месяца сотрудник кадрового органа, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы предприятия.

Наименование должности руководителя предприятия

00.00.0000 И. О. Фамилия

00 месяца 0000 года (наименование нас. пункта)

о списании трудовых книжек

Комиссией в составе:

составлен настоящий акт в том, что за период с 00.00.0000 по 00.00.0000

при оформлении оказалось испорчено

(цифрами и прописью)

бланков трудовых книжек и

(цифрами и прописью)

бланков вкладышей в трудовую книжку, в том числе:

а) бланки трудовой книжки:

серия, номер — испорчен в результате;

серия, номер — испорчен в результате;

б) бланки вкладыша в трудовую книжку:

серия, номер — испорчен в результате;

серия, номер — испорчен в результате;

Комиссия подтверждает непригодность перечисленных выше бланков к дальнейшему использованию по назначению и предлагает уничтожить их путем сожжения.

Председатель комиссии: подпись И. О. Фамилия

Члены комиссии: подпись И. О. Фамилия

подпись И. О. Фамилия

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, а также непригодные к дальнейшему использованию по назначению — в том числе в связи с несоответствием установленной форме — подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Хранение трудовых книжек работников осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях кадрового органа — в шкафах или сейфах, обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо — в случае смерти работника — его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровом органе предприятия отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность работодателя и работника

за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. В свою очередь, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо.

О назначении такого лица — как правило, сотрудника кадрового органа предприятия — работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение).

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица предприятия несут ответственность, установленную законодательством РФ. Такая ответственность предусмотрена, в частности, соответствующими статьями Уголовного кодекса РФ (далее — УК РФ).

Так, в соответствии со ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации» УК РФ неправомерный отказ должностного лица (в том числе руководителя предприятия или руководителя кадрового органа предприятия) в предоставлении работнику собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы последнего, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам работника, наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет. Таким образом, неправомерный отказ в своевременном предоставлении работнику надлежащим образом оформленной трудовой книжки, равно как и копий документов, связанных с работой, может обернуться для руководителя предприятия (руководителя кадрового органа предприятия) привлечением к ответственности, предусмотренной указанной статьей УК РФ.

Статья 292 «Служебный подлог» УК РФ устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательных работ на срок от 180 до 240 часов, либо исправительных работ на срок от одного года до двух лет, либо ареста на срок от трех до шести месяцев, либо лишения свободы на срок до двух лет. На практике применение указанной статьи становится возможным в случае, если будет доказано, что руководитель предприятия (должностное лицо, ответственное за обращение с трудовыми книжками работников предприятия), совершил виновные действия из корыстной или иной личной заинтересованности — например, предложив работнику взятку за оформление в трудовой книжке записи с «удобной» для него формулировкой увольнения.

Согласно ст. 293 «Халатность» УК РФ совершение руководителем предприятия (руководителем кадрового органа предприятия) виновных действий, повлекших существенное нарушение прав и законных интересов работников и (или) предприятия в целом — например, необеспечение (ненадлежащее обеспечение) сохранности трудовых книжек работников, повлекшее за собой их массовую утрату — наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

Статья 324 УК РФ предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и (или) сбыт официальных документов. К числу таких документов относятся, в частности, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее. Заметим, что порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. N 117н. Нарушение данного порядка по вине работодателя может повлечь за собой наказание штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

Наконец, в соответствии со ст. 325 «Похищение или повреждение документов, штампов, печатей. » УК РФ работодатель, по вине которого было допущено (совершено) похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (к числу которых относятся бланки трудовой книжки и вкладыша в нее), совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, может быть наказан штрафом в размере от 200 до 500 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от двух до пяти месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года. Похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа (в т. ч. трудовой книжки) наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

В свою очередь, работник, виновный в подделке документов (изготовлении поддельных документов) либо их бланков, в соответствии со ст. 327 УК РФ может быть наказан ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. В случае использования заведомо подложного документа — в том числе трудовой книжки (вкладыша в нее) или иных документов (например, при трудоустройстве) — работник может быть наказан штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев.

Материальная ответственность работодателя и работника за причинение ущерба другой стороне трудовых отношений определена и вытекает из положений ст. ст. 165, 234 и 394 ТК РФ. В случаях, предусмотренных законодательством, наступление материальной ответственности определяется по решению суда.

Ответственность за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее — Правила), ответственность перед государством и работником за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. В свою очередь ответственность перед работодателем за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное должностное лицо.

Работодатель издает приказ (распоряжение) о назначении такого лица, как правило, сотрудника кадровой службы организации (учреждения).

ПРИМЕР ПРИКАЗА О НАЗНАЧЕНИИ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА РАБОТУ С ТРУДОВЫМИ КНИЖКАМИ

Открытое акционерное общество «Вега»

О назначении ответственного

за ведение и хранение трудовых книжек

В целях совершенствования организации документационного обеспечения кадровой деятельности организации, обеспечения надлежащего порядка при работе с трудовыми книжками работников в соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек

1. Назначить ответственным за работу с трудовыми книжками работников начальника отдела кадров Журову О.А. и возложить на нее организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

2. Утвердить должностную инструкцию начальника отдела кадров от 04.08.2005.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора по управлению персоналом С.М. Вилеева.

Приложение: должностная инструкция начальника отдела
кадров на 2 л.

Генеральный директор Агеев А.А. Агеев

Начальник юридического отдела
Горина Б.В. Горина

О.А. Журова ___________

С.М. Вилеев ____________

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица организации несут ответственность, установленную законодательством РФ. Такая ответственность предусмотрена, в частности, соответствующими статьями Уголовного кодекса РФ (УК РФ).

Так, в соответствии со ст. 140 УК РФ («Отказ в предоставлении гражданину информации») неправомерный отказ должностного лица (в том числе руководителя организации или руководителя кадровой службы организации) в предоставлении работнику собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы последнего, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам работника, наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от двух до пяти месяцев, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет.

Читайте так же:  Договор на поставку товара в казахстане образец

Таким образом, неправомерный отказ в своевременном предоставлении работнику надлежащим образом оформленной трудовой книжки, равно как и копий документов, связанных с работой, может обернуться для руководителя организации (лица, ответственного за работу с трудовыми книжками) привлечением к ответственности, предусмотренной указанной статьей УК РФ.

Напомним в этой связи, что в соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки работников, проработавших свыше пяти дней, при условии, что выполняемая работа является для них основной, а лицам, заключившим трудовой договор впервые, — надлежащим образом оформить трудовую книжку[1]. Копии документов, связанных с работой, как это предусмотрено ст. 62 ТК РФ, должны выдаваться работнику безвозмездно не позднее трех дней с даты подачи им соответствующего письменного заявления и быть надлежащим образом заверены.

Следовательно, работник вправе обратиться в суд с иском о привлечении виновного к ответственности по основанию, предусмотренному ст. 140 УК РФ, если (при соблюдении условий, изложенных выше, и документальном подтверждении соответствующих фактов):

трудовая книжка не оформлена в течение недели с даты приема на работу и работодатель отказывает в ее оформлении;

  • в трудовую книжку ненадлежащим образом внесены сведения о работнике или о выполняемой им работе и работодатель отказывает во внесении исправлений в эти сведения;
  • нарушены правила выдачи трудовой книжки при увольнении работника[2];
  • копии документов, связанных с работой, не предоставлены работнику в течение трех дней с даты подачи соответствующего письменного заявления, а работодатель отказывает в их предоставлении;

    копии документов, связанных с работой, заверены ненадлежащим образом либо предоставляются работнику за плату, а работодатель отказывает в их дооформлении (переоформлении) либо в безвозмездном предоставлении.

    Статья 292 УК РФ («Служебный подлог») устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно за внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительными работами на срок от одного года до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет.

    На практике применение указанной статьи становится возможным в случае, если будет доказано, что руководитель организации или должностное лицо, ответственное за обращение с трудовыми книжками работников организации, совершили виновные действия из корыстной или иной личной заинтересованности, например предложив работнику дать взятку за оформление в трудовой книжке последнего записи с «удобной» для него формулировкой увольнения.

    Подчеркнем, что в данном случае для суда не имеет значения, от кого исходила преступная инициатива — привлекаться к ответственности будут лица, признанные виновными во внесении в трудовую книжку (копии документов, связанных с работой) заведомо ложных сведений либо во внесении в соответствующие сведения исправлений, искажающих их действительное содержание, и движимые при этом сугубо корыстными мотивами. При этом вина руководителя организации может, к примеру, заключаться в издании приказа, содержащего заведомо ложные сведения, а вина руководителя кадровой службы — в удостоверении копии такого приказа своей подписью или во внесении соответствующих сведений в трудовую книжку.

    Согласно ст. 293 УК РФ («Халатность»)[3] совершение руководителем организации (руководителем кадровой службы организации) виновных действий, повлекших существенное нарушение прав и законных интересов работников и (или) организации в целом (например, необеспечение (ненадлежащее обеспечение) сохранности трудовых книжек работников, повлекшее за собой из массовую утрату), наказывается штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от ста двадцати до ста восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

    Заметим, однако, что как халатность могут быть квалифицированы и иные действия работодателя (уполномоченного должностного лица), если их совершение повлекло за собой существенное нарушение прав и законных интересов даже одного работника, в том числе из-за нарушения порядка обращения с трудовой книжкой (ее небрежным хранением, повлекшим утрату документа или его непригодность к дальнейшему использованию по назначению, ее ненадлежащим оформлением и т.п.). Аналогичным образом могут расцениваться и действия (бездействие) работодателя, вследствие которых работник несвоевременно получил на руки трудовую книжку или копии документов, связанных с работой, при увольнении, если это воспрепятствовало трудоустройству и т.п.

    Далее хотелось бы обратить внимание на ст. 324 УК РФ, которая предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и (или) сбыт официальных документов. К числу таких документов относятся, в частности, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее.

    Между тем порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее определен Правилами и приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. № 117н. Нарушение этого порядка по вине работодателя может повлечь за собой наказание штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

    В этой связи коснемся достаточно распространенной ситуации: работник утратил трудовую книжку и обратился к работодателю с просьбой об оформлении ее дубликата. Работодатель в этом случае должен действовать в точном соответствии с предписаниями п. 31 Правил и оформить документ не позднее 15 дней с даты поступления письменного заявления работника.

    Работодатель вправе расследовать обстоятельства утраты документа и, если необходимо, привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Одновременно работодатель вправе потребовать от работника возместить расходы по приобретению бланка документа[4].

    В то же время работодатель ни в коем случае не должен «рекомендовать» работникам приобрести соответствующий бланк самостоятельно. Подобная рекомендация должна рассматриваться как противозаконная и, следовательно, не подлежащая исполнению.

    В соответствии со ст. 325 УК РФ («Похищение или повреждение документов, штампов, печатей…») работодатель, по вине которого было допущено (совершено) похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (к числу которых относятся бланки трудовой книжки и вкладыша в нее), совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, может быть наказан штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от двух до пяти месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.

    Уточним, что похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа (в т.ч. трудовой книжки), т.е. совершение направленных на это действий, наказывается штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев. Эта мера наказания касается похитителя.

    Однако если установлено, что похищение стало возможным в результате виновных (см. выше) действий работодателя, то к ответственности будет привлечен и он. Например, если на предприятии не был назначен приказом (см. выше) сотрудник, ответственный за работу с трудовыми книжками, вследствие чего последние хранились ненадлежащим образом, и этим воспользовался злоумышленник, то отвечать за хищение вместе с похитителем, скорее всего, придется и не в меру «забывчивому» руководителю.

    Наконец, лица, виновные в подделке документов (изготовлении поддельных документов) либо их бланков, в соответствии со ст. 327 УК РФ могут быть наказаны ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. Эта статья служит предупреждением тем работодателям, которые, используя возможности офисной оргтехники, вознамерятся самостоятельно изготавливать «для себя» бланки трудовой книжки или вкладыша в нее.

    В случае использования работником заведомо подложного документа, в том числе трудовой книжки (вкладыша в нее) или иных документов (например, при трудоустройстве), он может быть наказан штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев.

    В заключение — несколько слов о материальной ответственности за причинение ущерба другой стороне трудовых отношений. Такая ответственность предусмотрена соответствующими положениями ст. 165, 234 и 394 ТК РФ[5].

    Так, в соответствии со ст. 165 ТК РФ работнику предоставляется компенсация при задержке по вине работодателя выдачи трудовой книжки в случае увольнения, поскольку такая задержка, как правило, фактически лишает уволенного возможности трудиться (у другого работодателя). Задержка выдачи трудовой книжки, как и внесение в трудовую книжку неправильной (не соответствующей законодательству) формулировки причины увольнения, согласно ст. 234 ТК РФ налагает на работодателя обязанность по возмещению работнику не полученного им заработка (например, в связи с тем, что работник, не имея на руках надлежащим образом оформленной трудовой книжки, не смог своевременно устроиться на другую работу)[6].

    [1] Оформление документа, т.е. внесение в него соответствующих сведений, производится в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.

    [2] В этом случае работодатель несет перед работником и материальную ответственность.

    [3] Халатность — неисполнение или ненадлежащее исполнение должностным лицом своих обязанностей вследствие недобросовестного или небрежного отношения к своим обязанностям.

    [4] Плата за бланк документа не взимается, если имела место массовая утрата трудовых книжек, а также если трудовая книжка оформляется работнику, впервые заключившему трудовой договор, или если бланк был испорчен в процессе оформления не по вине работника (см. пп. 34 и 48 Правил).

    [5] В случаях, предусмотренных законодательством РФ, наступление материальной ответственности определяется по решению суда.

    [6] В соответствии со ст. 394 ТК РФ оплата вынужденного прогула производится работнику в размере среднего заработка за все время вынужденного прогула, т.е. с даты, когда работнику должны были выдать надлежащим образом оформленную трудовая книжка, до даты ее фактической выдачи работнику.

    М.Ю. Рогожин, независимый эксперт-исследователь

    Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 8, 2005.