Как подписать договор с налоговой в электронном виде

03.05.2018 Выкл. Автор admin

Содержание:

Как отправить заявление о присоединении к договору с ГФС из программы «M.E.Doc»

Поскольку с 01.01.2018 изменился порядок предоставления отчетности в электронном виде (приказ Министерства Финансов Украины № 557 от 06.06.2017 «Про затвердження Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами»), заключение Договора о признании электронных документов с ГФС потеряло силу.

Вместо этого для того чтобы подавать отчеты в ГФС в электронном виде, плательщику налогов нужно заполнить и отправить «Заявление о присоединении к Договору» (J/F1392001).

Обратите внимание: если у вас уже имеется действующий Договор с ГФС, то он продолжает действовать до тех пор, пока не истечет срок действия ЭЦП, при помощи которых он был подписан.
В таком случае отправлять заявление о присоединении к Договору с ГФС НЕ НУЖНО!

Итак, рассмотрим, как заполнить и отправить Заявление при помощи программы M.E.Doc.

Для начала нужно убедиться, что у вас установлена актуальная версия программы (нужна версия не ниже 10.01.208). Обновить программу можно как автоматически, так и вручную (скачать обновления).

Запускаем M.E.Doc и переходим в раздел «Реєстр звітів» модуля «Звітність».

Открыв раздел, нажимаем кнопку «Створити звіт» или сочетание клавиш Ctrl+N.

В окне «Створення звіту» выбираем «Бланки» — «Державна фіскальна служба». В перечне бланков нужно выбрать пункт «Заява про приєднання до Договору про визнання електронних документів» (код: J1392001 – для юридических лиц; F1392001 – для физических лиц). В процессе поиска нужного бланка в перечне можно воспользоваться функцией «Пошук» или «Встановити фільтр», нажав нужные кнопки на панели инструментов. В окне поиска ввести название бланка и нажать кнопку «Знайти». Далее нажимаем на кнопку «Створити» или просто открываем Заявление двойным щелчком мыши.

Для юридических лиц:

Для физических лиц:

Теперь нужно правильно заполнить все обязательные поля в бланке договора (они выделены цветом):

Рассмотрим все поля по порядку:

1. Дата и порядковый номер Заявления — текущая дата и порядковый номер Заявления (начинаем с №1 и так далее)

2. Дата номер Договора — Дата и Номер договора, который уже подписан и опубликован на сайте ГФС. Если эти поля не заполнены автоматически, то смотрим в публичной части «Электронного кабинета»: Меню: «Головна» — «Договір про визнання електронних документів«. Прямая ссылка: https://cabinet.sfs.gov.ua/contract.

3. Данные вашего предприятия:

Код ЕДРПОУ и название вашего предприятия (для ФОП — код ИНН и Фамилия Имя и Отчество)

ФИО начальника — Фамилия Имя и Отчество начальника/директора/руководителя (для ФОП — его ФИО)

— На основании какого документа действует руководитель — Статут, Положення, Виписка з ЄДР и т.д.

4. Код ЕДРПОУ и название вашей налоговой инспекции — если не заполняется, см. в тексте Договора (Прямая ссылка: https://cabinet.sfs.gov.ua/contract. Для просмотра подписанного договора — открывайте соответствующий вашей ГНИ файл PDF)

5. Адрес субсайта официального веб-портала ГФС — впишите вот этот адрес: https://cabinet.sfs.gov.ua/contract

6. E-mail адрес Автора — ваш адрес электронной почты (E-mail). Можно указать ваш E-mail который вы используете для электронной отчетности, а можно указать и другой адрес, который используете лично Вы.

7. Текущая дата — напишите текущую дату.

После того как Заявление полностью заполнено, нужно сохранить документ и закрыть его.

Далее в «Реєстрі звітів» необходимо выделить составленное Заявление и нажать кнопку «Відправити» на панели инструментов. Программа предложит подписать документ, а потом автоматически перейдет к его отправке.

Теперь нужно его подписать при помощи ЭЦП директора (ФОП) и ЭЦП печати (при наличии) и отправить в ГФС.

Всё необходимое сделано, и остаётся ждать квитанций №1 и №2, в которых Вам сообщат, принято ли Заявление в Налоговой инспекции. Для проверки почты нужно использовать кнопку «Отримати повідомлення» или клавишу F9.

После получения Квитанции №2 о принятии вашего Заявления — можно отправлять отчеты.

Теоретически на это дается 1 рабочий день (от даты Квитанции №1)!

Если у вас имеется бухгалтер, то для подачи данных о его ЭЦП следует заполнить и подать «ПОВІДОМЛЕННЯ про надання інформації щодо ЕЦП» (J/F13911).

Сомневаетесь какую программу для сдачи электронной отчетности через Интернет выбрать?

Можно ли отправлять отчетность в электронном виде бесплатно?

Использование электронной цифровой подписи: вопросы и ответы

СКАЧАТЬ ПОСЛЕДНИЕ ВЕРСИИ

Обновления программ электронной отчетности.

Договор о признании электронных документов

Содержимое раздела:

ГФС не имеет права расторгнуть договор о признании электронных документов по причине отсутствия налогоплательщика по месту регистрации

КАС/ВС рассмотрел иск ООО к ОГНИ о расторжении договора о признании электронных документов в одностороннем порядке. В обоснование исковых требований ООО отметил, что договор может быть расторгнут либо по соглашению сторон, либо по решению суда или в случаях, установленных в самом договоре, как то непредоставление нового усиленного сертификата (сертификатов) открытого ключа вместо отмененных или изменение места регистрации. Между тем, у ответчика не было никаких из перечисленных оснований для расторжения договора в одностороннем порядке.

В ЕГР отсутствует адрес электронной почты. Будет ли принято заявление присоединения к договору о признании электронных документов?

Если при оформлении в Едином государственном реестре (ЕГР), плательщик решил не указывать адрес электронной почты, то можно прописать в документе «Заява про приєднання до Договору» ту электронную почту, которая будет нужна для переписки с налоговиками.

Изменение данных об электронной почте выполняется на основании сведений ЕГР.

Подкатегория 135.03 «ЗІР»

Новый порядок обмена электронными документами с ГФС с 01 января 2018 года

С 01.01.2018 года согласно приказу Минфина Украины от 06 июня 2017 года No 557 «Об утверждении Порядка обмена электронными документами с контролирующими органами» введен новый формат обмена электронными документами с контролирующими органами.

Новый порядок обмена электронными документами с ГФС. Новый договор о признании электронных документов

15 ноября 2017 года вступил в силу приказ № 557 Минфина от 06 июня 2017 года.

Филиал самостоятельно подает отчетность: нужно ли заключать отдельный договор о признании электронных документов?

Нужно обособленному подразделению (филиалу, представительству) юрлица, уполномоченному самостоятельно подавать отчетность, заключать договор о признании электронных документов с контролирующим органом по его местонахождению?

По этому вопросу консультирует ГФСУ.

Утвержден порядок обмена электронными документами с контролирующими органами

Приказом от 6 июня 2017 года под номером 557, который зарегистрирован в Минюсте 03 августа 2017 года, был утверджен Порядок обмена электронными документами с контролирующими органами, который определяет основные организационно-правовые основы обмена электронными документами между субъектами электронного документооборота.

Соответственно, приказ ГНАУ от 10.04.2008 г. №233 «О представлении электронной налоговой отчетности» утратит силу.

Получили новые сертификаты в другом АЦСК? Как уведомить об этом ГФС

Сотрудники фискальной службы опубликовали ответ на заданный вопрос: может ли налогоплательщик отправить контролирующему органу Уведомление с сертификатами ответственных лиц, что были получены в другом АЦСК, в период, когда еще не истек срок действия прежних сертификатов, которыми был подписан договор о признании электронных документов (Договор).

Заполняем поле «який діє на підставі» в договоре о признании электронных документов

ГФСУ в подкатегории 135.03 ресурса «ЗІР» объяснили, что нужно писать в строке «який діє на підставі» договору про визнання електронних документів.

Срок подписания договора о признании электронных документов со строноны ДФС г. Киев

Сотрудники Фискальной службы г. Киева ]]> сообщили, ]]> что теперь подписание договора о признании электронных документов между ГНИ в районах Главного управления государственной фискальной службы в городе Киев будет реализовано не позже, чем следующий рабочий день.

Как сдавать отчетность, если договор о признании электронных документов был расторгнут?

Рассмотрим, какие варианты подачи отчетности есть у налогоплательщика, если возникла ситуация, когда договор о признании электронных документов прекратил свое действие (например, был расторгнут со стороны налоговиков) до тех пор, пока он не заключил новый договор с контролирующим органом с помощью ЭЦП:

подать лично в бумажной форме или с помощью доверенного лица налогоплательщика

отправить почтой, письмом с уведомлением и описью вложений ( согласно пункта 49.3, подпункты «а» и «б» Налогового кодекса Украины).

Укажите промокод:

Бухгалтерская и налоговая отчетность

Программы для сдачи отчетности

Календарь бухгалтера

НОВЫЕ МАТЕРИАЛЫ

FreeZvit — скачать последнюю версию

Как создать и заполнить «Повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису»

Обновление Соната 0.24.17.2 (12.02.2019)

Все квитанции по результатам обработки налоговых накладных доступны в Электронном кабинете

Обновленная версия EDZV Единое окно 1.27.3 от 07 февраля 2019 года

Сайт ProKey содержит информацию о программном обеспечении, которое используется для формирования и отправки бухгалтерской отчетности в электронном виде.

Вы найдете детальное описание каждой программы, которая используется для подачи подачи электронной отчетности в налоговую, пенсионный фонд, органы статистики. Сможете выбрать подходящее Вашей организации программное обеспечение или сайт для формирования и (или) подачи бухгалтерской отчетности через Интернет.

У нас описаны как платные, так и бесплатные программы для сдачи отчетов в электронном виде.

Вы сможете скачать обновления и последние версии: Арт-звит плюс, ОПЗ, Соната, Медок.

Для каждой программы по формированию и отправке электронной отчетности подобраны инструкции по работе, приведены примеры.

Кроме того известно, что для отправки электронной отчетности необходима электронная цифровая подпись. Мы собрали наиболее используемые аккредитованные центры сертификации ключей: Мастеркей, Украина, Ключевые системы, ИВК, ИСД ГНС.

О каждом центре сертификации представлена информация:

  • о документах, которые требуются для регистрации
  • тарифы на услуги ЭЦП
  • процедура получения ЭЦП

Таким образом, Вы сможете выбрать программу для работы с электронной отчетностью на нашем сайте, не посещая множество других ресурсов в Интернете.

В разделе «Новости» — последние новости по системе Электронного администрирования НДС, изменения в работе программ электронной отчетности, появлении новых бланков бухгалтерской отчетности.

Договор о признании электронных документов (на сдачу электронной отчетности) с налоговой

Зaключаем Договор «О признании электронных документов»

Пeред прeдставлением отчетности в электронной форме нaлогоплательщику необходимо зaключить Договор «О признании электронных документов» c oрганами доходов и сборов. Tакой договор зaключается в электронном виде c пoмощью избранного нaлогоплательщиком программного обеспечения (онлайн-сeрвиса) для подписания и сдачи электронной отчетности.

Договор подписывается нaлогоплательщиком c использованием собственных электронных ключей (смотрите Как получить электронные ключи) и усиленных сeртификатов ключей, cформированных АЦСК ИСД Миндоходов. Pеквизиты, необходимые для заполнения cоответствующих пoлей Договора «О признании электронных документов», мoжете получить в налоговом органе по месту учета.

Eсли налогоплательщик состоит нa учете в качестве плательщика oтдельного налога в нескольких кoнтролирующих органах, то для сдачи электронной отчетности в налоговые органы тaкой налогоплательщик должен зaключить Договор «О признании электронных документов», провести вместе с этим обмен усиленными сертификатами ключей c кaждым отдельным контролирующим оpганом.

Договор действует дo истечения срока действия уcиленных сертификатов ключей. Eсли налогоплательщик представляет в кoнтролирующий орган нoвые усиленные сертификаты ключей, этoт договор считается пролонгированным дo истечения срока действия нoвых усиленных сертификатов ключей (хотя на практике проще и привычнее для налоговиков заключить новый договор с использованием новых ключей налогоплательщика).

Договор «О признании электронных документов» рaссматривается органом доходов и cборов в течение пяти днeй , причем отчетность мoжно представлять только пoсле заключения данного договора.

Общие принципы организации инфoрмационного обмена при сдаче нaлогоплательщиками налоговой отчетности в кoнтролирующие органы в электронной форме c иcпользованием ЭЦП определены Порядком обмена электронными документами c кoнтролирующими органами, утвержденном приказом Минфина №557 oт 06.06.2017 (ранее — Инструкцией пo подготовке и пpедставлению налоговых документов в электронном видe средствами телекоммуникационной связи, утвeржденной приказом Минфина № 233).

Часто задаваемые вопросы:

Отчетность предприятий и ФОП

Бухгалтерский учет

На отдельных страницах смотрите:

Ниже рассмотрим процесс заключения договора в одном из популярных онлайн-сервисов сдачи отчетности. Собственно, онлайн сервис сильно упрощает для вас процесс заполнения, сводя его к введению данных всего в 2 поля. Ну обо всем по порядку.

Входите в сервис «iFin Zvit» (console.ifin.ua) . Кликаете на кнопку настройки.

Читайте так же:  Как приобретают гражданство дети

В открывшемся окошке нажимаете на «Управління ЕЦП»:

Оказавшись во вкладке «Управління ЕЦП», найдя договор с пометкой «Фіскальна служба» кликаете на «Підписати».

Собственно после того как вы ввели все данные о своем предприятии или предпринимателе, система iFin сама вставит их в договор, подтянет туда же все данные о налоговой инспекции, и вам останется заполнить всего 2 поля.

Узнайте по телефону в своей налоговой, кто сейчас начальник ГНИ и введите его. Нажимайте «Укласти договір»:

Теперь нужно договор подписать.

Кликаете на каждом из значков ключа (в рассматриваемом примере это «Директор», «Печатка», а может быть в вашем случае это «Директор», «Бухгалтер», «Печатка». Указываете месторасположения этого ключа на вашем копьютере.

Вводите пароли ключей и нажимайте «Зберегти».

После подписи двумя ключами у вас появится третья иконка, относящаяся к ключу шифрования. Аналогично предыдущему действию, укажите путь к ключу шифрования, введите пароль к нему и нажмите «Зберегти».

На этом процесс отправки договора завершен. Система, возможно, еще раз спросит вас, правильно ли, что договор отправляется именно по этому предприятию или предпринимателю и подписан именно этим руководителем, на что вам, перепроверив предприятие и ФИО руководителя, нужно еще раз кликнуть.

Как писалось выше, у налоговой есть 5 дней на подписание договора. После того, как договор подписан, в разделу управления ключами появится пометка «Договір прийнято» с иконкой такого вида:

Кликнув на эту голубую иконку, вы можете просмотреть и распечатать квитанцию к договору. Как видите, ничего сложного.

Если договор по каким-то причинам был отклонен, то иконка и пометка будут следующими:

Кликнув на эту иконку вы можете просмотреть квитанцию с причиной отказа в подписании договора, внести изменения и отправить договор заново. Если остались вoпросы, спросите на форуме.

Как подписать договор с налоговой в электронном виде

Украинское законодательство сделало еще один шаг в сторону автоматизации налоговой отчетности. Как мы писали в предыдущей публикации, необходимо выполнить 2 шага прежде, чем налоговая с радостью станет принимать ваши отчеты в электронном виде:

  • получить ключи ЭЦП
  • заключить договор о признании ЭЦП с местной налоговой инспекцией

Второй шаг требовал посещения налоговой, что отнимало время и было формальным копированием ваших сертификатов с флешки на компьютер оператора. Наконец, ГНА Украины своим письмом №16167/7/28-0817 от 09.06.2011 разрешила заключение этого договора в электронном виде. Для всех предпринимателей это означает, что сформировать, подписать и отправить договор о признании ЭЦП можно не отходя от своего компьютера. Получив договор, работники налоговой подпишут его своими ключами, скопируют приложенные сертификаты и отправят обратно. Уже на следующий день можно полноценно пользоваться всеми прелестями электронной отчетности.

Столичные налоговики уже проявляют рвение к прогрессу и, ссылаясь на указанное письмо ГНА, отказываются принимать договора в бумажном виде. Тем ценнее должен стать этот анонс новой возможности нашего сервиса. Теперь, используя Таксер, можно сформировать и отправить договор о признании ЭЦП онлайн.

Открыв прямую ссылку на генерацию договора, вы увидите такую форму. Полей немного и их названия говорят сами за себя. Единственный нюанс: инициалы начальника вашей налоговой инспекции. Мы показываем телефонные номера выбранной инспекции, по которым узнать необходимую информацию не составит труда.

Заполнив все поля, нажимайте кнопку «Сдать онлайн». Откроется предпросмотр документа. Убедившись, что все верно, переходите к подписанию договора.

Для того, чтобы поставить свою ЭЦП, вам нужно перетянуть файлы сертификата и ключа в обозначенную область апплета и ввести пароль. Файлы, а тем более пароль, не передаются на сервер, все криптографические преобразования происходят локально.

Если у вас есть ЭЦП печати, то ее также необходимо наложить на подписанный документ. Договор о признании ЭЦП в том числе служит для доставки ваших публичных сертификатов на сервер налоговой. Поэтому важно подписать его всеми имеющимися ключами. Если же у вас есть только ЭЦП личной подписи, то переходите к последнему проверочному шагу.

При наложении электронной подписи проверяется соответствие введенных при заполнении договора и встроенных в сертификат данных. Таким образом исключается отправка неверных документов.

После нажатия кнопки «Отправить договор» он будет незамедлительно отправлен на почтовый адрес ГНА.

Ответы в виде квитанций из налоговой будут получены и проанализированы автоматически. О каждой пришедшей квитанции вы получите уведомление на ваш электронный ящик.

Обычно налоговая отвечает четырьмя уведомлениями:

  • уведомление о том, что договор был доставлен на центральный шлюз
  • квитанция №1: договор был принят на центральном уровне (Документ прошел автоматическую проверку и был отправлен в местную налоговую инспекцию)
  • квитанция №2: договор был принят на местном уровне (Документ был успешно принят и подписан)
  • собственно сам договор, подписанный ключами налоговой

Первые два уведомления обычно приходят в течение 5 минут после отправки документа — это автоматические отчеты. Последние два уведомления отсылаются только после ручной проверки оператором. Время на их получение зависит от вашей налоговой инспекции. В Киеве вы скорее всего получите их в тот же день (если отправили договор в рабочее время). В других городах подписание договора может занять несколько дней.

Получение квитанции №2 и подписанного договора означает, что теперь вы готовы к сдаче отчетов онлайн и практически полностью избавлены от необходимости посещения налоговой. Желаем вам как можно скорее и как можно больше упростить свою отчетность!

Заключение договора в электронной форме

Договор в гражданском законодательстве (понятие и сущность)

Договор — это соглашение, заключаемое 2 или несколькими лицами, устанавливающее, изменяющее или отменяющее их права и обязанности (п. 1 ст. 420 ГК РФ). Сторонами договора могут быть как юридические, так и физические лица.

Форма договора, в соответствии с положениями ст. 158 ГК РФ, может быть:

  • устной;
  • простой письменной;
  • письменной, заверенной нотариально.

По общему правилу, определенному п. 1 ст. 161 ГК РФ, сделка между юрлицами, физическими и юридическими лицами либо между гражданами, сумма которой превышает 10 тыс. руб., заключается в простой письменной форме, за исключением случаев, когда такие сделки подлежат нотариальному удостоверению.

Заключение договора в электронном виде

Использование при заключении сделки бумажных документов, заверенных подписями (и печатями при необходимости) ее сторон, не является единственно возможным способом придания ей законной силы. В частности, законодатель предусматривает право сторон на заключение договоров в электронной форме. Такой подход позволяет участникам сделки сэкономить материальные и временные ресурсы, а также свести к минимуму риск возникновения ошибок и неточностей в готовом документе. Однако многие субъекты юридических правоотношений считают, что использование электронной документации небезопасно с точки зрения обеспечения сохранности информации. Кроме того, у них возникают сомнения в законности сделок, заключенных в таком виде.

На самом деле все не так страшно. Более того, преимущества электронного документооборота уже оценили многие юридические и физические лица, работающие в различных сферах и взаимодействующие с контролирующими органами, контрагентами, поставщиками товаров, исполнителями работ и услуг. Соблюдая правила, установленные действующим гражданским законодательством, можно использовать современные интернет-технологии в ходе своей повседневной деятельности, не рискуя при этом потерять конфиденциальные сведения или заключить сделку, законность которой может быть оспорена.

Особенности заключения договора в электронном виде

Согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ, заключение договора в письменной форме допускается посредством пересылки электронных документов по телекоммуникационным каналам связи при условии, что сторона, отправившая документ, может быть идентифицирована второй стороной. Для обеспечения идентификации отправителя, а также предотвращения внесения корректив в документ после того, как он был заверен составителем, необходимо использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП).

Использование ЭЦП, являющейся гарантом действительности информации, содержащейся в документе, при совершении сделок, согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ, допускается. Понятие электронной подписи установлено п. 1 ст. 2 федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63, согласно которому под ней понимается информация, присоединяемая к электронному документу и позволяющая идентифицировать подписавшее его лицо.

Использование квалифицированной электронной цифровой подписи как обязательное условие обеспечения законности договора

Согласно п. 1 ст. 6 ФЗ № 63, электронный документ может быть признан аналогичным по юридической силе документу, созданному на бумажном носителе, лишь в том случае, если он подписан квалифицированной ЭЦП.

Квалифицированная подпись, в соответствии с п. 4 ст. 5 ФЗ № 63, имеет следующие характеристики:

  1. Создана посредством преобразования информации при помощи специального ключа ЭЦП.
  2. Позволяет идентифицировать лицо, подписавшее документ.
  3. Позволяет выявить коррективы, внесенные в документ после того, как он был подписан.
  4. Создана при помощи средств ЭЦП, соответствующих законодательно установленным требованиям. Именно поэтому подписи, относящиеся к указанной категории, выдаются исключительно удостоверяющими центрами, аккредитованными в порядке, установленном приказом Минкомсвязи РФ «Об аккредитации…» от 23.11.2011 № 320.

Мы подобрали для вас отличные сервисы электронной отчетности!

  • Имеют ключ проверки подписи, указанный в квалифицированном сертификате.
  • Квалифицированный сертификат, принадлежащий подписи, используемой стороной соглашения, должен быть действующим на момент заключения договора — в противном случае сделка, заключенная с его использованием, будет признана недействительной. Этот факт подтверждается существующей судебной практикой (в частности, постановлением ФАС Центрального округа по делу от 07.04.2014 № А62-2893/2011).

    Условия использования простой или неквалифицированной подписи

    Простая подпись (т. е. созданная пользователем посредством формирования кодов или паролей) может быть использована лишь в том случае, если такая возможность установлена участниками сделки и не противоречит действующему законодательству (например, при заключении контрактов по результатам торгов, проведенных на электронных торговых площадках, обязательно использование квалифицированной подписи).

    На таких же условиях может использоваться и неквалифицированная ЭЦП, отвечающая тем же требованиям, что квалифицированная подпись, за исключением необходимости наличия квалифицированного сертификата, в котором указан ключ ее проверки. Кроме того, для получения неквалифицированной подписи не обязательно обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр, т. к. правом выдачи обладают любые организации, имеющие техническую возможность ее создания.

    Онлайн-договоры, заключаемые организациями с физическими лицами

    С развитием интернет-индустрии существенная часть жизни людей перенеслась в электронное пространство: все чаще потребители приобретают товары в онлайн-магазинах, оплачивают услуги электронными деньгами и оформляют заказы на выполнение определенных работ удаленными исполнителями. При этом стороны также заключают договор, подписывая его электронные копии.

    В некоторых случаях потребитель товара (получатель услуги) не принимает участия в его разработке и не вносит корректив в готовый документ — он может только согласиться с положениями предлагаемого второй стороной соглашения. Подобная ситуация характерна, например, для договоров купли-продажи, заключаемых с интернет-магазинами, клиентами которых может являться неограниченное число физических лиц. На порядок заключения договоров такого вида распространяется действие общего правила, установленного п. 1 ст. 6 ФЗ № 63: потребитель должен подписать электронный документ с помощью средства, позволяющего заменить его собственноручную подпись, т. е. ЭЦП.

    Спецификой заключения электронных договоров между организациями и частными лицами является то, что последние, как правило, не обладают квалифицированной ЭЦП и не планируют ее приобретать, т. к. услуга по ее созданию, оказываемая специализированными удостоверяющими центрами, является платной. В этом случае, согласно п. 2 ст. 6 ФЗ № 63, потребитель может использовать простую электронную подпись.

    Обеспечения законности использования простой электронной подписи

    Для обеспечения законности сделок, совершенных с использованием простой ЭЦП, потребитель и поставщик должны заключить соглашение об условиях ее применения и включить в него условия, определяющие:

    • признание используемой простой подписи эквивалентной собственноручной подписи потребителя;
    • порядок формирования ключа подписи (как правило, в качестве такого ключа выступает идентификационная пара «логин — пароль», сведения о которой доступны только пользователю);
    • порядок идентификации владельца ЭЦП при заключении договора в электронном виде;
    • обязанность лица, использующего простую ЭЦП, по сохранению ее конфиденциальности.

    Соглашение об использовании простой электронной подписи может быть заключено одним из следующих способов:

    1. Включением условия о работе с простой ЭЦП в текст заключаемого договора. Подобный подход целесообразно использовать при однократном взаимодействии сторон, когда дальнейшего сотрудничества не предполагается (например, при выполнении заказа по проведению фотосъемки определенного объекта или события).
    2. Внесением информации о порядке применения простой электронной подписи в дополнительное соглашение, представленное на сайте поставщика в виде оферты. Использование такой методики является оптимальным в том случае, когда предполагается неоднократное использование потребителем предоставляемой услуги (например, при использовании онлайн-банка с целью осуществления безналичных финансовых операций).

    Порядок заключения соглашения в электронном виде

    Чтобы придать электронному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие действия:

    1. Составить проект договора. С целью установления положений документа и уточнения его нюансов на этой стадии стороны могут обмениваться электронными сообщениями, подписанными ЭЦП. Обмен такими сообщениями, согласно п. 4 ст. 11 федерального закона «Об информации…» от 27.07.2006 № 149, приравнивается к обмену бумажными документами, представленными сторонами.
    2. Заключить дополнительное соглашение, указав в нем выбранный способ обмена данными, а также вид электронной подписи, которая будет использоваться сторонами при визировании документа. В том случае, если стороны будут работать с квалифицированной подписью, вносить сведения о ней в допсоглашение не нужно.
    3. Определить способ осуществления электронного документооборота. Оптимальным вариантом является привлечение к обмену посредника, имеющего статус оператора электронного документооборота. Он не только предоставит возможность передачи сведений через защищенные каналы связи, но и зафиксирует точное время передачи документов от одной стороны к другой. В том случае, если передать документ необходимо до определенного времени, но по не зависящим от отправителя техническим причинам он не будет доставлен до адресата (или доставлен с опозданием), зафиксированный сервером оператора момент отправки транспортного контейнера станет доказательством добросовестности отправителя в ходе дальнейших разбирательств.
    4. Подписать договор электронной подписью и направить его адресату по телекоммуникационным каналам связи.

    Законодательные ограничения на заключение договоров в электронном виде

    Согласно п. 1 ст. 6 ФЗ № 63, электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, не признается эквивалентным аналогичному документу, составленному на бумажном носителе, если законодателем установлено требование о необходимости составления таких договоров исключительно на бумаге.

    В частности, нельзя заключать в электронном виде договоры, подлежащие:

    • обязательному нотариальному удостоверению (например, договор дарения, купли-продажи объектов недвижимости, залога долей или ренты);
    • обязательной государственной регистрации (договор найма или аренды недвижимости, долевого строительства и т. п.).

    При этом существуют и ситуации, в которых договор может быть заключен только в электронной форме. Так, в соответствии с пп. 6 и 7 ст. 70 федерального закона «О контрактной системе…» от 05.04.2013 № 44, контракт между заказчиком и исполнителем, договоренность по которому была достигнута по итогам проведения торгов на электронной торговой площадке, обязательно должен быть подписан электронными подписями победителя торгов и заказчика. Заключенным такой контракт считается с момента его опубликования в единой информационной системе при условии, что он подписан ЭЦП обеих сторон.

    Читайте так же:  Доверенность на управление автомобилем гк

    Итак, обязательным условием обеспечения легитимности договора, заключаемого в электронном виде, является использование его сторонами электронной цифровой подписи, позволяющей идентифицировать личность каждого лица, подписавшего документ. Применяемая ЭЦП может быть как квалифицированной, так и простой. При этом последнее возможно только в том случае, если это не противоречит положениям действующего законодательства, а также закреплено положениями дополнительного соглашения, заключенного сторонами.

    Заключение договора в электронной форме (через Интернет, по факсу и т.п.) и электронный документооборот. Электронная подпись и письменная форма

    Гражданский оборот давно требует перехода бизнеса на электронный дoкyмeнтооборот. Однако переходу на электронные дoкyмeнты, в том числе переходу на заключение сделок в электронной форме, активно препятствуют контролирующие органы (особенно налоговые службы), которые, как правило, не могут и не хотят воспринимать тенденции и потребности оборота, не понимают и, видимо, боятся Интернета и современных технологий. Налоговые органы, как правило, не считают заключенными сделки, оформленные путем подписания договора не собственноручной подписью, а через Интернет с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) или иного aнaлoга собственноручной подписи (АСП), в том числе факсимиле. Они вообще редко воспринимают электронные дoкyмeнты в качестве юридически значимых и имеющих силу дoкyмeнтов.

    Требования налоговых и иных контролирующих органов о ведении бумажного дoкyмeнтооборота, о проставлении на договорах, актах, счетах, счетах-фактурах и иных дoкyмeнтах собственноручных подписей представляются не основанными на законе.

    Закон прямо предусматривает различные варианты заключения договоров в письменной форме. Составление договора в бумажной форме и собственноручное его подписание — далеко не единственный вариант заключения сделки в письменной форме, как это пытаются представить налоговые органы. Хотя, ради справедливости отметим, с недавних пор налоговые органы информируют, что признают договоры, подписанные электронной цифровой подписью, заключенными в простой письменной форме, но почему-то при этом отказываются воспринимать дoкyмeнты, подписанные иным aнaлoгом собственноручной подписи.

    Мы предлагаем внести свой вклад в борьбу за изменение подхода к заключению договоров и к ведению дoкyмeнтооборота, которого придерживаются налоговые органы. Тем более, что такая борьба началась и, более того, суды встают на сторону участников гражданского оборота, налогоплательщиков и совершенно верно признают юридическую силу за дoкyмeнтами, подписанными aнaлoгом собственноручной подписи, которыми стороны договора обменялись через Интернет (например, по электронной почте).

    Ниже вашему вниманию предлагается юридическое обоснование действительности договоров, заключаемых в электронной форме, и законности электронного дoкyмeнтооборота.

    Обратите внимание, что с 08.04.2011 вступил в силу новый закон об электронной подписи. По своей сути простая электронная подпись относится и к ранее предусмотренному Гражданским кодексом аналогу собственноручной подписи, рассмотренному в настоящем юридическом комментарии, поэтому данные здесь рекомендации и комментарии до сих пор актуальны, но с учетом юридического комментария Закон об электронной подписи – новая веха в развитии электронного документооборота.

    Законные основания для заключения договоров в электронной форме

    Для большинства сделок допустима простая письменная форма, если иное прямо не предусмотрено законом для конкретной категории сделок.

    Статья 161. Сделки, совершаемые в простой письменной форме

    1. Должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения:

    1) сделки юридических лиц между собой и с гражданами;

    2) сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, — независимо от суммы сделки.

    2. Соблюдение простой письменной формы не требуется для сделок, которые в соответствии со статьей 159 настоящего Кодекса могут быть совершены устно.

    Статья 159. Устные сделки

    1. Сделка, для которой законом или соглашением сторон не установлена письменная (простая или нотариальная) форма, может быть совершена устно.

    2. Если иное не установлено соглашением сторон, могут совершаться устно все сделки, исполняемые при самом их совершении, за исключением сделок, для которых установлена нотариальная форма, и сделок, несоблюдение простой письменной формы которых влечет их недействительность.

    3. Сделки во исполнение договора, заключенного в письменной форме, могут по соглашению сторон совершаться устно, если это не противоречит закону, иным правовым актам и договору.

    При заключении договора следует иметь в виду два момента:

    • способ подписания договора сторонами И
    • порядок (способ) заключения договора в письменной форме.

    Соответственно, при заключении договора в электронной форме необходимо ответить на два вопроса – как стороны подпишут дoкyмeнты и как ими обменяются.

    Способ подписания договоров в электронной форме

    Стороны могут договориться, что они признают юридическую силу за дoкyмeнтами, подписываемыми aнaлoгом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса). Гражданский кодекс прямо относит факсимильное воспроизведение подписи (факсимиле) и электронную цифровую подпись к aнaлoгам собственноручной подписи, при этом оставляя перечень допустимых АСП открытым. Иными словами стороны договора сами вправе определить используемый ими aнaлoг собственноручной подписи и порядок подписания договора таким АСП.

    Статья 160. Письменная форма сделки

    1. Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления дoкyмeнта, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

    Двусторонние (многосторонние) сделки могут совершаться способами, установленными пунктами 2 и 3 статьи 434 настоящего Кодекса.

    Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Если такие последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки (пункт 1 статьи 162).

    2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного aнaлoга собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

    3. Если гражданин вследствие физического недостатка, болезни или неграмотности не может собственноручно подписаться, то по его просьбе сделку может подписать другой гражданин. Подпись последнего должна быть засвидетельствована нотариусом либо другим должностным лицом, имеющим право совершать такое нотариальное действие, с указанием причин, в силу которых совершающий сделку не мог подписать ее собственноручно.

    Однако при совершении сделок, указанных в пункте 4 статьи 185 настоящего Кодекса, и доверенностей на их совершение подпись того, кто подписывает сделку, может быть удостоверена также организацией, где работает гражданин, который не может собственноручно подписаться, или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.

    Арбитражный процессуальный кодекс

    Статья 75. Письменные доказательства

    3. Дoкyмeнты, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также дoкyмeнты, подписанные электронной цифровой подписью или иным aнaлoгом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором.

    Способ заключения договора в письменной форме

    Практический интерес в отношении заключения договоров в электронной форме представляют следующих два способа:

    • Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного дoкyмeнта, подписанного сторонами, а также путем обмена дoкyмeнтами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что дoкyмeнт исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса).
    • Заключение договора в электронной форме путем направления одной стороной договора оферты (в том числе, например, самого текста договора), а другой стороной ее принятие путем совершения т.н. конклюдентных действий, т.е. совершение действий по выполнению указанных в оферте условий договора (п. 3 ст. 434 и п. 3 ст. 438 Гражданского кодекса).

    Статья 434. Форма договора

    1. Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма.

    Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась.

    2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного дoкyмeнта, подписанного сторонами, а также путем обмена дoкyмeнтами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что дoкyмeнт исходит от стороны по договору.

    3. Письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 438 настоящего Кодекса.

    Статья 435. Оферта

    1. Офертой признается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение.

    Оферта должна содержать существенные условия договора.

    2. Оферта связывает направившее ее лицо с момента ее получения адресатом.

    Если извещение об отзыве оферты поступило ранее или одновременно с самой офертой, оферта считается не полученной.

    Статья 438. Акцепт

    1. Акцептом признается ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии.

    Акцепт должен быть полным и безоговорочным.

    2. Молчание не является акцептом, если иное не вытекает из закона, обычая делового оборота или из прежних деловых отношений сторон.

    3. Совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не указано в оферте.

    Арбитражный процессуальный кодекс

    Статья 75. Письменные доказательства

    3. Дoкyмeнты, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также дoкyмeнты, подписанные электронной цифровой подписью или иным aнaлoгом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором.

    Гражданский процессуальный кодекс

    Статья 71. Письменные доказательства

    1. Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные дoкyмeнты и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность дoкyмeнта способом.

    Постановление Пленума Верховного Суда РФ №6, Пленума ВАС РФ №8 от 01.07.1996 «О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»

    58. При разрешении преддоговорных споров, а также споров, связанных с исполнением обязательств, необходимо иметь в виду, что акцептом, наряду с ответом о полном и безоговорочном принятии условий оферты, признается совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором (пункт 3 статьи 438).

    Следует учитывать, что для признания соответствующих действий адресата оферты акцептом Кодекс не требует выполнения условий оферты в полном объеме. В этих целях для квалификации указанных действий в качестве акцепта достаточно, чтобы лицо, получившее оферту (в том числе проект договора), приступило к ее исполнению на условиях, указанных в оферте и в установленный для ее акцепта срок.

    Выводы и рекомендации по заключению договора в электронной форме

    Итак, если стороны решили заключить сделку удаленно, без обмена «бумажными» договорами, подписанными собственноручно, они могут прибегнуть к электронной форме договора и подписать его «электронной подписью», что прямо допускается действующим законодательством.

    Для этого согласно требованию п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса в самом тексте договора должно быть прямо предусмотрено, что стороны признают юридическую силу за дoкyмeнтами, подписываемыми aнaлoгом собственноручной подписи. Выдержка из судебного решения

    Определение ВАС РФ №653/08 от 07.02.2008

    При этом суды исходили из положений статьи 160 Гражданского кодекса, в соответствии с которыми использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного aнaлoга собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

    Судами не установлено, что сторонами заключались какие-либо письменные соглашения об использовании при совершении сделок, в том числе оформлении товарных накладных, факсимильного воспроизведения подписи. При этом судами указано, что договор поставки товара от 01.12.2005, являясь по своей правовой природе сделкой и также подписанный посредством факсимиле, доказательством заключения сторонами такого соглашения являться не может, учитывая отсутствие в его тексте специально оговоренного условия.

    При этом, сторонам договора необходимо согласовать, что именно будет являться aнaлoгом собственноручной подписи. Это может быть логин и пароль к аккаунту на сайте, адрес электронной почты и т.п. Как один из наиболее удачных универсальных вариантов можно порекомендовать именно адрес электронной почты, т.к. только конкретные лица имеют доступ к своему электронному ящику, а сообщения фиксируются (сохраняются) на почтовых серверах (такие дoкyмeнты надежнее в доказательственном плане). Адрес электронной почты можно фактически (но не юридически, т.к. юридически законом прямо предусмотрены требования к ЭЦП) рассматривать как своеобразную электронную цифровую подпись, а фактически и юридически он будет являться aнaлoгом собственноручной подписи.

    Настоятельно рекомендуем всю корреспонденцию (входящую и исходящую), включая сам договор и связанную с ним переписку, сохранять на почтовых серверах (сохранение ее только на компьютере в случае оспаривания может быть недостаточно).

    В этих целях лучше всего подойдет электронный адрес на gmail.com (кстати, почтовый сервис Google можно использовать и для ваших корпоративных ящиков с вашим собственным доменным именем). Google (Gmail) обеспечивает сохранение как входящих, так и исходящих сообщений, в том числе направляемых через ваш почтовый клиент (Outlook, TheBat и др.), а также принадлежит крупной, уважаемой компании, в связи с чем доверие к доказательствам, хранимым на почтовых серверах Google может быть выше, чем на иных почтовых серверах, принадлежащих, например, хостинг-провайдеру или вообще расположенных на ваших собственных серверах.

    Для большей надежности электронной сделки мы рекомендуем также с учетом п. 3 ст. 434 и п. 3 ст. 438 Гражданского кодекса (предусматривающих заключение сделки путем совершения конклюдентных действий) провести по вашей электронной сделке оплату (или аванс) банковским платежом, в назначении которого указать номер вашего электронного договора, дату его заключения, а также адреса электронной почты сторон (или только плательщика), которые используются сторонами для обмена электронными дoкyмeнтами и признаны ими aнaлoгом собственноручной подписи.

    Читайте так же:  Что делать если к вам пришли коллекторы

    Такое примечание к платежу и сохранение всей переписки на почтовых серверах послужат доказательством того, что направленный исполнителем (продавцом) договор (оферта) и полученный им акцепт договора от заказчика (покупателя) исходили действительно от сторон электронной сделки. А стороны таким образом выполнят требование п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса о том, что при обмене дoкyмeнтами средствами связи должна существовать возможность установить, что дoкyмeнт исходит от стороны по договору.

    Также можно в договоры, акты, счета, составляемые в электронной форме, добавлять факсимиле (прямо предусмотрев в электронном договоре такую возможность – как обязательную или возможную, по желанию стороны). Таким образом, при распечатке указанных дoкyмeнтов на них будет отображаться копия собственноручной подписи: в ряде случаев налоговым органам, банкам и т.п. достаточно обычной копии дoкyмeнта, т.е. и необязательно обращать их внимание на то, что договор заключен в электронной форме и подписан aнaлoгом собственноручной подписи.

    Для сторон договора, использующих в своей деятельности платежную систему WebMoney и, тем более, проводящих оплату по договору через WebMoney, можно порекомендовать при заключении договора в электронной форме использовать систему WebMoney, а именно сервис «Контракты» Арбитража WebMoney , позволяющий зарегистрированным пользователям WebMoney загрузить их договор на сервер и подписать его aнaлoгом собственноручной подписи. Такой способ заключения и подписания договора в электронной форме будет надежнее, если у сторон договора имеются персональные аттестаты WebMoney.

    Вполне допустимо заключение электронной сделки путем опубликования исполнителем публичной оферты на сайте и принятия ее заказчиками путем совершения конклюдентных действий, однако рекомендации в этой части потребовали бы значительного увеличения объема данного юридического комментария, а потому не будем здесь углубляться в такой способ заключения электронных договоров.

    Законодательство о налогах и бухгалтерском учете в отношении электронных сделок

    Почему налоговики и бухгалтеры считают договоры в электронной форме незаключенными, а электронный дoкyмeнтооборот незаконным?

    Первые, вероятно, потому, что они далеки от понимания электронного дoкyмeнтооборота и видят в нем много рисков. Хотя по факту риски не выше, чем, например, при обмене собственноручно подписанными договорами по почте или курьером – где здесь гарантия того, что договор подписал действительно генеральный директор? Да даже нотариальное удостоверение сделки не дает 100%-ных гарантий.

    Бухгалтерам же ничего не остается, как выполнять необоснованные требования налоговой. Бухгалтер – не юрист, в его задачи входит вести бухгалтерию без лишних вопросов со стороны налоговой, а потому бухгалтер, как правило, будет выполнять любые требования налоговой (в том числе и незаконные), лишь бы оградить предприятие от лишних вопросов со стороны налоговой, от налоговых проверок и штрафов.

    Руководителю предприятия необходимо определиться, насколько ему выгодно терять, например, удаленных клиентов или вообще вести бумажный дoкyмeнтооборот, стоит ли единожды воспользоваться услугами юриста в случае претензий налоговой, а после вести свою деятельность без особых проблем, спокойно заключая сделки через Интернет. Каждому предприятию, бизнесу необходимо оценить свою схему деятельности, взвесить риски и в случае необходимости выработать четкую процедуру заключения договоров в электронной форме и саму форму электронного договора, чтобы в случае претензий налоговой суметь отстоять законность своего электронного дoкyмeнтооборота.

    На самом деле нет никаких законных препятствий к заключению договоров в электронной форме, а равно к составлению электронных счетов, актов и даже счетов-фактур.

    Гражданский кодекс прямо допускает подписание договоров (а соответственно, и всей сопутствующей дoкyмeнтации) не только собственноручной подписью, но и aнaлoгом собственноручной подписи, включая факсимиле, электронную цифровую подпись и любой иной aнaлoг собственноручной подписи, о котором договорятся сами стороны сделки.

    Ни Налоговый кодекс, ни Закон о бухгалтерском учете не содержат требований к дoкyмeнтам о том, что они должны быть подписаны именно собственноручной подписью. Выдержки из указанных законов

    Федеральный закон №129-ФЗ от 21.11.1996 «О бухгалтерском учете»

    Статья 9. Первичные учетные дoкyмeнты

    1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными дoкyмeнтами. Эти дoкyмeнты служат первичными учетными дoкyмeнтами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

    2. Первичные учетные дoкyмeнты принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной дoкyмeнтации, а дoкyмeнты, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

    а) наименование дoкyмeнта;

    б) дату составления дoкyмeнта;

    в) наименование организации, от имени которой составлен дoкyмeнт;

    г) содержание хозяйственной операции;

    д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

    е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

    ж) личные подписи указанных лиц.

    3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных дoкyмeнтов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

    Дoкyмeнты, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

    4. Первичный учетный дoкyмeнт должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

    Своевременное и качественное оформление первичных учетных дoкyмeнтов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти дoкyмeнты.

    7. Первичные и сводные учетные дoкyмeнты могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких дoкyмeнтов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

    6. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным дoкyмeнтом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

    Закон о бухгалтерском учете требует, чтобы первичные дoкyмeнты содержали «личную подпись«, которая необязательно должна быть собственноручной. «Личная» свидетельствует о принадлежности подписи конкретному лицу, «личная» не означает «собственноручная». Иными словами личная подпись может быть и в форме aнaлoга собственноручной подписи, включая электронную цифровую подпись, факсимиле и др. Налоговый кодекс также требует наличие подписи в дoкyмeнтах, но не ограничивает ее вид именно собственноручной подписью.

    Предложенный подход к терминологии разделяется и судами (см., например, Постановление ФАС МО по делу №КА-А40/2727-03 – текст решения приведен в выдержках из судебной практики в конце данного юридического комментария).

    Таким образом, можно констатировать, что прежняя практика (когда факсимиле не считалась личной подписью, а в отношении счетов-фактур, например, говорилось, что законодательство не предусматривает такой способ подписания) изменилась и изменилась в лучшую, правильную сторону.

    Вычет по НДС можно получить и по счету-фактуре, составленному в электронной форме и подписанному aнaлoгом собственноручной подписи (например, факсимиле).

    Просим обратить внимание, что данный юридический комментарий не гарантирует вам отсутствие проблем с налоговой в случае заключения сделок в электронной форме и ведения электронного дoкyмeнтооборота. Его цель — показать, что заключение сделок в электронной форме не только законно, но и практически возможно и допустимо, а равно допустим электронный дoкyмeнтооборот. Тем не менее, на практике могут возникнуть проблемы различного рода и надо быть готовыми их преодолевать (но это не значит, что они непреодолимые). Так, даже Министерство финансов постепенно начинает признавать электронный дoкyмeнтооборот

    Министерство финансов Российской Федерации

    Письмо №03-02-08/85 от 26.11.2009

    Вопрос: 1. Можно ли при наличии письменного договора, в котором предусмотрено признание электронной цифровой подписи, в дальнейшей работе подписывать первичные дoкyмeнты по этому договору электронной цифровой подписью, а именно новые договора, дополнительные соглашения, счета, акты?

    2. Будет ли первичная дoкyмeнтация, оформленная в виде электронных дoкyмeнтов, подписанных электронной цифровой подписью, приниматься налоговыми органами? Не является ли такое оформление первичных дoкyмeнтов нарушением порядка ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии, установленного законодательством РФ?

    3. Будет ли дoкyмeнтация, оформленная в виде электронных дoкyмeнтов, подписанных электронной цифровой подписью, приниматься в качестве доказательств в судах РФ?

    Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по вопросу об использовании первичных дoкyмeнтов, дoкyмeнтов бухгалтерского и налогового учета в электронном виде и сообщает следующее.

    Согласно пункту 1 статьи 1 Федерального закона от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон №1-ФЗ) целью названного Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных дoкyмeнтах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном дoкyмeнте признается равнозначной собственноручной подписи в дoкyмeнте на бумажном носителе.

    Действие Закона №1-ФЗ распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях (пункт 2 статьи 1 Закона №1-ФЗ).

    Условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи установлены статьей 4 Закона №1-ФЗ.

    В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) в целях главы 25 «Налог на прибыль организаций» расходами признаются обоснованные и дoкyмeнтально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

    Под дoкyмeнтально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные дoкyмeнтами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо дoкyмeнтами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) дoкyмeнтами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными дoкyмeнтами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

    Статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон №129-ФЗ) установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными дoкyмeнтами. Эти дoкyмeнты служат первичными учетными дoкyмeнтами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

    Первичные и сводные учетные дoкyмeнты могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких дoкyмeнтов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

    Первичные учетные дoкyмeнты принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной дoкyмeнтации, а дoкyмeнты, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона №129-ФЗ.

    Статья 313 Кодекса определяет налоговый учет как систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных дoкyмeнтов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом.

    Учитывая изложенное, полагаем, что если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, первичные дoкyмeнты, дoкyмeнты бухгалтерского и налогового учета могут составляться в электронном виде и заверяться электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, при соблюдении условий, установленных Законом №1-ФЗ.

    Заместитель директора Департамента

    Напомним, что ЭЦП является одним из видов aнaлoга собственноручной подписи, поэтому данную позицию Минфина можно распространять в собственных интересах и на иные АСП, в том числе на факсимиле, на адрес электронной почты и т.п.

    Хотя буквально в начале 2009 года Минфин высказал иную позицию, вероятно, не рассмотрев противоречия. Нижеприведенное письмо Минфина свидетельствует лишь о том, что еще предстоит продолжать битву за электронный дoкyмeнтооборот, хотя в судебной практике уверенно признаются электронные сделки и электронный дoкyмeнтооборот при их верном юридическом оформлении.

    Вопрос: Об отсутствии оснований для использования счетов-фактур, составленных с использованием факсимильной подписи, в качестве условия для принятия НДС к вычету, поскольку такие счета-фактуры являются составленными с нарушением установленного порядка.

    МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    от 22 января 2009 г. №03-07-11/17

    Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу правомерности использования факсимильной подписи при заполнении счетов-фактур и сообщает.

    Согласно п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) счет-фактура является дoкyмeнтом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг, имущественных прав) сумм налога на добавленную стоимость к вычету.

    В соответствии с п. 6 ст. 169 Кодекса счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным дoкyмeнтом) по организации или доверенностью от имени организации.

    Пунктом 2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного aнaлoга собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

    Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

    Таким образом, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, являются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету.